第一部分  档案法律法规节选

一、关于档案机构及其职责的规定：

1、《中华人民共和国档案法》（1996年第八届全国人大常委会第二十次会议修订，下同。）：

第七条　机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。

2、《高等学校档案管理办法》（2008年教育部第27号令发布，下同。）：

第八条　高校档案机构的管理职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

二、对档案收、管、用行为法律责任的规定：

1、《中华人民共和国档案法》：

第二十四条  有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖或者转让档案的；

（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；

（六）不按规定归档或者不按期移交档案的；

（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

2、《中华人民共和国档案法实施办法》（1999年国务院批准修订，国家档案局第5号令发布，下同。）：

第二十七条  有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分：

（一）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；

（二）拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的；

（三）违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的；

（四）不按照国家规定开放档案的；

（五）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（六）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。

3、《湖北省档案管理条例》（2004年湖北省第十届人大常委会第七次会议修订，下同。）：

第三十二条  违反本条例，有下列行为之一的，由县级以上档案行政管理部门责令限期改正；逾期不改的，给予通报批评；或者由主管部门对单位负责人和直接责任人给予行政处分：

（一）不按规定归档或者不集中管理档案的；

（二）不按规定向国家档案馆移交档案的；

（三）不按规定进行档案登记的；

（四）未按规定进行上岗培训、取得岗位资格证书从事档案工作的；

（五）重点建设工程、科学技术研究、设备更新改造项目等未经档案验收或者档案验收不合格的；

（六）不按规定开放档案或者提供利用的。

第三十三条  违反本条例，有下列行为之一的，由县级以上档案行政管理部门、有关主管部门给予行政处分，对单位可并处3000元以上3万元以下罚款，情节严重的，可并处1万元以上10万元以下罚款；对个人可并处500元以上5000元以下罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案，或者非国家所有但应当保密的档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、转让档案或者倒卖档案牟利的；

（五）违反规定从事档案中介服务活动的；

（六）违反档案出境有关规定的。

4、《高等学校档案管理办法》：

第四十条　有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。

 

三、关于部门立卷归档工作的规定：

1、《中华人民共和国档案法》：

第十条  对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

2、《中华人民共和国档案法实施办法》：

第十二条  按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。

3、《湖北省档案管理条例》：

第十二条  各机关、团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员在职务活动中形成的文件材料，按照国家规定，由文书部门或者业务部门收集整理，交本单位档案机构或者档案人员统一管理。任何部门或者个人不得拒绝归档。

4、《高等学校档案管理办法》：

第十五条　高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第十六条　高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

第二十四条　高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。
四、关于立卷归档违法违纪行为处罚的规定：

1、《中华人民共和国档案法实施办法》：

第二十七条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分：

（一）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；

（二）拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的；

（三）违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的。

2、《湖北省档案管理条例》：

第三十二条  违反本条例，有下列行为之一的，由县级以上档案行政管理部门责令限期改正；逾期不改的，给予通报批评；或者由主管部门对单位负责人和直接责任人给予行政处分：
（一）不按规定归档或者不集中管理档案的；
（二）不按规定向国家档案馆移交档案的。

3、《档案管理违法违纪行为处分规定》（2013年监察部、人社部、国家档案局第30号令发布，下同。）：

第三条  将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。

第四条  拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。

第六条  利用职务之便，将所保管的档案据为己有的，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。

第七条  因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。

第十五条  违反国家规定扩大或者缩小档案接收范围的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。

 

五、关于档案安全管理的规定：

1、《中华人民共和国档案法》：

第十四条  保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。

第十五条  鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。

第二十二条  属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。

集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

2、《中华人民共和国档案法实施办法》：

第二十六条 利用、公布档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

 

六、关于档案安全管理违法违纪行为处罚的规定：

《档案管理违法违纪行为处分规定》：

第五条  出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的，对有关责任人员，给予撤职或者开除处分。

第八条  擅自销毁档案的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。

第九条  有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：

（一）涂改、伪造档案的；

（二）擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的。

第十条  携运、邮寄禁止出境的档案或者其复制件出境的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分;情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。

第十二条  有下列行为之一，导致档案安全事故发生的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：

（一）未配备安全保管档案的必要设施、设备的；

（二）未建立档案安全管理规章制度的；

（三）明知所保存的档案面临危险而不采取措施的。

第十三条  有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：

（一）档案安全事故发生后，不及时组织抢救的；

（二）档案安全事故发生后，隐瞒不报、虚假报告或者不及时报告的；

（三）档案安全事故发生后，干扰阻挠有关部门调查的。

 

七、关于档案利用的规定：

1、《中华人民共和国档案法实施办法》：

第二十一条  各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。

第二十二条 《档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。

中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的档案。

外国人或者外国组织利用中国已开放的档案，须经中国有关主管部门介绍以及保存该档案的档案馆同意。

机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案，须经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。

机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案，其他机关、团体、企业事业单位和组织以及中国公民需要利用的，须经档案保存单位同意。

2、《高等学校档案管理办法》：

第二十七条　高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十八条　凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十九条　查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第三十条　高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。
加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

 

八、关于档案利用违法违纪行为处罚的规定：

《档案管理违法违纪行为处分规定》：

第九条 有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：

（一）涂改、伪造档案的；

（二）擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的。

第十一条 有下列行为之一的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：

（一）擅自提供、抄录、复制档案的；

（二）擅自公布未开放档案的。

 

第二部分  档案违法违纪案例选编

案例1：弄丢档案，法院副院长被撤销职务

安徽省宿州市一法院副院长在任法院刑事一庭庭长期间，分别于2001年8月和10月受理被告人谢某等三人利用邪教破坏国家法律实施案和被告人吴某受贿案两起刑事案件，并担任审判长，保管两案卷宗。2003年4月初，唐升任副院长，在调整办公室后，将两案卷宗遗失。由于案卷丢失，案件既不能判决，又不能放人，造成被告人超期羁押。有关部门不得不终止审理，重新补充侦查相关证据材料，待证据材料补齐才能恢复案件的审理。有关部门给予唐某行政记大过处分，当地人大常委会撤销其法院副院长、审判委员会委员、法庭庭长和审判员职务。

（摘自《北京青年报》2004.4.19）

案例2：玩忽职守丢失诉讼档案被记过

2016年6月，监利县王纯林向省高院、省档案局、省监察厅反映，监利县法院审理其砖厂租赁合同纠纷的诉讼档案丢失，要求追究相关人员责任。经省档案局和荆州市档案局督办、监利县档案局查办，确认王纯林一审、再审卷宗档案没有按要求归入法院档案室存档，在审理过程中丢失。荆州市中级人民法院对丢失案卷的直接责任人朱某给予行政记大过处分，对其他负有责任的3名同志分别给予记过、警告和诫勉谈话的处分。

（摘自《湖北省档案违法案例汇编》）

案例3：派出所丢失居民档案被判赔八万

北京市民刘某1991年被单位除名，单位将他的档案移交到某派出所。2010年，经北京市劳动能力鉴定委员会鉴定，刘某已完全丧失劳动能力，可办理退休。刘某去派出所查找档案，却被告知档案已丢失。因为没有档案，刘某无法办理退休手续。刘某起诉到法院，要求派出所赔偿经济损失20万元。法院审理后认为，派出所接收了刘某的档案，负有妥善保管的义务。由于档案遗失，使刘某无法顺利办理退休手续，基本生存及养老问题均面临困境，该损失后果的形成，派出所负有责任，应当依法承担赔偿责任。2011年11月22日，北京市第一中级人民法院终审判决派出所赔偿刘某8万元。

                 （摘自《人民法院报》2011.11.23）

 

案例4：不履责造成档案损毁被记大过

2003年春天，当阳市有关部门在清查农户第二轮土地承包时，发现该市庙前镇经管站站长陈建华擅自销毁了该站保管的农户与各村鉴定的第二轮土地承包合同书。当阳市委、市政府立即责成有关部门成立调查组立案调查。经调查，1997年陈建华在任当阳市原烟集乡经管站站长期间，未对负责保管的该乡《土地承包合同书》按要求整理归档，而是用纸箱将合同书散装放在保管室柜顶上，致2000年春《土地承包合同书》因房屋漏水而侵湿破损，陈未作任何抢救处理，也未向上级组织报告，擅自将被损的109份合同书原件销毁。同时查明，陈在现任的庙前镇经管站站长期间，对该镇管辖的杨河村、解放村共计667份《土地承包合同书》未收集，更未整理归档。调查组认为：陈建华身为经管站站长、管理《土地承包合同书》档案的责任人，对档案收集不力，保管不善，造成重要档案损毁。2003年4月11日，当阳市监察局发出《监察决定书》，对陈建华给予行政记过处分。

 

案例5：上虞处理一宗拒交档案事件

2003年初上虞市对村会计进行调整，在调整过程中发现章镇镇下叶村会计叶树铨在办理移交时拒交本村1989—2000年各类档案，并将该村各类档案擅自拉回家存放，以此要挟镇、村为其安排工作。章镇镇党委、政府向市档案局作了汇报，市档案局对此事十分重视，及时组织市农业局、章镇镇政府、派出所有关人员到该村做工作，并将《档案法》、《会计法》、《刑法》有关条款进行摘录整理，复印后送达本人，对其进行面对面的法律知识教育。通过说服教育，该同志认识到拒交档案、将档案占为己有是违法行为。事后向本村移交了10年任职期间的档案218卷及有关资料，同时向镇、村两级管理机构作了检讨。

（摘自《中国档案》2003.12）

 

案例6：违反查阅档案管理制度被行政警告

某县农业局一位女同志甲到县档案馆利用该局有关土壤普查的档案，负责接待的工作人员乙告诉甲馆藏档案一般不予外借，但甲找到熟人馆内工作人员丙，对丙说只借半天，丙答应其借走。但过了一个月，档案还没归还。档案馆让丙打电话给甲，催了几次甲才将档案还回。归还时，恰好遇到乙值班，乙一检查，发现卷内文件被甲当作起草文件的草稿进行了大量的涂改，档案已经面目全非。乙当即对甲进行了批评，并向馆领导汇报。县档案局与农业局联合调查此事，对甲处以行政警告，罚款200元，并在全县通报批评。

 

案例7：利用时私涂档案被罚款

2004年6月18日上午10时左右，崔某来到焦作市档案馆查阅档案，工作人员根据他的要求提供了所需的招工档案。崔某看到利用档案的人员较多，趁机涂改了其招工表上的年龄，被档案馆工作人员当场发现了他的不法行为，并及时上报市档案局。市档案局立即责成档案行政执法人员立案查处，经调查、取证，崔某对私自涂改招工档案的违法行为供认不讳。依据《中华人民共和国档案法》，焦作市档案局依法对崔某进行了批评教育和罚款。

(摘自《中国档案报》2004.7.5)

 

案例8：隐瞒劣迹伪造档案被免职

2015年3月，湖北省委第十一巡视组在鄂州巡视期间，发现鄂州市华容区人大干部周大桥，分别于1981年6月和1983年9月两次违法被判有期徒刑。对此经历，周大桥不仅未如实向组织汇报，而且为了达到顺利转干、提拔和重用的目的，通过涂改、抽取、撤换、添加档案等手段，伪造了在葛店小学任教的工作经历，隐瞒了两次服刑经历。鄂州市华容区委决定免去周大桥华容区人大常委、人大教科文卫委员会主任职务，交区纪委对其立案调查。

（摘自《湖北省档案违法案例汇编》）

 

案例9：不注重档案管理致使无形资产被侵权

中国物资储运沈阳公司组织人员开发研制的“吊车、矿车二功能安全定位器”应用试制鉴定成功。由于该公司不重视科研档案的管理，该项成果长期存放在项目设计人刘××个人手中，1995年4月16日，刘××采取偷梁换柱的手法，以其爱人隋××个人的名义向国家专利局申报并获得批准“定位器”的专利。这起专利侵权行为，使公司蒙受了很大损失，后经市中级法院裁决，才使公司获得了“定位器”的专利权。构成这一侵权案的重要原因是该公司疏于档案的管理，对此，沈阳市档案局对该公司处以100元罚款（刘××的个人处罚因该公司已向市法院提起诉讼，应由司法部门处理）。该公司对市档案局的处罚决定既不申请复议又不按时交纳罚款，市档案局于1995年11月11日向市中级人民法院提出强制执行的申请。经市法院依法对该公司传讯，该公司于1995年11月20日依法交纳了罚款。

（摘自《中国档案》1996年第2期）

案例10：私藏档案受处罚

湖南省江滨机器厂工程师范某是一个有着几十年厂龄的老同志，人快退休了。1993年范某将本厂主导产品的铸造、理化技术资料和盖有“机密级”的图纸和设备维修技术标准等档案资料私藏，并准备分批带出厂变为己有，以便退休后有条“后路”。在其将档案资料带出厂区时，被门岗截获。范某私藏的档案和技术文件材料，一部分是范某向厂档案室借阅后久拖不还的，一部分是应当归档而范某拒不归档的，长期放在个人手中，还有的是从生产现场拿取的。其行为违反了《档案法》，严重地损害了工厂的利益，工厂对其作出了行政处分和罚款的处理决定。

（摘自《湖南档案》1993年第4期）

 

案例11：擅自销毁档案被判刑

2003年10月29日，福建省福清市检察院在海亮村调查福清市海福水产养殖有限公司成立时围海赔偿海亮、佳乐、沃口自然村资金的账本情况，发现该公司在股东变更、财务结算进行会计交接时会计凭证和会计账簿已被销毁。11月28日，市公安局立案调查，该公司会计魏守国以涉嫌“故意销毁会计凭证、会计账簿罪”被逮捕。经审讯，魏守国供认，从2002年3月至2003年1月，他一直担任福清市水产养殖有限公司会计。2003年1月28日，新任会计陈家煌到岗，在交接公司会计档案时，由于魏守国所保管的筹建期内会计档案整理不规范，陈家煌不予接收，股东们遂要求魏守国继续自行保管。当晚，魏守国将福海公司2002年3月至2003年1月会计凭证和会计账簿共11卷带回家中烧毁，涉及金额为人民币16625352.95元。2004年2月13日，福清市人民检察院向福清市人民法院提起公诉，指控被告人魏守国犯“故意销毁会计凭证、会计账簿罪”，依照《中华人民共和国刑法》判决其犯故意销毁会计凭证、会计账簿罪，判处有期徒刑三年，缓刑三年，并处罚金人民币十万元。

 

案例12：忽视安全管理致档案烧毁被处分

1993年11月18日凌晨，武汉市新洲区粮食局下属某厂财务室，因用电炉无人管理发生火灾，烧毁存于其中的1988－1991年会计档案178卷，造成无法挽回的重大损失。新洲档案局根据《档案法》作出处理：

对直接责任人给予行政记过处分；财务科长××未能按期向档案室移交会计档案且管理不严，负有领导责任，给予行政降职处分，并责令作出深刻检讨；主管财务的厂长负有领导责任，在支部会上作检讨，并向区档案局、粮食局、财政局作书面检查；档案管理人员××执行档案管理制度不严，未能及时接收应归档档案，责令作出深刻检讨；火灾造成的经济损失由财务室人员负责赔偿，同时扣除财务室全体人员一个月奖金。

（摘自《湖北省档案违法案例汇编》）

 

案例13：严重失职销毁档案被记过

1984年1月，原宜昌地区机构改革，地区燃化局分设为宜昌市化工局和煤炭工业局，原燃化局档案室仍设在原办公楼五楼。不久，两单位先后搬出燃化局办公楼，放弃了对该档案室的管理，致使档案长期处于无人管理状态。1996年8月，原燃化局职工潭某未经批准将这批1968－1983年间1057卷档案当成废纸先后卖给宜昌峡江纸厂和宜昌纸厂销毁。2001年8月，宜昌市档案局在执法检查中发现此违法案件并依法处理，对市煤炭工业局和市化工局进行了通报批评，对潭某等有关责任人处1000无罚款和行政记大过处分。

（摘自《湖北省档案违法案例汇编》）