各学院、研究生院：

为做好2019级新生档案收集、整理、移交工作，确保每位新生档案齐全、完整、安全归档，现将有关事项通知如下：

一、工作要求

1.归档范围与分工。本科生（含“3+2”学生）档案由各学院收集归档，归档范围为：入学前档案(含高中或专科档案、高考报考材料、入团志愿书、入党材料等)、学生登记表（一式两份）；研究生档案由研究生院收集归档，归档范围为：入学前档案（含本科及以前档案、工作经历材料、入团材料、入党材料等）、研究生入学登记表（一式两份）、研究生录取登记表。

2.档案装袋。各学院在本科生（含“3+2”学生）报到后及时收集新生档案，将档案按“一生一袋”装入档案馆下发的学生档案袋中。如一名学生的入学前档案分装多袋的，请按上述归档范围合并装入一个学生档案袋中。研究生新生档案由研究生院进行档案审核时统一装袋。

3.档案整理与登记。各学院将新生档案分班级按学号顺序、研究生院将新生按学号顺序进行整理排列，仔细核对档案情况，按要求填写《新生档案移交明细表》《新生档案移交汇总表》（见附件，电子版可登录档案馆网站“下载中心”栏下载）。

4.档案归档。各院将整理好的档案及经审签的《新生档案移交明细表》《新生档案移交汇总表》向档案馆学生档案室移交归档。档案馆将对照《新生档案移交明细表》《新生档案移交汇总表》逐份核对无误后，接收档案。为避免移交时排队等候，请提前联系档案馆学生档案室商定移交时间。

二、注意事项

1.新生档案袋由档案馆统一制作并贴好学生信息标签，请各学院于9月16日后到档案馆学生档案室领取。

2.新生的党组织材料请按组织部要求完成党员资格审查后，随同入学前档案一并移交档案馆，注意按要求在《新生档案移交明细表》“党组织材料”栏打“√”。

3.非特殊需要请不要在档案馆下发的学生档案袋上做任何标记。若同一班级学生有重名的，请在档案袋上用铅笔注明身份证号码以示区分。

4.《新生档案移交明细表》《新生档案移交汇总表》是归档备查的依据，应准确填写，避免错漏，且必须与档案材料一一对应。

5.本科生（含“3+2”学生）学生登记表一式两份，一份装入学生档案袋，一份以班级为单位按学号顺序整理后归档。研究生入学登记表一式两份，一份装入学生档案袋，一份按学号顺序整理后归档。

6.各院请于10月31日前将整理好的新生档案移交档案馆。移交前，务必指定专人妥善保管，确保档案材料安全，防止丢失、损毁等现象发生。

三、业务指导

1.档案馆学生档案室负责新生档案归档工作的业务指导与监督，办公室为行政楼五楼B501，业务指导人杨老师、廖老师，联系电话59750765。

2.为便于归档工作业务沟通与交流，请各院指定一名老师作为联系人，将其姓名、联系电话、QQ号于9月15日前告之学生档案室杨老师。

3.为提高归档质量，档案馆编制了《本科新生档案整理归档操作指南》供参考，请发至各新生班和新生档案工作人员，指导归档工作。

附件：1.新生档案移交汇总表

2.新生档案移交明细表

3.本科新生档案整理归档操作指南

档案馆 2019年9月9日

附件1

＿＿＿＿＿学院2019级新生档案移交汇总表

注：此表可复印，学院各班级明细请附后。（研究生院参照此表。）

学院盖章：                学院负责人签名：

学院移交人签名：            档案馆接收人签名：

                                            年    月    日

附件2

＿＿＿班新生档案移交明细表（本科生用）

注：“材料移交情况”请在相应空格内打“√”。未报到学生请予登记并在“备注”栏注明“未报到”。

学院移交人签名：档案馆接收人签名：时间：

研究生新生档案移交明细表

注：“材料移交情况”请在相应空格内打“√”。未报到学生请予登记并在“备注”栏注明“未报到”。

移交人签名：      接收人签名：        时间：

附件3

本科新生档案整理归档操作指南

步骤一：以班为单位收集新生学前档案。

操作指南：收完后按学号顺序排列，由专人保管，确保档案安全。在进行入学资格、党团关系核查和档案装袋前暂不拆封。

步骤二：以班为单位收集学生登记表。

操作指南：收取一式两份，两份分开按学号顺序排列。登记表用黑色笔书写或打印，贴登记照（如表为打印，建议加贴一张登记照片，以利档案永久保存）。检查并保证每一份表都有学院学工办盖章和签署的意见、时间。

步骤三：到档案馆领取新生档案袋。

操作指南：9月16日后开始领取，请先与档案馆联系，电话59750765。

步骤四：档案审核，填写《新生档案移交明细表》，档案装袋。

操作指南：

1.两人一组，第一人负责拆封、清点、合并档案材料，第二人负责核对并逐项填写《新生档案移交明细表》、档案装袋。

2.将收集的某一个班的新生档案、学生登记表（一份）和档案馆发的新生档案袋均按学号排列（转班来的学生排在最后），分置于案前。

3.第一人将密封的新生档案尽可能沿着边缘裁开，一定不能损坏袋内档案材料，拿出袋内所有的档案材料；逐一核对高中档案、高考招生材料、入团志愿书或团组织关系证明是否齐全，是否有入党材料，将情况报给第二人登记；将裁开的原高中档案袋对折，把从袋子里面抽出来的所有材料夹在中间，再找到该生的学生登记表、新生档案袋，一起交给第二人。

4.第二人预先将全班学生名单（含未报到的和转班来的学生）按学号顺序（转班来的学生排在最后）填入《新生档案移交明细表》，再核对档案材料、学生登记表、新生档案袋是否属同一学生，按学号顺序规范填写《新生档案移交明细表》相关栏目，无误后将档案材料、学生登记表装入新生档案袋内，绕上封口绳。

注意事项：

1.《新生档案移交明细表》按照招生录取的名单逐一填写，未报到的、转班走的和转班来的要在“备注”栏分别标注“未报到”“转出”“转入”。

2.“入团志愿书”一栏，只有有入团志愿书的才打“√”；没有入团材料的不要打“√”；没有入团志愿书但有入团证明或介绍信的，也不要打“√”。

步骤五：编制《新生档案移交汇总表》。

操作指南：将全院各班《新生档案移交明细表》收集齐全，汇总信息后，按要求将信息填入《新生档案移交汇总表》。

注意事项：表内“未交学生名单”栏填写该班实际已报到但未交档案的学生姓名。请不要将未报到学生或转出学生名单填入。对于不用转档案的体育特长生，请将姓名填入“未交档学生名单”栏并在姓名后标注“（体育生）”。

步骤六：学院审核。

操作指南：将《新生档案移交汇总表》《新生档案移交明细表》（一式两份）报学院党委副书记审核，无误后，由副书记签字确认并加盖学工办公章。

步骤七：移交归档。

操作指南：

1.学院老师联系档案馆学生档案室，商量确定好移交的具体时间。

2.学院老师带5-6名学生协助，携带签好字的《新生档案移交汇总表》《新生档案移交明细表》（一式两份），将装好袋的新生档案和一份学生登记表搬运至学生档案室，确保搬运途中无材料散落。

3.学生档案室组织人员，对照学院《新生档案移交汇总表》《新生档案移交明细表》，当面对新生档案进行逐份清点和表内信息核查，验收无误，由学院移交老师和档案馆接收老师在《新生档案移交汇总表》《新生档案移交明细表》在签名，档案馆、学院各存一份作为凭证。

4.学院老师在档案馆学生档案归档登记本上登记归档情况。

步骤八：补交档案。

操作指南：学院通知因各种原因未能按时上交档案的同学，和上交档案材料不全（如缺高中档案、高招档案或入团材料）的同学，限定期限请学生提交档案，由学工组审核并开列补交清单后，最迟于10月31日前将档案移交档案馆。确实不能提交档案的同学，请其提交书面说明经学院确认后，将说明交档案馆。