一、档案馆岗位责任制（略）

具体见《湖北工业大学档案馆岗位责任制》。

二、档案馆办事公示制

第一条  为进一步提高档案馆依法依纪依规履职水平，规范办事程序，推进党务、政务公开和廉政建设，接受广大师生和社会各界监督，根据本馆工作实际，制定本制度。

第二条  办事公示制是指本馆工作人员身份、岗位职责以及办事流程、办事依据、办事要求、办事结果、办事承诺等予以公开的制度。

第三条  公示形式主要采用网上公告、党务政务公开栏、会议通知等。

第四条  对于重大决策和重要事务的公示，经分管校领导审阅批准后，由本馆负责具体实施。

第五条  公示工作根据具体情况，通过电子邮箱、监督电话、征求意见表、上门听取服务对象意见等渠道收集和反馈。

第六条  对公示的反馈意见，本馆认真办理，并将办理情况及时公开。

第七条  本馆根据工作需要明确公示时间。

三、档案馆服务承诺制

第一条  服务承诺制是指本馆根据工作职能要求，对服务内容、办事程序、办理时限等相关事项，向服务对象作出公开承诺、接受监督、承担责任的制度。

第二条  本馆落实服务承诺制遵循公开、公平、公正、便民、高效的原则。处处、事事、时时为服务对象考虑，简化办理程序、缩短办事时限，提高办事效率，提供优质服务。

第三条  承诺公开办事程序。通过档案馆官网、工作文件、服务指南、办事流程图等形式，公开办事依据、必备手续、办理流程、办理时限和服务标准，提出服务程序和时限承诺。

第四条  承诺规范服务方式，改善服务态度，使用文明用语。做到笑脸相迎、亲切问候、让座敬茶、认真办理、满意答复、礼貌相送。不让服务对象受到冷落，绝不刁难，不让服务对象因同一事项反复往来，不让正常的服务事项无故延误，不让部门形象受到损害。

第五条  承诺提高办事效率。对服务对象问询的一般性事务，简化办事手续，能办的立即办理，一次办结；不能一次办结的，把办理时限告知服务对象。属紧急、重要事项，在遵守法律、法规和规章的前提下，实行急事急办。

第六条  对于需要进一步补充完善资料方可办理的事项，承办人一次性告知所补资料内容，待补齐有关资料且具备办理条件后，在承诺的时限内办理完毕。具体内容见所附《档案馆服务内容与服务时限公示》。

四、档案馆首问负责制

第一条  首问负责制是指服务对象到达或致电档案馆，接受询问的首位工作人员必须负责解答、办理或交办、承办的制度。

第二条  首问责任人是指在本馆范围内第一个接受服务对象来电、来访、来信、来函或询问相关事务的工作人员。

第三条  首问负责制遵循“首问负责，对口接待”的原则。首问责任人耐心听取服务对象的陈述，并依据法律、法规或相关政策、制度规定，认真负责地解答或处理。

第四条  对属首问责任人职责范围，且符合规定、手续齐全的事项，应当立即办理；手续不齐全、不能立即办理的，要说明原因，按“一次告知制”要求予以告知；属于法律、法规及政策、制度规定不能办理的，首问责任人必须明确答复，并耐心、细致地做好解释工作。

第五条  服务对象所提问题不属于首问责任人或其所在部门单位职责范围的，首问责任人耐心解释，并帮助其联系相关部门工作人员，或告知办公地点和联系方式。经办人员联系不上的，及时记录服务对象需办事项及其联系方式，并尽快转交经办人员回复。

第六条  服务对象所提出事项一时难以答复或需请示、协调的问题，首问责任人请服务对象留下联系方式，并约定答复方式与时间，经请示、协调后，再予答复。再予答复时间一般在3个工作日内。

第七条  本馆设立来电、来访登记簿，由首问责任人负责及时填写。

第八条  首问责任人要熟悉本馆单位岗位职责和工作流程。接待服务对象要热情礼貌，使用文明用语。

五、档案馆限时办结制

第一条  限时办结制是指对服务对象咨询办事或来电来信来访，有明确的办结时间并以书面形式进行回复。

第二条  服务对象要求办理的事项，凡符合规定、手续齐全的立即办理。

第三条  对需要本馆集体研究决定的事项，一般不超过3个工作日办结；对需要协同其他部门办理或需多个部门会同办理的事项，每增加一个部门顺延1个工作日；因特殊情况不能立即办理的，向服务对象说明原因，并告知何时办理；因特殊原因不能按时办结的，在3个工作日内联系服务对象，说明延时原因和办理情况，告知办结时间。

第四条  属于本馆需要会同相关部门办理的事项，要抓紧会商，并在3个工作日内办结；因客观原因不能按时办结的，在3个工作日内回复办理情况。

第五条  需由本馆提交学校研究的事项，本馆负责抓紧上报，在学校批复之日起的2个工作日内办理完毕。

第六条  需报经学校上一级有关部门审批的事项，由本馆负责抓紧上报，在收到上级批复之日起的2个工作日内办理完毕。

第七条  属于需要调查论证的事项，在3个工作日内答复，说明情况，并及时组织论证，将结果在5个工作日内回复服务对象。特殊或重大事项，以学校要求的时限为准。

六、档案馆一次告知制

第一条  服务对象到本馆(或来电)办理、咨询事项时，在职责范围内，经办人一次性告知其所要办理事项的办事依据、办事程序、办结时限、所需的全部材料；不能办理的说明具体理由。

第二条  服务对象要求办理的事项，在职责范围内的，经办人当场审核其有关手续和材料，能当即办理的事项，当即办理。

第三条  服务对象要求办理的事项，手续、材料不齐全或不符合法定形式的，口头或书面一次性告知其所需补充的手续和材料；申请人按照告知的要求补充齐全后，经办人及时予以办理。

第四条  服务对象要求办理的事项因不符合有关规定而无法办理的，经办人告知法律、法规或政策要求，并做好解释工作。

第五条  告知过程中，工作人员要使用文明用语。

七、档案馆主岗备岗制

第一条  主岗备岗制是指在本馆两个相近岗位，互为备份岗位或顶替岗位，及时办理岗位事务的制度。

第二条  根据实际工作，本馆实行主岗备岗制度。具体岗位有：馆办公室，主岗责任人祝丽娟，备岗责任人涂英霞；教工人事档案室，主岗责任人王秀慧，备岗责任人徐胜；学生档案室，主岗责任人杨蕾，备岗责任人冯爱学；编研利用室，主岗责任人褚亚玲，备岗责任人肖媛媛；业务指导室，主岗责任人肖媛媛，备岗责任人萧毅，其相应职责详见《湖北工业大学档案馆岗位责任制》。

第三条  主岗责任人不在岗时，提前向备岗责任人做好工作交接；因特殊原因不能及时交接的，备岗责任人主动顶岗，不得推诿、拖延，影响公务办理。

第四条  备岗责任人主动了解主岗岗位职责，认真学习相关业务知识和技能，熟悉相关规定，切实履行所替代岗位的职责，按规定及时办理相关业务。

八、档案馆公开评议制

第一条  档案馆开展公开评议，是提高管理水平、增强效能建设的一项重要措施，是加强对工作人员教育、管理和监督的有效方法。

第二条  开展公开评议，坚持实事求是、民主平等的原则。评议人对照标准，注重摆事实，讲道理；尊重广大师生的民主权利，让大家充分发表意见；在评议标准面前要做到人人平等，一视同仁，严格要求。

第三条  公开评议的主要内容，是本馆正确履行工作职责和任务要求的基本情况，包括工作人员廉洁自律和遵纪守法方面的基本情况。

第四条  公开评议可采取自评、互评、走访、召开座谈会、填写评议表、问卷调查和明察暗访等形式。

第五条  本馆对负责回收的调查问卷、数据信息和反馈的评议意见进行梳理和分类统计，汇总分析本馆的效能建设情况，找准突出问题，提出整改意见，督促进行整改。

第六条  本馆以对学校和师生负责的精神，正确行使手中的权力，确保办事公道、正派，清正廉洁，不滥用职权，不打击报复评议人。

附：档案馆服务内容与服务时限公示