各学院（部）、研究生院：

为做好2015级新生档案移交建档工作，确保新生档案齐全、完整、安全，现将有关事项通知如下：

一、工作要求

1.全日制本专科生档案的归档范围为：入学前档案(含高中档案、高考报考材料、入团志愿书或团组织关系证明、入党材料等)、学生登记表；专升本学生档案的归档范围为：入学前档案（含专科及以前档案、团党关系材料）、学生登记表；研究生档案归档范围为：入学前档案、入学登记表、研究生录取信息简表。

2.各学院（部）负责本学院（部）全日制本专科生（含专升本）入学前档案、学生登记表和研究生入学登记表的收集、归档。研究生院负责研究生入学前档案和研究生录取信息简表的收集、归档。

3.各学院（部）在完成新生录取资格审查、党团员身份审核后，将全日制本专科生档案按“一生一袋”整理，装入档案馆下发的学生档案袋中（学生档案袋的领取时间另行通知）。如一名学生的入学前档案分装多袋的，请按上述归档范围合并装入一个学生档案袋。

4.各学院（部）分班级按学号顺序对新生档案进行整理排列，填写《新生档案移交明细表》、《新生档案移交汇总表》（见附件，电子版可登录档案馆网站下载）后移交档案馆。

5.专升本学生、研究生的档案无需换袋，经审核无误，填写好《新生档案移交汇总表》和《新生档案移交明细表》后移交档案馆。

二、注意事项

1.2015级新生的党组织材料请按校党委组织部有关要求，完成党员资格审核及教育后，随同入学前档案一并移交档案馆。同时在《新生档案移交明细表》“备注”栏注明“含党组织材料”字样。

2.专升本学生也要填写学生登记表并归档。对专科在我校就读的专升本学生，请学院（部）在《新生档案移交明细表》“备注”栏注明该生在我校专科阶段的班级、专业、学号。

3.新生档案装袋时若无特殊情况，请勿在档案馆下发的学生档案袋上做任何标记。若同一班级学生有重名情况，请在档案袋上用铅笔注明该生身份证号码以示区分。

4.所有《新生档案移交明细表》、《新生档案移交汇总表》应准确填写，且能与档案材料一一对应，经各学院（部）分管学生工作党委副书记审核签字后，随同新生档案移交。

三、相关安排

1.请各学院（部）按相关要求于10月25日前完成新生档案移交工作。移交前各学院（部）应安全妥善保管档案，避免丢失、损毁等现象发生。为减少等候时间，请各学院（部）提前联系档案馆商定移交时间。

2.为便于工作沟通与交流，和档案馆对移交工作进行业务指导监督，请各学院（部）指定一名学工办老师作为联系人，并将其姓名、联系电话、QQ号等于9月18日前报档案馆学生档案室。

3.档案馆学生档案室负责新生档案归档工作的业务指导与监督，其办公地点为行政楼五楼B501，联系人杨老师、姚老师，联系电话59750765。

附件：

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                                                    档  案  馆

 2015年9月8日