各学院：

为做好2024级新生入学档案收集、整理和移交归档工作，确保每位新生档案齐全、完整、安全归档，根据《高等学校档案管理办法》《湖北工业大学学生档案管理办法》相关规定，现将有关事项通知如下：

一、档案归档范围

(一)本科新生档案材料归档范围

1.全日制本科生入学前档案材料：高中学籍材料，如高中毕业生登记表（高中学籍表）、学生发展报告、学习成绩表等；高考报考材料，如高考报名登记表、成绩与志愿表、体检表等。

2.全日制本科生入学材料：学生登记表。

3.党团材料：入团志愿书、入党志愿书及相关材料（移交前请务必登记好入党、团相关信息，以备后期查用）。

(二)硕士研究生新生档案材料归档范围

1.硕士研究生入学前档案材料：大学本科及以前阶段的档案材料，如高中档案材料，高考报考材料，大学各阶段的学生登记表、毕业生登记表、学业成绩表、学位证明材料等。

2.硕士录取材料及入学材料：攻读硕士学位研究生录取登记表、硕士研究生入学登记表等相关材料。

3.党团材料：入团志愿书、入党志愿书及相关材料（移交前请务必登记好入党、团相关信息，以备后期查用）。

4.有工作经历的个人人事档案材料。

(三)博士研究生新生档案材料归档范围

1.博士研究生入学前档案材料：硕士研究生及以前阶段的档案材料，各学业阶段（包括中学、大学、硕士研究生）形成的报考材料、学生登记表、毕业生登记表、学习成绩、学位证明、学位审批材料等。

2.博士录取材料及入学材料：攻读博士研究生录取登记表、专家推荐书、博士研究生入学登记表等相关材料。

3.党团材料：入团志愿书、入党志愿书及相关材料（移交前请务必登记好入党、团相关信息，以备后期查用）。

二、归档工作要求

1.各学院应高度重视，切实以生为本，指定专人负责新生档案收集、整理与移交归档工作。严格按照学生档案归档范围、整理规范、时限要求，确保按时将所有档案材料“应归尽归”，杜绝迟归、漏归、错归和整理不规范等现象。

2.学生档案的整理归档具有严肃性、保密性和纪律性。学生档案材料不能学生本人拆封、查阅。各学院在新生报到后应及时收集新生档案，认真核查内装的每一份材料,做好材料及内容的确认并记录。在完成入学资格、党团组织关系等审核后，按“一生一袋”将档案装入档案馆下发的学生档案袋中。

3.本科生学生登记表使用单页A4纸双面打印，一式两份，学院审核盖章，一份装入学生档案袋，一份以班级为单位按学号顺序整理后移交归档。研究生入学登记表由研究生工作部审核盖章，一式两份，一份装入学生档案袋，一份以学院为单位按学号顺序整理后归档。

4.本科生档案，按班级、学号顺序整理排列，认真填写《本科新生档案移交汇总表》《本科新生档案移交明细表》（见附件1）。

5.硕、博士研究生档案按学号顺序整理排列，认真填写《研究生新生档案移交明细表》（见附件2），表内填写内容必须与档案材料一一对应。

6.对于未能按时上交档案、上交档案材料不全（如缺高中档案、高招档案或入团入党材料或本科阶段档案）的学生，各单位应列明清单，及时通知学生并督促学生尽早补齐，确实不能补齐档案的同学，需提交书面说明经学院确认后，并将该说明材料放入档案袋中。

三、归档工作安排

1.各学院请于9月20日前将负责新生档案归档工作人员姓名、电话、QQ号报档案馆学生档案室，9月20日起可派人到学生档案室领取统一制作的学生信息标签和新生档案袋。

2.各学院请于10月25日前将整理好的新生档案向档案馆学生档案室移交归档。为避免人员聚集，可事先与学生档案室预约移交时间。

3.因特殊原因不能按时移交的档案，请于11月15日前向档案馆补交。

新生档案归档工作过程中如遇任何问题，请及时与学生档案室老师联系（行政楼B501室，联系电话59750765）。

附件：1.本科新生档案移交汇总表、明细表

2.研究生新生档案移交明细表

                     档案馆

                  2024年9月6日

附件1

＿＿＿＿＿学院本科新生档案移交汇总表

注：学院各班级明细请附后。应交数为实际报到人数，实交数以上交入学前档案的人数统计。

学院移交人签名：            档案馆接收人签名：

学院盖章：                  档案馆盖章：

                                                      年  月  日

＿＿＿班本科新生档案移交明细表

注：1.“材料移交情况”请在相应空格内打“√”。未报到的、转班走的和转班来的要在“备注”栏分别标注“未报到”“转出”“转入”。

2.团员证、户口迁移证、高考准考证、录取通知书、高中毕业证等材料不归入个人档案袋。

附件2

              学院研究生新生档案移交明细表

注：1.“材料移交情况”请在相应空格内打“√”。未报到或有特殊情况的请在“备注”栏注明。

2.非全日制研究生的入学前档案材料不属新生档案归档范围。

学院移交人签名：              档案馆接收人签名：

学院盖章：                          档案馆盖章：

                                  年  月  日