关于做好2021年归档工作的通知

 

校属各单位、机关各部门：

2021年是《档案法》修订后实施的第一年，也是“十四五”规划开局之年，高质量做好年度归档工作，是落实《档案法》和确保学校档案事业“十四五”开好局起好步的开篇之举，具有重要意义。现就做好2021年归档工作的有关事项通知如下。

一、归档工作职责

各单位（部门）要严格遵照《档案法》第十四条“应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。”落实部门归档制度，健全内部档案工作网络，明确人员归档工作职责，做好本单位（部门）归档工作布置、协调与检查。

单位（部门）分管档案工作领导：负责本单位（部门）立卷归档工作的组织、审核与监督。将文档管理工作纳入本单位（部门）议事日程，合理配置立卷员数量，推进档案工作与本单位（部门）业务工作“同步布置、同步建档、同步检查、同步总结归档”；督促档案员和立卷员按《部门立卷归档工作手册》做好归档文件材料（含综合档案类纸质档案、电子文件、声像档案、实物档案和干部人事类档案）的清收、整理、著录和按时移交归档，检查审核归档材料整理质量并在备考表上签字；监督部门文档的集中统一管理；防止违法违纪行为发生。

单位（部门）档案员：在学校档案馆指派的业务指导责任人（见附件1）指导下，负责本单位（部门）档案工作规范与标准的贯彻落实。指导本单位（部门）立卷员做好文件材料的收集、鉴定、整理、著录工作；网上预立卷条目信息著录和电子文件在线挂接归档；电子文件光盘刻制；打印归档目录和填写备考表；进行待归档文件材料完整性、齐全性、规范性检查；向档案馆移交并办理归档手续。

单位（部门）立卷员：负责文件材料的收集、整理、编目。对归口管理的各类文件材料进行清理、收集、鉴定；按要求对纸质档案进行分类、组卷（分盒）、编档号、编页码、加盖并填写件号章；对收集的电子文件进行可读性和安全性检测、文件格式转换、文件名称规范拟写、数据包文件夹整理、编制移交目录；在档案员指导下进行网上预立卷条目信息著录和电子文件在线挂接归档；向档案员移交整理好的档案。

二、归档分工与归档范围

（一）各单位（部门）根据《部门立卷归档工作手册》（2021版）中《各单位（部门）综合档案归档范围与保管期限一览表》和《干部人事档案材料归档范围及归档责任单位一览表》收集整理2020年度综合类文件材料（含纸质、电子文件、声像档案和实物档案）及2020年以来产生的干部人事类文件材料。既属于综合类档案归档范围，又属于干部人事类档案归档范围的文件材料，如有多份原件，则综合类与干部人事类均归原件；如只有一份原件，则原件归综合类，复制件（归档单位在首页加盖印章，并盖骑缝章）归干部人事类。

（二）根据《国家档案局办公室、国务院扶贫办综合司关于进一步做好精准扶贫档案工作的通知》（档办发〔2020〕3号）、《湖北省新冠肺炎疫情防控指挥部办公室关于切实做好新冠肺炎疫情防控档案资料收集管理工作的通知》（鄂防指办发〔2020〕56号）文件要求和全国档案局馆长会议精神，把习近平总书记亲自谋划、指挥的脱贫攻坚和疫情防控两场战役形成的档案收集好、管理好、保存好、利用好，是2021年档案工作的重要任务。学校精准扶贫工作档案由学校办公室牵头、扶贫工作队配合完成收集归档工作，归档范围参照《精准扶贫工作档案归档范围》（见附件2）。学校抗击新冠病毒肺炎疫情工作档案归档范围参照《抗击新型冠状病毒肺炎疫情工作材料归档范围》（见附件3），由学校办公室负责校疫情防控指挥部的材料收集归档工作，相关单位（部门）负责本单位部门材料的收集归档工作。

（三）近年在归档工作清理和档案利用工作中均发现有部分单位（部门）存在归档不全的问题，一些属于归档范围的文件材料没有向档案馆移交归档，对后期工作查考带来不利影响。请各单位（部门）对留存的历年文档进行全面的清理，对于遗留的应归而未归的文件材料，按零散档案补充归档流程要求，做好移交目录，无需进行网上预立卷条目信息著录和电子文件在线挂接，另行单独归档。

三、归档要求

归档工作中档案收集、鉴定、整理、著录、检测、移交各环节务必严格按照《部门立卷归档工作手册》（2021版）的相关规范进行操作，确保档案应收尽收、应归尽归，档案归档率、案卷质量合格率、电子文件整理合格率、网上预立卷条目信息著录和电子文件全文挂接合格率力争达到100%。

（一）综合类档案

1.不属于归档范围，但是由上级单位形成且有查考价值的文件，各单位（部门）应编制目录移交档案馆作为资料保存，不进行预立卷著录；属于归档范围，但因某种原因未形成正式文件材料而无档可归的，相关单位（部门）应向档案馆书面说明。

2.文件材料务必完整收集归档，成套文件材料保持系统性，主体文件、附件、办理件齐全完整无缺漏。特别要注意上级批文、各类人员名册（单）、学籍学位材料、基建技术资料、合同等重要文件材料的齐全收集归档。公文类材料必须办理完毕、法定标识齐全。

3.纸质文件材料装订统一使用不锈钢钉和无酸牛皮纸档案盒，各单位（部门）到档案馆领取。

4.文本、图片、图纸、网页、多媒体和数据库数据等各单位（部门）形成的原生电子文件要收集齐全，确保电子文件题名要素齐全、元数据信息完整、文件夹分类分层清晰、无加密文件、无压缩文件、目录编制规范且格式正确，防止漏收漏归或归错版本。原生电子文件应刻光盘归档。

5.严格执行纸质、电子档案双套制归档，对于只形成了电子文件而未形成纸质文件的重要文件材料，各单位（部门）应打印并加盖单位印章后与电子文件一并归档，做到校内形成文件材料归档时纸质、电子档案的一一对应。在网上预立卷归档系统进行学校自己形成的纸质档案条目信息著录时，必须同步上传相对应电子档案（原生电子文件），完成全文数据挂接，条目著录与全文上传方法见《部门立卷归档工作手册》（2021）中《数字档案管理系统网上预立卷归档操作指南》。

6.硕士研究生毕业论文采用电子文件单套制归档，电子文件以“学院首字+学号+姓名”命名，以PDF格式归档，由研究生院统一移交。

7.各单位（部门）对经档案馆业务指导人员在线审核反馈的条目信息著录问题，应及时逐条改正。未纳入网上预立卷著录的材料，应按档案馆提供的标准模板编制归档目录。

8.归档的照片档案必须达到基本质量要求，要素标注齐全且准确。毕业生合影照片，纸质的不小于六寸，应在照片背面备注合影人员名单，电子毕业照应另用文本文件备注合影人员名单。

9．实物档案应严格按照《湖北工业大学实物档案管理办法》收集齐全，每件实物档案归档时都应附详细的说明文字。

（二）干部人事类档案

1.归档材料一般应为A4纸张，字迹印刷与书写必须利于档案长期保存，一般应当为原件。证件、证书等特殊材料需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖归档单位公章。

2.材料形成单位在材料归档前，必须认真鉴别材料是否属于归档范围，严格审核归档材料是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、信息准确、填写规范、手续完备，对于涉嫌造假与涂改、“三龄两历”信息不一致、填写不规范和手续不完备的材料必须整改后才能移交归档。

四、归档时间

（一）综合类档案

各单位（部门）请于4月30日前完成档案收集、鉴定、整理与审核，并完成网上预立卷条目信息著录、全文数据挂接、数据审校和数据提交；档案馆业务指导人员于5月15日前完成对著录信息、实体档案的质量检查与问题反馈；各单位（部门）进行问题整改后于5月31日前完成各类档案及其归档目录的移交。

基建、设备、科研、教研项目类档案和学籍档案的归档时间要求按《湖北工业大学部门立卷归档工作规范》执行。

（二）干部人事类档案

2020年及其之前形成的应归而未归档的文件材料，于4月30日前完成移交归档。2021年新进人员的干部人事档案应在人员到岗2个月内移交归档，其他干部人事档案在材料形成后1个月内移交归档。

五、纪律要求

各单位（部门）务必高度重视归档工作，树立“为党管档”的责任意识，切实履行管档职责，在归档工作中遵守档案法律法规和制度规范，严防出现留存档案拒不归档、不按时归档、遗失和损毁档案、篡改档案、归档不全、擅自扩大归档范围、档案信息泄密等违法违纪行为。对因玩忽职守造成档案造假、丢失、损毁、失泄密的，将依据《档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》，追究有关人员责任。

六、业务培训与指导安排

为提高归档工作质量，档案馆将于3月初组织全体档案员、立卷员进行线上归档业务培训，并于3月中旬组织新上岗档案员、立卷员进行现场业务培训指导。归档工作期间，档案馆业务指导人员将为各单位（部门）提供上门业务指导、在线与电话咨询。综合类档案归档业务咨询联系人肖媛媛，电话59750766；干部人事类档案归档业务咨询联系人王秀慧，电话59750763；电子文件归档和预立卷在线著录业务咨询联系人张俐，电话59750764。归档工作所需要参考的制度、规范、标准，以及各类表格，可登录档案馆网站下载中心下载。

 

附件：1.各单位（部门）业务指导责任人一览表

2.精准扶贫工作档案归档范围

3.抗击新型冠状病毒肺炎疫情工作材料归档范围

 

湖 北 工 业 大 学

2021年3月3日

附件1

 

各单位（部门）业务指导责任人一览表

 

 

附件2

精准扶贫工作档案归档范围

 

根据《省档案局、省扶贫办关于做好全省精准扶贫档案工作的意见》（鄂档〔2016〕25号），学校精准扶贫工作档案材料收集归档范围如下：

 

以上归档范围按工作和文件材料形成内容归纳列举，未将具体工作中形成的所有材料名称一一列举，在收集归档时应全面收集，确保应归尽归。

附件3

 

抗击新型冠状病毒肺炎疫情工作材料归档范围

 

根据《湖北省档案局、档案馆关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控档案收集归档工作的指导意见》，学校防疫工作文件材料归档范围如下：

学校办公室（学校疫情防控指挥部）：上级关于抗疫工作相关文件；学校党委、行政下发的关于疫情防控的文件；学校防疫工作决定、方案；校内各部门上报的疫情防控相关材料；疫情防控期间各部门值班履行情况，抗疫工作总结材料；各部门上报的防控数据汇总材料；校领导重要讲话、指示，网络会议材料；湖工大防疫日报。

组织部：防疫期间发动各级党组织开展防疫工作材料，领导干部下沉社区和党员志愿者参与疫情防控相关活动材料、先进事迹材料，防疫志愿者征集材料，党员抗疫捐款材料。

宣传部：反映学校抗疫和师生、校友参与防疫相关的校内外新闻报道、宣传材料，以及各类照片和音视频材料。

人事处：教职工返校相关材料，教职工核酸检测材料。

纪委、监察处：下发的抗疫纪律要求文件，各单位抗疫履职尽责与执纪情况材料、防疫工作简况，防疫违纪处理材料。

学工部、团委：防疫期间对全校学工系统、学生下达的防疫相关文件、通知、公开信、倡议书，学生反馈材料；留校学生管理与学生宿舍管理材料；留校学生在校学习、生活材料；学生志愿者材料，学生参与防控材料；学生在线上课学习情况的材料；学生安全教育、心理健康教育与咨询材料；学工在校微信平台推文材料；集中隔离点建设材料。

保卫处：防疫期间学校封闭管理、交通管制、人员安全管理相关材料。

后勤管理处：防疫期间学校水电保障、环卫消毒、食堂饮食、物业管理、社区管理、生活物资供应等相关材料，特别是社区防控工作相关材料。

科研处：防疫期间学校参与抗击新冠病毒科研的材料。

教务处：防疫期间停课不停学、线上教学组织方案与安排等相关材料，教师在线上课典型材料。

研究生院：防疫期间研究生管理相关材料（参见学工部、团委建档范围），应届毕业研究生就业相关材料，研究生招生工作材料，教学组织相关材料。

校医院：防疫工作方案，防控期间便民医疗服务材料，师生及社区居民就医相关材料，医疗物质保障与使用相关材料，防疫知识科普宣传相关材料，参与社区防控卫生管理与集中隔离点建设相关材料。

国际学院：防疫期间在校留学生数据统计、学生管理相关材料，留学生在校生活与学习情况相关材料，教学组织相关材料。

国际处：防疫期间外籍教师管理相关材料、境外师生及其入境材料。

信息中心：防疫期间通讯、网络保障相关材料，保障网上办公、在线教学的相关材料。

招就处：防疫期间保障毕业生就业的相关材料。

社会资源处：学校授受社会捐赠及使用情况统计。

其他单位：防疫期间单位下发的防疫相关文件、网络会议材料，单位所属师生参与抗疫情况材料，单位应对疫情开展业务工作的情况。

以上建议范围未涵盖的材料，由材料形成单位自行鉴定是否有保存价值，与档案馆协商后决定是否归档。纳入收集建档的材料应包括纸质材料、电子文件、图片、音视频、实物等。