校属各单位、机关各部门：

部门文件材料的立卷归档工作，是学校管理的重要基础性工作之一，是丰富学校档案资源以“存凭、留史”的主要手段。根据《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015），为落实部门立卷归档制度，做好2016年度档案的立卷归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档工作目标

贯彻落实《中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强和改进新形势下档案工作的意见》精神，推进学校创建湖北省档案工作规范管理“省特级”标准工作，全面推行网上预立卷归档，实现全校各单位（部门）2016年度档案“应归尽归、应收尽收”，归档率、归档档案案卷合格率以及网上预立卷档案条目信息录入合格率均应达到100%。

二、归档工作的组织分工

全校各单位（部门）要进一步落实部门立卷归档制度，分工协作，完成归档工作目标。

1.档案馆负责全校档案归档工作的组织与监督。为各单位（部门）指派档案工作业务指导责任人（见附件1），加强归档工作业务指导，印发《部门立卷归档工作手册》，搭建网上预立卷档案条目信息录入平台，结合归档工作开展档案工作标准贯标和全校档案工作检查，及时汇总、通报各单位（部门）归档情况，监督并处理归档工作中的违法违纪行为。3月初开展对全校兼职档案员的归档工作业务培训。

2.各单位（部门）分管档案工作负责人负责本单位（部门）立卷归档工作的组织与监督职责，3月10日前完成对本单位（部门）立卷归档工作的安排与布置，做好工作协调与检查，督促兼职档案员和相关工作人员按《部门立卷归档流程图》（见附件2）做好文件材料的清收、整理、录入和归档，做好部门立卷归档材料的审核与检查，防止归档工作中违法违纪行为的发生。

3.各单位（部门）兼职档案员负责指导本单位（部门）工作人员做好文件材料的收集、鉴定、整理工作，对收集的纸质档案进行编写页码、加盖件号章、分类、组卷（分盒）、编档号、填写件号章、编目（或网上预立卷条目信息录入）并打印归档目录和填写备考表；对收集的电子文件进行可读性和安全性检测、文件格式转换、文件名称拟写、数据包文件夹整理、编制电子文件移交目录，经分管档案工作负责人检查并在备考表上签字后，在规定时间内向档案馆移交。

三、归档范围

1.各单位（部门）综合类文件材料的收集范围、分类方案、鉴定标准、保管期限划定，严格按照《湖北工业大学档案实体分类实施细则（修订）》（湖工大档案〔2016〕5号）执行，具体可参见《部门立卷归档工作手册》中的《各单位（部门）归档范围与保管期限一览表》。

2.有关单位（部门）人事档案类文件材料的收集归档范围按照《湖北工业大学人事档案管理办法》（湖工大档案〔2012〕2号）执行，同时做好2016年度以前未归材料的清理移交工作。

四、归档质量要求

各单位（部门）文件材料收集、整理、装订、编目及移交的步骤与质量要求，严格按照《湖北工业大学部门立卷归档工作规范》《网上预立卷系统归档文件信息著录规则》（参见《部门立卷归档工作手册》）执行，要确保归档文件材料的齐全、完整，以及归档文件材料整理的系统性、规范性。

五、归档工作时间要求

各单位（部门）务必于2017年6月20日前完成各类档案的移交归档工作，6月底将由档案馆汇总通报全校部门立卷归档工作完成情况。基建、设备、科研、教研项目类档案和学籍档案的归档时间要求按《湖北工业大学部门立卷归档工作规范》执行。

六、注意事项

1.进一步重视电子文件管理，加大电子文件收集归档力度，落实“增量档案电子化”要求，严格按照《湖北工业大学电子文件归档与档案管理规范》（湖工大档案[2015]4号）进行电子文件的收集、整理、刻盘、检验、归档，文本、图片、多媒体和数据库数据、网页信息等电子文件要收集齐全，文件夹分类、分层清晰，目录编制规范，格式正确，防止漏收漏归或归错版本。电子文件归档必须进行质量检查。

2.严格落实纸质、电子档案双套制归档的要求，对于只形成了电子文件而未形成纸质文件的重要文件材料，各单位（部门）应打印并加盖单位印章后与电子文件一并归档，应做到校内形成文件材料归档时纸质、电子档案的一一对应。

3.今年开始推行网上预立卷归档，实行网上预立卷归档的各单位（部门）必须登录网上档案信息管理系统进行归档文件信息条目著录，经审核后打印归档文件目录,操作指南参见《部门立卷归档工作手册》；未实行网上预立卷归档的单位（部门），登录档案馆网站下载归档文件目录电子版（XLS格式），按要求进行目录编制并在归档时移交目录电子文件。

4.严格按照《湖北工业大学实物档案管理办法》（湖工大档案〔2013〕4号）、《湖北工业大学声像档案管理办法》（湖工大规〔2009〕2号）、《湖北工业大学照片档案整理规范》（湖工大档案〔2014〕2号）要求，继续加强对声像、实物档案的收集归档，实物档案必须提交说明文字，声像档案必须进行要素标注，毕业生合影照片应在照片背面备注合影人员名单。

5.对于不属于归档范围的校外单位文件材料，由上级单位形成的，各单位（部门）应向档案馆移交作为资料保存；由校内各单位（部门）形成的，各单位（部门）应作为备查材料自行短期保存。

6.各单位（部门）要注意文件材料的完整性，务必将主体文件、附件、办理文件所形成材料收集齐全，不能缺漏。上级文件中通过网络下发的附件部分，应将附件下载打印后归档。特别要注意上级批文、各类人员名册（单）、学籍材料、基建技术资料、合同等重要文件材料的收集，确保归档齐全，不得缺失。

7.档案馆为各单位（部门）提供上门指导、电话与网络咨询等归档工作业务指导服务，并提供档案装具，综合类档案业务咨询电话59750766，人事类档案业务咨询电话59750763。归档工作需要遵照执行的制度、规范、标准，以及需要使用的表格，可登录档案馆网站下载。

七、归档工作纪律要求

各单位（部门）提高依法治档意识，落实《档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》和相关工作制度与业务规范，认真履行文件材料收集归档职责，按时完成归档任务，在归档工作中要严防出现留存档案拒不归档、不按时归档、遗失和损毁档案、篡改档案、归档不全、擅自扩大归档范围、档案信息泄密等违法违纪现象。对于归档工作中的违法违纪行为，将依据《档案管理违法违纪行为处分规定》严肃处理。

附件：1. 各单位（部门）业务指导负责人一览表

2. 部门立卷归档流程图(见OA)

                                 2017年2月22日

附件1

各单位（部门）业务指导负责人一览表