各学院、研究生院，各有关单位（部门）：

按照学校工作安排，为做好2018届毕业生档案材料移交归档，确保毕业生档案能及时、完整、准确、安全转递，保障毕业生顺利派遣，现将有关事项通知如下：

一、归档材料内容及时间安排

依据《湖北工业大学学生档案管理办法》（湖工大档案〔2017〕2号）的规定，毕业生档案材料归档内容及其归档责任单位和归档时间安排如下表：

二、归档材料要求

1.毕业生登记表。登记表填写要求字迹清楚，信息完整，并经所在学院和学工部（或研究生院）审核盖章。移交归档时，按照班级、学号顺序排列，以学院为单位集中移交。

2.党员组织材料。材料归档应齐全完整，正式党员应归入党志愿书、入党申请书、政审材料、转正申请书、自传、培养考察登记表、党校结业证复印件、思想汇报、团员推优表、其它培养材料；预备党员应归入党志愿书、入党申请书、政审材料、自传、培养考察登记表、党校结业证复印件、思想汇报、团员推优表、其它培养材料；入党积极分子应归入党申请书、培养考察登记表、党校结业证复印件、团员推优表、思想汇报等材料。

毕业生党员组织材料按人单独装袋、密封，专用的档案袋、密封条提前到档案馆学生档案室领取。相关材料装袋时必须仔细核对材料归档范围，并在档案袋目录栏逐一打“√”，密封时在封口处横向贴密封条，并加盖公章。档案袋上准确标注学生姓名、学号、班级。

3.毕业生就业派遣数据库。采集的毕业生就业派遣信息须包含以下档案转递信息：（1）档案接收单位的全称及具体部门名称；（2）档案接收单位的详细地址（所在省、市、区/县及街道门牌号码）；（3）档案接收人姓名及联系电话；（4）毕业生手机号。6月25日档案转递信息提供EMS服务商后，将无法更改档案转递信息，请务必告知学生在此之前进行信息更新。所有毕业生档案均按研究生院、招就处毕业生就业派遣信息进行档案转递。

4.学生成绩单、就业通知书、毕业生体检表等。经相关单位（部门）审核盖章后，按学院、班级、学号顺序排列，集中向档案馆移交。

所有归档材料均应按要求填写移交清单（见附件），并办理移交登记手续。

三、毕业生党组织材料转递注意事项

根据中组部《干部档案管理条例》和《湖北工业大学学生档案管理办法》，毕业生档案不允许拆分零散转递，毕业生党组织材料按规定应与毕业生档案一并转递。请各学院、研究生院务必提醒学生注意档案转递和组织关系转移的一致性，具体事宜按照党委组织部相关要求执行。

四、工作要求

1.高度重视，加强宣传。毕业生档案归档不全、归档错误、档案转递误投或遗失，都将严重影响毕业生的事业与生活。各单位要切实以生为本，高度重视毕业生档案材料归档与转递工作，要有专人负责（各单位指定一名工作人员，名单于4月30日前报档案馆），精心组织实施，确保工作质量。同时，各单位要加强对毕业生的宣传教育，利用各种渠道向毕业生宣讲档案知识，务必提醒毕业生准确登记档案转递地址信息、及时查询档案转递结果。

2.按时齐全移交归档材料。毕业生档案归档、整理与转递工作时间紧、任务重，一旦延误将影响毕业生按时到工作单位报到。请各单位务必按归档范围、归档要求和时间安排移交归档。为避免集中归档造成审核清点等候，请各单位（部门）提前联系档案馆商定具体移交时间。

3.准确收集档案转递信息。毕业生就业派遣信息的准确性是毕业生档案准确转递的前提。为保证毕业生档案EMS投递时不误投、错投或无法投递，各学院、研究生院在毕业生就业信息采集时务必保证每位学生的信息齐全、准确，档案转递接收单位、地址、联系人及联系电话不错、不漏。

毕业生档案材料归档、转递工作由档案馆学生档案室（行政楼五楼B501室）具体负责，联系人：杨老师、姚老师，联系电话027-59750765。

附件：毕业生档案材料移交归档用表Click Here

档 案 馆

2018年4月23日