确定范围的原则
1 归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
2 归档的文件材料必须反映学校各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3 归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
党群、行政类
1 归档的主要内容和重点
1.1 归档的主要内容包括党务、纪检、组织、宣传教育、统战、工会、团委，以及行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外)、人事、监察审计、武装保卫、后勤、档案图书文博，具体范围见《湖北工业大学档案实体分类实施细则（修订）》。
1.2 归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
2 不归档的文件材料
2.1 上级机关普发供参阅、不办的文件材料；
2.2 上级机关发来供工作参考的抄件；
2.3 上级机关征求意见未定稿的文件；
2.4 重份文件；
2.5 无查考利用价值的事务性、临时性文件；
2.6 未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；
2.7 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
2.8 无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；
2.9 学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
2.10 本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；
2.11 为参考目的从各方面收集的文件材料；
2.12 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
以上某些方面如果需要，也可以进择作资料暂存。
教学类
1 归档的主要内容和重点
1.1 归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教材等方面，具体范围见《湖北工业大学档案实体分类实施细则（修订）》。
1.2 归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。
2 不归档的文件材料
2.1 上级有关教学的普发的(非专指高校)、不办的文件；
2.2 上级有关教学的未定稿的文件；
2.3 重份文件；
2.4 无查考利用价值的事务性临时性文件；
2.5 非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；
2.6 校内其他单位发来的文件；
2.7 与校外单位交换来的材料；
以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
科学研究类
1 归档的主要内容和重点
1.1 归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用、教职工个人科研成果材料。具体范围见《湖北工业大学档案实体分类实施细则（修订）》。
1.2 归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。
1.3 取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。
2 不归档的文件材料
2.1 上级有关科研的普发的(非专指高校)、不办的文件；
2.2 上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书；
2.3 未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；
2.4 重份文件；
2.5 无查考利用价值的事务性、临时性文件；
2.6 非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件；
2.7 校内其他单位发来的文件；
2.8 与校外单位交换来的材料。
以上不归档材料如认为必要，也可有选择地作资料暂存。
注意事项：
几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。
与国外合作的研究课题、经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。一般应归入外事类。
产品生产与科技开发类
1 归档的主要内容和重点
1.1 归档的主要内容包括综合管理、销售管理、产品计划准备、产品生产设计（研制）、产品生产试制与鉴定、产品生产。具体范围见《湖北工业大学档案实体分类实施细则（修订）》和参考《工业企业档案分类试行规则》。
1.2 归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料,业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。
2 不归档的文件材料
2.1 未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额；
2.2 重份文件和重份图纸；
2.3 无查考价值和临时性、事务性文件；
2.4 未定稿的计划、制度；
2.5 未生效的合同、协议书。
基本建设类
1 归档的主要内容和重点
1.1 归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工验收文件、基建财务与器材管理、生产技术准备与试生产，具体范围见《湖北工业大学档案实体分类实施细则（修订）》。
1.2 归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
2 不归档的文件材料
2.1 上级机关有关基建的普发性(非专指高校)、不办的文件；
2.2 正式施工前的草图，未定型图纸；
2.3 重份文件和重份图纸；
2.4 无查考价值的临时性、事务性文件。
仪器设备
1 归档的主要内容和重点
1.1 归档的主要内容包括综合管理和成套仪器设备项目，具体范围见《湖北工业大学档案实体分类实施细则（修订）》。
1.2 归档的重点是仪器设备项目(特别是价值5万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。
1.3 本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。
2 不归档的文件材料
2.1 上级普发(非专指高校)、不办的文件；
2.2 未定稿的管理性文件材料；
2.3 未生效的合同、协议书；
2.4 重份文件、校内单位发来的文件；
2.5 无查考价值的一般性函件；
2.6 仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。
出版类
1 归档的主要内容和重点
1.1 归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容，具体范围见《湖北工业大学档案实体分类实施细则（修订）》。
1.2 归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。
2 不归档的文件材料
2.1 上级机关有关出版的普发(非专指高校)、不办的文件；
2.2 未生效的合同、协议书；
2.3 不退、不用的稿件，非定稿的稿件；
2.4 重份文件及校内单位发来的文件；
2.5 无查考价值的事务性、临时性函件；
2.6 校外单位交换来的材料；
以上某些文件如认为必要,也可有选择地作资料暂存。
外事类
1 归档的主要内容和重点
1.1 归档的主要内容包括综合管理，出国（境）、来校、国际合作与会议、外国留学生工作等方面，具体范围见《湖北工业大学档案实体分类实施细则（修订）》。
1.2 归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。
1.3 本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品,有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。
2 不归档的材料
2.1 上级关于外事工作普发(不专指高校)、不办的文件；
2.2 未定稿的各种文件；
2.3 未生效的合同、协议书；
2.4 无查考利用价值的一般性、临时性函件；
2.5 重份文件、校内各单位发来的文件；
2.6 与校外单位交换来的材料。
以上不归档的某些材料，也可有选择地做资料暂存。
财会类
1 归档的主要内容和重点
1.1 归档的主要内容包括综合管理、会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册等方面，具体范围见《湖北工业大学档案实体分类实施细则（修订）》。
1.2 归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。
2 不归档的文件材料
2.1 上级有关财务的普发性(非专指高校)、不办的文件；
2.2 未定稿的文件；
2.3 重份文件及校内其他单位发来的文件；
2.4 未生效的合同、协议、单据；
2.5 无查考利用价值的一般性、临时性文件；
2.6 与校外单位交换来的材料(可作资料保存)。
