档案馆机构设置、岗位职责与人员分工

 

一、档案馆工作职责

1.负责全校档案工作，收集并集中管理学校各类档案；

2.负责监督、指导各单位（部门）文件材料的形成、积累、立卷、归档工作，指导各单位（部门）内部档案建设与管理，参与建设项目的档案验收工作；

3.负责开发档案信息资源，编制档案检索工具，编研档案资料；

4.负责制订并执行学校档案工作规章制度和技术规范；

5.负责组织实施档案信息化建设，推进档案工作现代化；

6.负责校史研究和编纂出版校史资料，建设和管理校史馆；

7.负责档案信息开放，提供档案利用和档案转递服务；

8.负责全校专、兼职档案和校史工作人员的业务培训，开展档案宣传教育，开展档案与校史方面的学术研究与交流活动；

9.履行馆内党团建设、精神文明建设、内部管理制度建设、文档管理、资产管理、经费管理等基本职责。

档案馆（校史馆）下设馆办公室、业务指导室、信息化室、编研利用室、人事（学生）档案室。

 

 

 

 

 

信息化室 

二、内设机构工作职责

㈠馆办公室工作职责：

1.负责全馆工作计划制订与实施监督；

2.负责全馆文档、会议、印章、经费、资产、用车管理；

3.负责全馆对外联络与宣传；

4.负责校史展馆建设与管理；

5.负责馆内其他日常行政事务处理和领导交办的其他工作。

 

 

㈡业务指导室工作职责：

1.负责全校各归档单位档案工作的业务指导与监督工作；

2.负责全校党群、行政、教学、科研、外事、基建、设备、出版、产品、财会、声像、实物等十二大类综合档案的收集与归档；

3.负责综合档案的规范化整理、信息著录与统计；

4.负责综合档案的库房管理；

5.负责综合档案管理的工作制度与业务规范制订；

6.负责专兼职档案员培训和档案宣传教育工作；

7.完成领导交办的其他工作。

 

㈢编研利用室工作职责：

1.负责党群、行政、教学、科研、外事、基建、设备、出版、产品、财会、声像、实物十二大类档案的目录编制、信息编研和信息利用工作；

2.负责校史研究工作；

3.负责对外利用窗口建设和各类档案利用接待工作；

4. 完成领导交办的其他工作。

 

㈣信息化室工作职责：

1.负责数字档案馆建设；

2.负责数字档案资源管理；

3.负责机房运行和信息化设备管理；

4.负责档案馆网站、微信公众号建设与管理；

5.负责数字档案馆管理制度与技术规范制订；

6.完成领导交办的其他工作。

 

 

㈤人事（学生）档案室工作职责：

1.负责全校教职工人事档案的收集、整理、保管、编研、统计、库房管理、工作制度与管理规范制订，以及校内相关归档单位的业务指导等工作；

2.负责全校学生档案的收集、整理、保管、统计、转递、库房管理、工作制度与管理规范制订，以及校内相关归档单位的业务指导等工作；

3.负责全校教职工、学生人事档案的查询利用工作；

4.完成领导交办的其他工作。

 

三、工作岗位职责

㈠管理类岗位

1.馆长工作职责

①负责档案馆全面工作，分管编研利用室、业务指导室。

②负责贯彻档案工作的法令、政策和规定，组织制定本校档案工作制度和工作计划，统筹档案工作技术规范建设。

③负责校史编研。

④负责档案馆经费管理。

⑤负责档案馆党支部的建设。

⑥完成领导交办的其它工作。

2.副馆长工作职责

①协助馆长做好各项工作，分管馆办公室、人事档案室。

②负责档案馆行政事务处理和对外宣传。

③负责组织数字化档案馆建设和校史展馆建设。

④协助做好校史编研。

⑤完成领导交办的其他工作。

 

㈡专技类岗位

1.副研究馆员岗位职责

①熟悉党和国家关于档案工作的方针政策、法律法规，忠于职守，不断提高政治素质和业务水平，牵头制订并模范执行各项档案工作制度与业务规范，依法治档。

②制定档案事业规划与工作计划，定期向学校汇报档案工作情况，提出学校档案事业发展建议。

③监督与指导档案工作业务，管理档案工作网络，培训专兼职档案员，协助校内各部门提高部门档案管理水平。

④编制档案分类方案，规范档案工作流程，监管档案工作环节，提高档案案卷质量，鉴定与销毁档案。

⑤编制各种检索工具，开展校史研究，牵头专题档案信息编研，拓展信息服务渠道并独立承担档案信息利用服务，建设校史馆。

⑥加强档案安全管理，保证档案信息与实体安全。

⑦推进档案工作现代化与数字档案馆建设。

2.馆员岗位职责

①熟悉党和国家关于档案工作的方针政策、法律法规，忠于职守，不断提高政治素质和业务水平，执行各项档案工作制度与规范，依法治档。

②负责档案收集、分类、鉴定、组卷、装订、著录、检索、排架、统计等工作环节具体业务。

③编制工作用检索工具，热情、主动、准确地提供档案信息利用服务。

④严格执行保密制度，管理档案库房，定期清理统计档案并检查档案保管状况。

⑤推进档案工作现代化与数字化档案馆建设。

⑥收集校史档案资料与文物。

3.助理馆员岗位职责

①熟悉党和国家关于档案工作的方针政策、法律法规，忠于职守，不断提高政治素质和业务水平，执行各项档案工作制度与规范。

②协助完成档案收集、分类、鉴定、组卷、装订、著录、检索、排架、统计等工作环节具体业务。

③热情、主动、准确地提供档案信息利用服务。

④档案库房理、化指标记录与控制。

⑤收集校史档案资料与文物。

4.管理员岗位职责

①了解党和国家关于档案工作的方针政策、法律法规，忠于职守，不断提高政治素质和业务水平。

②协助完成档案收集、分类、装订、排架、统计等工作环节具体业务。

③提供档案信息利用服务。

④收集校史档案资料与文物。

 

四、工作人员职责分工

（一）馆办公室

丁保胜

性  别：男

职  务：馆长、党支部书记

办公地点：行政楼B－503

联系电话：59750767

岗位职责：负责档案馆全面工作，分管编研利用室、业务指导室、信息化室及党支部建设等。协助业务技术规范建设与预立卷指导。

备岗岗位：黄瑶岗位

 

吕建兵

性  别：男

职  务：副馆长、党支部副书记

办公地点：行政楼B－506

联系电话：59750761

岗位职责：协助馆长开展工作，分管馆办公室、学生档案室、人事档案室及校史馆建设等。协助档案信息编研。

备岗岗位：王秀慧岗位（一）

 

张  俐

性  别：女

职  务：馆员、馆办公室主任（兼信息化室负责人）、党支部纪检委员

办公地点：行政楼B－508

联系电话：59750764

岗位职责：负责办公室工作，数字档案馆建设及其制度规划建设，数字档案管理系统数据管理，信息化设备管理，产品档案、有价证照档案管理，电子文件管理，部分单位业务指导。协助网站、微信平台技术支持，专项档案信息开发。

备岗岗位：娄璇岗位

 

娄  璇

性  别：女

职  务：馆员

办公地点：行政楼B－508

联系电话：59750764

岗位职责：负责科研类、声像类档案管理与利用，部分单位业务指导，全宗卷管理，自助利用平台数据建设与管理，档案数字化管理；协助办公室日常工作，数字档案馆建设、信息化设备管理，档案工作制度与规范建设，综合档案信息开发与编研，电子文件管理。

备岗岗位：张俐岗位

 

（二）综合档案部 

肖媛媛

性  别：女

职  务：副研究馆员、综合档案部主任（兼业务指导室负责人）、党支部宣传委员

办公地点：行政楼A－501

联系电话：59750766

岗位职责：全面负责综合档案部业务工作，业务指导与监督统筹管理，综合档案工作制度与业务技术规范建设，档案宣传教育与培训，综合档案信息统计，教学类档案管理，部分单位业务指导，网站管理等；协助校史馆建设与管理，协助专项档案信息开发与编研。

备岗岗位：褚亚玲岗位

 

黄  瑶 

性  别：男

职  务：助理馆员（兼编研利用室负责人）

办公地点：行政楼A－501

联系电话：59750766

岗位职责：负责档案编研、校史研究、年鉴编纂、校史馆（含数字校史馆）建设与管理，微信平台管理，会议记录档案与文件汇编管理，利用体系建设；协助综合档案业务指导、档案利用。

备岗岗位：杜晓莉岗位

 

史江平

性  别：女

职  务：副研究馆员

办公地点：行政楼A－501

联系电话：59750762

岗位职责：负责对外利用窗口建设和综合档案利用接待，利用统计与典型案例汇编，印章启用、废止与印章档案利用；协助数字化档案资源审校，专项档案信息开发。

备岗岗位：无

褚亚玲 

性  别：女

职  务：副研究馆员

办公地点：行政楼A－501

联系电话：59750762

岗位职责：负责密级档案管理；党群、行政、外事类档案管理，部分单位业务指导等；协助综合档案利用，数字化档案资源审校，专项档案信息开发。

备岗岗位：肖媛媛岗位

杜晓莉 

性  别：女

职  务：馆员

办公地点：行政楼A－501

联系电话：59750766

岗位职责：负责设备类档案管理与利用，部分单位业务指导，库房一管理；协助校史馆管理和云展平台建设与管理，协助综合档案信息开发与编研，协助综合档案利用。

备岗岗位：史江平岗位（一）

涂英霞

性  别：女

职  务：馆员

办公地点：行政楼A－501

联系电话：59750762

岗位职责：负责基建类、财会类档案收集、整理、管理与利用，部分单位业务指导，档案检索工具编制，综合类档案库房二管理，机房日常安全管理；协助数字化档案资源审校，专项档案信息开发。

备岗岗位：史江平岗位（二）

冯爱学

性  别：女

职  务：副研究馆员

办公地点：行政楼B－505

联系电话：59750764

岗位职责：负责出版、实物（人物）、职称评审档案管理，三内配档案、部门托管档案管理，部分单位业务指导；协助综合档案利用，口述史采编。

备岗岗位：史江平岗位（三）

 

姚 姚

性 别：男

职 务：馆员

办公地点：行政楼B－505

联系电话：59750764

岗位职责：负责数字化扫描质量监管，自助利用平台数据整理与数据质量审校；协助实物、声像档案管理，学生档案管理信息化建设。

备岗岗位：冯爱学岗位

余  琦

性  别：男

职  务：馆员

办公地点：行政楼A－501

联系电话：59750762

岗位职责：协助教学类档案管理，协助档案数字化扫描，协助综合档案利用等。

备岗岗位：涂英霞岗位

（三）学生人事档案部

王秀慧

性  别：女

职  务：副研究馆员（人事档案室负责人）

办公地点：行政楼B－502

联系电话：59750763

岗位职责：负责人事档案的收集、整理、保管、编研、统计、利用，制度与管理规范制订，库房管理，人事档案形成单位业务指导等；协助专项档案信息开发。

备岗岗位：廖华岗位

杨  蕾

性  别：女

职  务：副研究馆员（学生档案室负责人）

办公地点：行政楼B－501

联系电话：59750765

岗位职责：负责学生档案室全面工作，具体负责数据管理、窗口服务、档案转递、管理台账建设、档案统计、制度与管理规范制订，以及相关单位业务指导等；协助电子文件整理，专项档案信息开发。

备岗岗位：陈志芳岗位

廖秀娟 

性  别：女

职  务：馆员

办公地点：行政楼B－501

联系电话：59750765

岗位职责：负责本科生档案收集归档、整理装档、档案实体核查与调整；协助学生档案的利用、统计、转递与台账建设，数字化档案资源整理，专项档案信息开发。

备岗岗位：杨蕾岗位 

陈志芳

性  别：女

职  务：档案管理员

办公地点：行政楼B－501

联系电话：59750765

岗位职责：负责学生档案库房安全管理；研究生档案收集归档、整理装档、档案实体核查与调整，历史台账、历史遗留档案整理；协助研究生档案利用，本科生档案收集归档、整理装档、档案实体核查与调整；档案转递。

备岗岗位：廖秀娟岗位

 

廖  华

性  别：女

职  务：副研究馆员、党支部组织委员

办公地点：行政楼B－502

联系电话：59750763

岗位职责：协助人事档案的收集、整理、保管、编研、统计、利用，制度与管理规范制订，库房管理，人事档案形成单位业务指导等；协助综合档案信息开发与编研。

备岗岗位：王秀慧岗位（二）

工作人员职责分工说明：

1、“岗位职责”分为两大部分：负责的工作，为个人岗位主责，是日常性工作，相互之间基本上不交叉；协助的工作，为馆内根据工作需要，在此范围内临时安排并列入年度工作任务的工作。

2、备岗岗位：指主岗工作人员短时间临时不在岗，遇需立即处理的档案利用、接收等事务，临时顶替处理事务的岗位，但综合、学生档案利用岗的备岗人员需要全时在岗顶替。主岗工作人员较长时间不在岗的，其岗位职责由馆长指定人员暂时承担。