各学院、研究生院：

为做好2020级新生档案收集、整理、移交工作，确保每位新生档案齐备完整、安全有序归档，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

各学院负责收集归档本科生（含“3+2”学生、第二学位学生）档案材料。归档材料应包括：入学前档案(高升本学生入学前档案含高中档案、高考报考材料、入党入团材料等；“3+2”学生入学前档案含专科阶段及其之前的档案、入党入团材料等；第二学位学生入学前档案含原本科阶段及其之前的档案、入党入团材料等)、学生登记表（一式两份）等。学生登记表使用单页A4纸双面打印，各学院审核盖章，一份装入学生档案袋，一份以班级为单位按学号顺序整理后归档。

研究生院收集归档研究生档案材料。归档材料应包括：入学前档案（含本科及以前档案、工作经历材料、入党入团材料等）、研究生入学登记表（一式两份）、研究生录取登记表等。研究生入学登记表由研究生院审核盖章，一份装入学生档案袋，一份以学院为单位按学号顺序整理后归档。

二、归档工作安排

1.各学院及研究生院于9月30日后到档案馆学生档案室领取由档案馆统一制作并贴好学生信息标签的新生档案袋。

2.各学院在本科生报到后及时收集新生档案，按“一生一袋”将档案装入档案馆下发的学生档案袋中。研究生院负责研究生新生档案的审核，按“一生一袋”将档案装入学生档案袋中。

若同一班级学生有重名者，请在档案袋上用铅笔注明身份证号码以示区分。

新生的党、团组织材料，请各学院按相关部门要求完成党、团组织关系审查后，随同入学前档案一并移交档案馆。

3.各学院按本科生班级和学号顺序、研究生院按学院和学号顺序对档案进行整理排列，并按要求填写《新生档案移交明细表》《新生档案移交汇总表》（见附件，可登录档案馆网站“下载中心”栏下载）。《新生档案移交明细表》《新生档案移交汇总表》必须与档案材料一一对应。

4.各单位请于10月31日前将整理好的档案及经审签的《新生档案移交明细表》《新生档案移交汇总表》向档案馆学生档案室移交归档。为避免人员聚集，请各单位移交档案前先与我馆预约移交时间，可登录档案馆网站的档案业务预约系统预约，或拨打电话59750765预约。

三、注意事项

1.各单位应高度重视，指定专人负责新生档案归档工作，请于9月20日前将工作人员姓名、电话、QQ号报学生档案室杨蕾老师。归档工作要切实“以生为本”，严格按照学生档案归档范围、整理规范、时限要求，确保按时将所有档案材料“应归尽归”，杜绝迟归、漏归、错归和整理不规范现象。

2.各单位在新生档案归档工作过程中，应严格落实学校疫情防控相关要求，确保工作安全有序进行。

3.为提高归档质量，档案馆编制了《本科新生档案整理归档操作指南》，供各新生班级和新生档案归档工作人员参考。新生档案归档工作过程中如遇任何问题，请及时与学生档案室杨老师、廖老师联系（行政楼B501室，联系电话59750765）。

附件：1.新生档案移交汇总表

2.新生档案移交明细表

3.本科新生档案整理归档操作指南

    档 案 馆  2020年9月9日

附件1

＿＿＿＿＿ 学院2020级新生档案移交汇总表

注：此表可复印，学院各班级明细请附后。（研究生院参照此表。）

学院盖章：   学院负责人签名：

学院移交人签名： 档案馆接收人签名：

年 月 日

附件2  

＿＿＿ 班新生档案移交明细表（本科生用）

注：“材料移交情况”请在相应空格内打“√”。未报到学生请予登记并在“备注”栏注明“未报到”。

学院移交人签名： 档案馆接收人签名： 时间：

研究生新生档案移交明细表

注：“材料移交情况”请在相应空格内打“√”。未报到学生请予登记并在“备注”栏注明“未报到”。

移交人签名： 接收人签名：  时间：

附件3

本科新生档案整理归档操作指南

步骤一：以班为单位收集新生学前档案。

操作指南：收完后按学号顺序排列，由专人保管，确保档案安全。在进行入学资格、党团关系核查和档案装袋前暂不拆封。

步骤二：以班为单位收集学生登记表。

操作指南：收取一式两份，两份分开按学号顺序排列。登记表用黑色笔书写或打印，贴登记照（如表为打印，建议加贴一张登记照片，以利档案永久保存）。检查并保证每一份表都有学院学工办盖章和签署的意见、时间。

步骤三：到档案馆领取新生档案袋。

操作指南：9月30日后开始领取，请先与档案馆联系，电话59750765。

步骤四：档案审核，填写《新生档案移交明细表》，档案装袋。

操作指南：

1.两人一组，第一人负责拆封、清点、合并档案材料，第二人负责核对并逐项填写《新生档案移交明细表》、档案装袋。

2.将收集的某一个班的新生档案、学生登记表（一份）和档案馆发的新生档案袋均按学号排列（转班来的学生排在最后），分置于案前。

3.第一人将密封的新生档案尽可能沿着边缘裁开，一定不能损坏袋内档案材料，拿出袋内所有的档案材料；逐一核对高中档案、高考招生材料、入团志愿书或团组织关系证明是否齐全，是否有入党材料，将情况报给第二人登记；将裁开的原高中档案袋对折，把从袋子里面抽出来的所有材料夹在中间，再找到该生的学生登记表、新生档案袋，一起交给第二人。审核发现的档案材料不全的情况要及时反馈给学生并督促学生尽可能补齐档案材料。

4.第二人预先将全班学生名单（含未报到的和转班来的学生）按学号顺序（转班来的学生排在最后）填入《新生档案移交明细表》，再核对档案材料、学生登记表、新生档案袋是否属同一学生，按学号顺序规范填写《新生档案移交明细表》相关栏目，无误后将档案材料、学生登记表装入新生档案袋内，绕上封口绳。

注意事项：

1.《新生档案移交明细表》按照招生录取的名单逐一填写，未报到的、转班走的和转班来的要在“备注”栏分别标注“未报到”“转出”“转入”。

2.“入团志愿书”一栏，只有有入团志愿书的才打“√”；没有入团材料的不要打“√”；没有入团志愿书但有入团证明或介绍信的，也不要打“√”。

步骤五：编制《新生档案移交汇总表》。

操作指南：将全院各班《新生档案移交明细表》收集齐全，汇总信息后，按要求将信息填入《新生档案移交汇总表》。

注意事项：表内“未交学生名单”栏填写该班实际已报到但未交档案的学生姓名。请不要将未报到学生或转出学生名单填入。对于不用转档案的体育特长生，请将姓名填入“未交档学生名单”栏并在姓名后标注“（体育生）”。

步骤六：学院审核。

操作指南：将《新生档案移交汇总表》《新生档案移交明细表》（一式两份）报学院党委副书记审核，无误后，由副书记签字确认并加盖学工办公章。

步骤七：移交归档。

操作指南：

1.学院老师联系档案馆学生档案室，商量确定好移交的具体时间。

2.学院老师带5-6名学生协助，携带签好字的《新生档案移交汇总表》《新生档案移交明细表》（一式两份），将装好袋的新生档案和一份学生登记表搬运至学生档案室，确保搬运途中无材料散落。

3.学生档案室组织人员，对照学院《新生档案移交汇总表》《新生档案移交明细表》，当面对新生档案进行逐份清点和表内信息核查，验收无误，由学院移交老师和档案馆接收老师在《新生档案移交汇总表》《新生档案移交明细表》在签名，档案馆、学院各存一份作为凭证。

4.学院老师在档案馆学生档案归档登记本上登记归档情况。

注意事项：各学院应在完成入学资格、党团关系的审档核查后，再向档案馆移交档案。

步骤八：补交档案。

操作指南：学院通知因各种原因未能按时上交档案的同学，和上交档案材料不全（如缺高中档案、高招档案或入团材料）的同学，限定期限请学生提交档案，由学工组审核并开列补交清单后，最迟于11月20日前将档案移交档案馆。确实不能提交档案的同学，请其提交书面说明经学院确认后，将说明交档案馆。

（研究生新生档案整理归档可参考本指南。）