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通知公告
关于开展全校档案工作检查的通知

作者:档案馆 发布:2018-05-03 点击量:

校属各单位、机关各部门:

为夯实档案工作基础,进一步促进档案工作法制化、规范化、信息化,不断提高学校档案工作水平,顺利完成今年档案工作目标管理考评建设任务,兹定于5月在全校开展档案工作检查。现将检查工作有关事项通知如下:

一、检查依据

《档案法》《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》《湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评办法》《湖北工业大学档案管理办法》等。

二、检查对象

校属各单位,机关各部门。

三、检查内容

本次档案工作检查以“规范管档,依法治档”为重点,主要从以下几个方面检查各单位、各部门的档案工作情况。

1.档案工作体系

检查各单位(部门)档案工作负责人、兼职档案员、科室文书立卷员的组织建设情况、人员履职情况,以及文档管理制度建设的情况。重点检查:文件材料的形成、积累、整理、保管、归档工作是否列入有关人员的岗位责任制,并作为工作实绩考核的内容之一;文档工作是否与单位、部门的年度工作同步研究、布置、进度检查、总结验收;单位、部门内部档案工作制度的科学、规范性,是否适应新要求及时修订;是否落实了学校对档案宣传、教育的要求。

2.文档管理状态

一是检查各单位(部门)日常接收、形成的待归档文件材料管理情况,重点检查文件材料形成质量是否符合归档要求、办理完结后是否及时进行网上预立卷归档、是否实行分类集中管理。二是检查由各单位(部门)留存的纸质、电子文件材料的管理情况,重点检查是否经过整理、是否有人负责管理、是否集中存放。三是检查文件材料的实体与信息安全情况。

3.档案贯标落实情况

检查2016年以来各单位(部门)对档案工作标准、规范的落实情况,重点检查:文件材料收集齐全完整率和归档率,纸质文件材料分件、分类、鉴定、整理、编号、录入、编目、移交的规范性,电子文件收集、整理、归档的规范性,《网上预立卷著录规则》实施后的著录质量。

4.年度归档工作

检查各单位(部门)2017年度档案的归档工作进展情况和历史遗留未归档材料的清理情况,重点检查:电子文件、声像档案、实物档案的收集归档情况,双套制归档情况,网上预立卷归档情况。

5.依法治档情况

检查各单位(部门)是否存在违犯《档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》的不按时归档、拒不归档、将档案据为己有、损毁或丢失档案、涂改或伪造档案、擅自公开档案信息等情形。

四、组织与实施

本次检查工作由校档案工作委员会领导,档案馆负责具体组织与实施。为减少对各单位、各部门工作的影响,检查工作结合本年度档案归档业务监督与指导工作同步进行,由各单位(部门)的档案业务指导责任人在上门业务指导时通过实地查看、查阅工作台账等方式进行现场检查。检查结果作为本年度各单位(部门)档案工作目标管理考核评分的依据。

检查工作5月初启动,5月上旬进行全校工作布置并请省档案局经科处负责人来校业务指导,5月底完成所有单位(部门)的检查、情况汇总工作,6月上旬结合2017年度档案归档情况通报对检查情况进行通报并对下达整改要求。

五、整改落实

检查整改务求实效,本次检查工作中发现的问题,对于带有普遍性的,档案馆要分析原因,提出措施,通过健全业务制度、完善业务规则、规范管理行为,尽快解决;对于单位(部门)个别存在的,相关单位(部门)要高度重视,档案馆要加强监督指导,做到立查立改。

 

档  案  馆

2018年4月25日

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