官方微信
加入收藏

档案馆机构设置、岗位职责与人员分工

 

一、档案馆工作职责

1.负责全校档案工作,收集并集中管理学校各类档案;

2.负责监督、指导各单位(部门)文件材料的形成、积累、立卷、归档工作,指导各单位(部门)内部档案建设与管理,参与建设项目的档案验收工作;

3.负责开发档案信息资源,编制档案检索工具,编研档案资料;

4.负责制订并执行学校档案工作规章制度和技术规范;

5.负责组织实施档案信息化建设,推进档案工作现代化;

6.负责校史研究和编纂出版校史资料,建设和管理校史馆;

7.负责档案信息开放,提供档案利用和档案转递服务;

8.负责全校专、兼职档案和校史工作人员的业务培训,开展档案宣传教育,开展档案与校史方面的学术研究与交流活动;

9.履行馆内党团建设、精神文明建设、内部管理制度建设、文档管理、资产管理、经费管理等基本职责。

档案馆(校史馆)下设馆办公室、业务指导室、信息化室、编研利用室、人事(学生)档案室。

 

 

 

 

 


信息化室 

二、内设机构工作职责

馆办公室工作职责:

1.负责全馆工作计划制订与实施监督;

2.负责全馆文档、会议、印章、经费、资产、用车管理;

3.负责全馆对外联络与宣传;

4.负责校史展馆建设与管理;

5.负责馆内其他日常行政事务处理和领导交办的其他工作。

 

 

业务指导室工作职责:

1.负责全校各归档单位档案工作的业务指导与监督工作;

2.负责全校党群、行政、教学、科研、外事、基建、设备、出版、产品、财会、声像、实物等十二大类综合档案的收集与归档;

3.负责综合档案的规范化整理、信息著录与统计;

4.负责综合档案的库房管理;

5.负责综合档案管理的工作制度与业务规范制订;

6.负责专兼职档案员培训和档案宣传教育工作;

7.完成领导交办的其他工作。

 

编研利用室工作职责:

1.负责党群、行政、教学、科研、外事、基建、设备、出版、产品、财会、声像、实物十二大类档案的目录编制、信息编研和信息利用工作;

2.负责校史研究工作;

3.负责对外利用窗口建设和各类档案利用接待工作;

4. 完成领导交办的其他工作。

 

信息化室工作职责:

1.负责数字档案馆建设;

2.负责数字档案资源管理;

3.负责机房运行和信息化设备管理;

4.负责档案馆网站、微信公众号建设与管理;

5.负责数字档案馆管理制度与技术规范制订;

6.完成领导交办的其他工作。

 

 

人事(学生)档案室工作职责:

1.负责全校教职工人事档案的收集、整理、保管、编研、统计、库房管理、工作制度与管理规范制订,以及校内相关归档单位的业务指导等工作;

2.负责全校学生档案的收集、整理、保管、统计、转递、库房管理、工作制度与管理规范制订,以及校内相关归档单位的业务指导等工作;

3.负责全校教职工、学生人事档案的查询利用工作;

4.完成领导交办的其他工作。

 

三、工作岗位职责

管理类岗位

1.馆长工作职责

负责档案馆全面工作,分管编研利用室、业务指导室。

负责贯彻档案工作的法令、政策和规定,组织制定本校档案工作制度和工作计划,统筹档案工作技术规范建设。

负责校史编研。

负责档案馆经费管理。

负责档案馆党支部的建设。

完成领导交办的其它工作。

2.副馆长工作职责

协助馆长做好各项工作,分管馆办公室、人事档案室。

负责档案馆行政事务处理和对外宣传。

负责组织数字化档案馆建设和校史展馆建设。

协助做好校史编研。

完成领导交办的其他工作。

 

专技类岗位

1.副研究馆员岗位职责

熟悉党和国家关于档案工作的方针政策、法律法规,忠于职守,不断提高政治素质和业务水平,牵头制订并模范执行各项档案工作制度与业务规范,依法治档。

制定档案事业规划与工作计划,定期向学校汇报档案工作情况,提出学校档案事业发展建议。

监督与指导档案工作业务,管理档案工作网络,培训专兼职档案员,协助校内各部门提高部门档案管理水平。

编制档案分类方案,规范档案工作流程,监管档案工作环节,提高档案案卷质量,鉴定与销毁档案。

编制各种检索工具,开展校史研究,牵头专题档案信息编研,拓展信息服务渠道并独立承担档案信息利用服务,建设校史馆。

加强档案安全管理,保证档案信息与实体安全。

推进档案工作现代化与数字档案馆建设。

2.馆员岗位职责

熟悉党和国家关于档案工作的方针政策、法律法规,忠于职守,不断提高政治素质和业务水平,执行各项档案工作制度与规范,依法治档。

负责档案收集、分类、鉴定、组卷、装订、著录、检索、排架、统计等工作环节具体业务。

编制工作用检索工具,热情、主动、准确地提供档案信息利用服务。

严格执行保密制度,管理档案库房,定期清理统计档案并检查档案保管状况。

推进档案工作现代化与数字化档案馆建设。

收集校史档案资料与文物。

3.助理馆员岗位职责

熟悉党和国家关于档案工作的方针政策、法律法规,忠于职守,不断提高政治素质和业务水平,执行各项档案工作制度与规范。

协助完成档案收集、分类、鉴定、组卷、装订、著录、检索、排架、统计等工作环节具体业务。

热情、主动、准确地提供档案信息利用服务。

档案库房理、化指标记录与控制。

收集校史档案资料与文物。

4.管理员岗位职责

了解党和国家关于档案工作的方针政策、法律法规,忠于职守,不断提高政治素质和业务水平。

协助完成档案收集、分类、装订、排架、统计等工作环节具体业务。

提供档案信息利用服务。

收集校史档案资料与文物。

 

四、工作人员职责分工

 

    别:男

    务:馆长、党支部书记

办公地点:行政楼B503

联系电话:59750767

岗位职责:负责档案馆全面工作,分管编研利用室、业务指导室、数字档案馆建设及党支部建设等。协助业务技术规范建设与预立卷指导。

备岗岗位:张俐岗位(一)

 

吕建兵

    别:男

    务:副馆长

办公地点:行政楼B506

联系电话:59750761

岗位职责:协助馆长开展工作,分管馆办公室、学生档案室、人事档案室及校史馆建设等。协助档案信息编研。

备岗岗位:王秀慧岗位

 

祝丽娟

    别:女

    务:馆办公室主任

办公地点:行政楼B508

联系电话:59750764

岗位职责:负责馆办公室行政事务处理;科研类档案管理与利用,会议记录档案管理与利用;部分单位业务指导等。协助设备类档案管理,综合档案信息开发与编研。

备岗岗位:冯爱学岗位

 

肖媛媛

    别:女

    务:业务指导室主任

办公地点:行政楼A501

联系电话:59750766

岗位职责:负责业务指导与监督统筹管理,综合档案工作制度与业务技术规范建设,档案宣传教育与培训,综合档案信息统计,教学类档案管理,部分单位业务指导,网站、微信平台管理等。协助校史馆建设与管理,协助专项档案信息开发与编研。

备岗岗位:褚亚玲岗位

 

 

    别:女

    务:信息化室主任

办公地点:行政楼B508

联系电话:59750764

岗位职责:负责档案信息化、电子文件管理、数字化资源管理、网站建设、计算机设备管理。协助科研类档案管理,网站、微信平台管理,专项档案信息开发,办公室业务工作,校史馆管理。

备岗岗位:祝丽娟岗位

 

 

    别:女

    务:学生档案室负责人

办公地点:行政楼B501

联系电话:59750765

岗位职责:负责学生档案室全面工作,具体负责数据管理、窗口服务、档案转递、管理台账建设、档案统计、制度与管理规范制订,以及相关单位业务指导等。协助校史馆管理,党群、行政类档案管理,电子文件管理,专项档案信息开发。

备岗岗位:廖秀娟岗位

 

王秀慧

    别:女

    务:人事档案室负责人

办公地点:行政楼B502

联系电话:59750763

岗位职责:负责人事档案的收集、整理、保管、编研、统计、利用,制度与管理规范制订,库房管理,人事档案形成单位业务指导等。协助专项档案信息开发。

备岗岗位:无

 

史江平

    别:女

    务:副研究馆员

办公地点:行政楼A501

联系电话:59750762

岗位职责:负责对外利用窗口建设和综合档案利用接待,利用统计与典型案例汇编,印章档案收集、整理、管理与利用。协助数字化档案资源审校,专项档案信息开发。

备岗岗位:无

 

褚亚玲

    别:女

    务:副研究馆员

办公地点:行政楼A501

联系电话:59750766

岗位职责:负责密级档案管理;文件资料汇编;党群、行政、外事、产品等类档案管理,部分单位业务指导等。协助综合档案利用,数字化档案资源审校,综合档案库一管理,专项档案信息开发。

备岗岗位:肖媛媛岗位

 

陈新祥

    别:男

    务:馆员

办公地点:行政楼A501

联系电话:59750762

岗位职责:负责财会、出版、实物类档案管理;全宗卷建设与管理;部分单位业务指导。协助综合档案库房二管理,数字化扫描调卷管理,专项档案信息开发和校史研究工作等。

备岗岗位:涂英霞岗位

 

涂英霞

    别:女

    务:馆员

办公地点:行政楼A501

联系电话:59750762

岗位职责:负责基建类档案收集、整理、管理与利用,部分单位业务指导;档案检索工具编制;综合类档案库房二管理,机房日常安全管理。协助数字化档案资源审校,专项档案信息开发。

备岗岗位:陈新祥岗位

 

冯爱学

    别:女

    务:副研究馆员

办公地点:行政楼A501

联系电话:59750766

岗位职责:负责设备类档案、职称评审档案、三内配档案、部门托管档案管理,综合档案库房一管理。协助综合档案预立卷,部分单位业务指导,文件汇编工作等。

备岗岗位:史江平岗位(一)

 

 

    别:男

    务:馆员

办公地点:行政楼B505

联系电话:59750764

岗位职责:负责声像档案管理,数字档案资源建设与数据质量审校。协助学生档案管理信息化建设。

备岗岗位:张俐岗位(二)

 

廖秀娟

    别:女

    务:馆员

办公地点:行政楼B501

联系电话:59750765

岗位职责:负责本科生档案收集归档、整理装档、档案实体核查与调整。协助学生档案的利用、统计、转递与台账建设;数字化档案资源整理;专项档案信息开发。

备岗岗位:杨蕾岗位(一)

 

 

    别:男

    务:馆员

办公地点:行政楼A501

联系电话:59750762

岗位职责:协助教学类档案管理,协助档案数字化扫描,协助综合档案利用等。

备岗岗位:史江平岗位(二)

 

陈志芳

    别:女

    务:档案管理员

办公地点:行政楼B501

联系电话:59750765

岗位职责:负责学生档案库房安全管理;研究生档案收集归档、整理装档、档案实体核查与调整、档案统计;历史台账、历年遗留档案整理。协助研究生档案利用;本科生档案收集归档、整理装档、档案实体核查与调整;档案转递。

备岗岗位:杨蕾岗位(二)

 

工作人员职责分工说明:

1、“岗位职责”分为两大部分:负责的工作,为个人岗位主责,是日常性工作,相互之间基本上不交叉;协助的工作,为馆内根据工作需要,在此范围内临时安排并列入年度工作任务的工作。

2、备岗岗位:指主岗工作人员短时间临时不在岗,遇需立即处理的档案利用、接收等事务,临时顶替处理事务的岗位,但综合、学生档案利用岗的备岗人员需要全时在岗顶替。主岗工作人员较长时间不在岗的,其岗位职责由馆长指定人员暂时承担。

 



Copyright 2014 © 湖北工业大学档案馆 版权所有