档案归档是档案工作的起始环节与基础，决定着学校历史记录的完整性和整个档案工作的成效。根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号）关于完善归档制度、做到“应归尽归、应收尽收”的要求，以及学校2015年党政工作要点关于提升档案管理水平、达到省档案工作管理规范“AA”等级的要求，为做好全校2014年度形成档案的归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档工作的组织分工

1.档案馆负责全校档案归档工作的组织与监督，确定各单位（部门）档案工作业务指导责任人（见附件一），落实业务指导责任制，及时汇总、通报各单位（部门）归档情况，切实履行监督职责。3月份组织一次全校档案工作业务培训，提高专兼职档案人员归档业务技能。

2.各单位（部门）分管档案工作负责人履行归档工作的组织与监督职责，3月下旬完成对本单位（部门）归档工作的安排与布置，并做好归档工作的协调与检查，督促工作人员按归档流程（见附件二）做好文件材料的清收、整理和归档。

3. 各单位（部门）兼职档案员负责指导本单位（部门）工作人员做好文件材料的收集、整理、鉴定工作，并对收集的档案进行分类、组卷、填写归档材料移交目录和卷内备考表，在规定时间内向档案馆移交。

4.部门文件材料的收集归档分工按照《湖北工业大学部门立卷归档实施细则》（湖工大规[2007]1号）执行。2014年度由学校盖章印发的带字号红头纸质文件及其电子文件，由学校办公室统一收集归档；由各单位（部门）盖章印发的红头纸质文件及其电子文件、校内请示报告等非红头的重要文件及其电子文件由各单位（部门）收集归档；“双庆”活动材料由学校办公室收集归档；师德师风建设年活动材料由宣传部收集归档。

5.因机构设置调整，校友会、基金会档案由合作发展处收集归档，原管理学院、经济与政法学院档案由经济与管理学院收集归档，原职教研究中心档案和原继续教育学院职业教育培训相关档案由职业技术师范学院收集归档，国际合作交流与留学生相关档案由国际交流与合作处收集归档，实训中心档案由原实训中心负责人指定原中心相关工作人员收集归档。

二、归档范围与质量要求

1.文件材料的收集范围、分类方案、鉴定标准、保管期限划分，严格按照《湖北工业大学档案实体分类实施细则（修订）》（湖工大档案[2014] 1号）执行，基建档案按《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328－2014）收集归档。为保证档案齐全完整收集归档，档案馆分单位（部门）编制了2014年度档案归档参考范围（见附件一），供收集时参考。

2.归档的纸质文件材料按《湖北工业大学文书立卷归档要求及方法》进行整理，按要求填写归档材料移交目录（见附件三）和卷内备考表（见附件四），保证归档案卷质量。归档材料移交目录要求提供电子文件。

3.继续加强声像、实物档案的收集归档。实物档案的整理归档要求按《湖北工业大学实物档案管理办法》（湖工大档案[2013]4号）执行，声像档案的整理归档要求按《湖北工业大学声像档案管理办法》（湖工大规[2009]2号）、《湖北工业大学照片档案整理规范》（湖工大档案 [2014]2号）执行。

4.为进一步落实“增量档案电子化”，各单位（部门）要注重对形成的文本、图片、多媒体和数据库数据、网页信息等电子文件的收集归档，既要防止漏收漏归，又要加强鉴定，防止归错版本。电子文件归档具体要求参见《湖北工业大学电子文件归档办法》（湖工大规处[2006]2号）。

5.严格落实国家纸质档案、电子档案双套制归档的要求，对于只形成了电子文件而未形成纸质文件的重要文件材料，特别是学校OA系统中传阅签批的各类文件，各单位（部门）应打印成纸质文件，并加盖单位印章后与电子文件一并归档。

6.根据《湖北工业大学人事档案管理办法》，人事档案材料形成单位要依据人事档案归档范围与要求，做好2014年度形成人事档案材料的收集、整理、归档工作，同时做好2014年度以前未归档案材料的清理移交工作。对于应形成而未形成的材料，应及时补充形成并归档。

7.对于不属于归档范围的校外单位文件材料，特别是上级单位文件材料，各单位（部门）应向档案馆移交作为资料保存。不属于归档范围的校内文件材料，应作为备查材料由单位（部门）短期保存。

8.各单位（部门）要注意文件材料收集的完整性，一定要主体文件、附件、办理文件所形成材料齐全，不能缺漏。上级文件中通过网络下发附件部分的，应将附件下载打印归档。

三、纪律与时间要求

1.各单位（部门）务必要树立为学校“管档守史，存凭咨政”的责任心，组织工作人员加强对《档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》和相关工作制度与业务规范的学习，认真履行文件材料收集归档职责，在归档工作中要严防留存档案拒不归档、遗失和损毁档案、篡改档案、归档不全、档案信息泄密等违法违纪现象的出现。

2.各单位（部门）务必于2015年6月20日前完成各类档案的移交归档工作。档案馆将于6月底通报全校归档工作完成情况。

四、业务指导联系方式

档案馆为各单位（部门）提供上门指导、电话与网络咨询等档案业务指导服务，综合类档案业务咨询电话59750766，人事类档案业务咨询电话59750763。

归档工作需要参照执行的制度、规范、标准，以及需要使用的表格，可登录档案馆网站下载。

附件一：各单位（部门）2014年度档案归档参考范围

附件二：部门立卷归档流程图

附件三：归档材料移交目录

附件四：卷内备考表

2015年3月13日