各学院：

为做好2023级新生档案收集、整理、移交归档工作，确保每位新生档案齐全完整、安全有序归档，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

本科新生（含“3+2”学生、第二学士学位学生）档案材料归档范围包括：入学前档案(高升本学生入学前档案含高中档案、高考报考材料、入党入团材料等；“3+2”学生入学前档案含专科阶段及其之前的档案、入党入团材料等；第二学士学位学生入学前档案含原本科阶段及其之前的档案、入党入团材料等)、学生登记表等，由各学院负责收集归档，入党材料由各学院接收并妥善保管，学生毕业时一并移交归档。

研究生新生档案材料归档范围包括：入学前档案（含本科及以前档案、工作经历材料、入党入团材料等）、研究生入学登记表、研究生录取登记表等。研究生入学前档案、研究生入学登记表由各学院负责收集归档；研究生录取登记表由研究生院负责归档。

二、归档工作要求

1.各学院应高度重视，切实以生为本，指定专人负责新生档案收集、整理与移交归档工作。严格按照学生档案归档范围、整理规范、时限要求，确保按时将所有档案材料“应归尽归”，杜绝迟归、漏归、错归和整理不规范等现象。

2.各学院在新生报到后应及时收集新生档案，在完成入学资格、党团组织关系等审核后，按“一生一袋”将档案装入档案馆下发的学生档案袋中。

3.本科生学生登记表使用单页A4纸双面打印，一式两份，学院审核盖章，一份装入学生档案袋，一份以班级为单位按学号顺序整理后移交归档。研究生入学登记表由研究生工作部审核盖章，一式两份，一份装入学生档案袋，一份以学院为单位按学号顺序整理后归档。

4.本科生档案，按班级、学号顺序整理排列，认真填写《本科新生档案移交汇总表》《本科新生档案移交明细表》（见附件1）。

5.全日制硕士研究生档案按学号顺序整理排列，非全日制硕士研究生的入学登记表按学号顺序排列后直接移交（不装袋），认真填写《研究生新生档案移交明细表》（见附件2），表内填写内容必须与档案材料一一对应。

6.对于未能按时上交档案、上交档案材料不全（如缺高中档案、高招档案或入团入党材料或本科阶段档案）的学生，各单位应列明清单，及时通知学生并督促学生尽早补齐，确实不能补齐档案的同学，需提交书面说明,经学院确认后，交档案馆备案。

三、归档工作安排

1.各学院请于9月15日前将负责新生档案归档工作人员姓名、电话、QQ号报档案馆学生档案室，9月25日起可派人到学生档案室领取统一制作的、贴有学生信息标签的新生档案袋。

2.各学院请于10月31日前将整理好的新生档案向档案馆学生档案室移交归档。为避免人员聚集，可事先与学生档案室预约移交时间。

3.因特殊原因不能按时移交的档案，请于11月20日前向档案馆补交。

新生档案归档工作过程中如遇任何问题，请及时与学生档案室杨老师、廖老师联系（行政楼B501室，联系电话59750765）。

附件：1.本科新生档案移交汇总表、明细表

2.研究生新生档案移交明细表

                                       档案馆

                                     2023年9月6日

附件1

＿＿＿＿＿学院本科新生档案移交汇总表

注：学院各班级明细请附后。

学院移交人签名：              档案馆接收人签名：

学院盖章：                          档案馆盖章：

                                               年  月  日

＿＿＿班本科新生档案移交明细表

注：“材料移交情况”请在相应空格内打“√”。未报到的、转班走的和转班来的要在“备注”栏分别标注“未报到”“转出”“转入”。

附件2

学院研究生新生档案移交明细表

注：“材料移交情况”请在相应空格内打“√”。未报到或有特殊情况的请在“备注”栏注明。

学院移交人签名：                     档案馆接收人签名：

学院盖章：                                 档案馆盖章：

                                      年   月   日