各单位：
现制定印发《湖北工业大学光盘档案整理与标签著录规范》，请在工作中遵照执行，进一步规范光盘档案整理与标签著录事宜。
特此通知。
湖北工业大学档案馆
2019年5月14日
湖北工业大学光盘档案整理与标签著录规范
为进一步规范学校光盘档案管理，依据国家档案行业标准《电子档案归档光盘技术要求和应用规范》《档案数字化光盘标识规范》制定本规范。
1 规范适用范围
本规范适用于校内各立卷归档单位移交并经整理后刻制的电子文件光盘和经数字化转化后形成的电子档案光盘整理与标签标识项的著录。
2 光盘档案整理
电子档案光盘整理规范要求参见《湖北工业大学电子文件归档与电子档案管理规范》（湖工大档案〔2015〕4号）。
3 光盘标签纸规格
光盘标签分为盘面标签和盘盒标签。
盘面标签不专门制作，直接采用安全、耐久的书写材料在盘面著录标识项。
盘盒标签分封面标签和封底（含盘脊）标签，均采用100克卡纸制作。封面标签尺寸为121mm*121mm，封底（含盘脊）标签尺寸为118mm*151mm，两侧各留7mm的折叠纸舌（见附件1）。
部门归档电子文件原始光盘盘盒标签用浅黄色卡纸，封存保管光盘盘盒标签用白色卡纸，查阅利用光盘盘盒标签用浅蓝色卡纸，异地保存光盘盘盒标签用浅红色卡纸。
4 光盘标签标识项
4.1 光盘盘面标识项
盘面只著录光盘编号。
4.2 光盘盘盒标签标识项
4.2.1 封面标签标识项
光盘编号、套号、光盘档号、全宗名称、内容摘要、保管期限、密级与保密期限、档案级光盘。
4.2.2 封底（含盘脊）标签标识项
封底标识项包括文件格式、类型及容量、运行环境、制作单位、制作日期、复制单位、复制日期、备注。
盘脊标识项包括光盘档号（左脊）、光盘编号（右脊）。
5 标签标识项著录规则
5.1 光盘档号
光盘分为部门归档电子文件光盘、数字化电子档案光盘、备份光盘三类，第一类、第二类分别编制光盘档号。
5.1.1 部门归档电子文件光盘档号
部门归档电子文件光盘分为部门归档原始光盘（简称原始光盘）和档案馆整理后刻制的光盘（简称整理光盘）。
5.1.1.1 原始光盘档号
各立卷归档单位各年度移交归档的电子文件原始光盘应逐盘编制档号，档号模式为“全宗号-年度-部门代码-光盘件号”。“部门代码”为“BM+部门三位数字代码”（见附件2）。“光盘件号”指同一归档单位一个年度归档电子文件光盘的流水号，用起始号为“001”的三位数字表示。
示例：“部门代码”为“BM001”的学校办公室2014年归档三张光盘，则第三张光盘档号编为：1－2014－BM001－003。
如因机构调整部门名称发生变化，机构撤销的，其部门代码停用或分配给新设立机构使用，在封底标签“备注”栏注明相关情况；机构更名的，仍延续使用其原部门代码不变；一个机构分拆为多个机构的，确定其中一个机构延续使用其原部门代码不变，其他机构另行编制新的部门代码；新设立的机构，优先使用已撤销机构空出的部门代码，如无空出的部门代码则另行编制新的部门代码。
5.1.1.2 整理光盘档号
档案馆应对各立卷归档单位移交归档的原始光盘中的电子文件进行整理，按部门代码顺序将多个部门的电子文件集中刻制在一张光盘中，形成整理光盘。整理光盘应逐盘编制档号，档案模式为“全宗号-年度-ZL-光盘件号”。“光盘件号”指同一年度归档电子文件整理光盘的流水号，用起始号为“001”的三位数字表示。
示例：档号为1－2014－BM001－001、002、003 的三张原始光盘电子文件经整理集中后刻制为一张整理光盘，其档号编为：1－2014－ZL－001。
5.1.2 数字化电子档案光盘档号
传统载体档案数字化转化形成的电子档案光盘应逐盘编制档号，档号模式为“全宗号-年度-EA-档案类别代码-光盘件号。”“档案类别代码”指《湖北工业大学档案实体分类实施细则》设置的12个档案一级类目代码（DQ、XZ、JX、KY、CP、JJ、SB、CB、WS、CK、SX、SW）。“光盘件号”指某一年度某一级类目电子档案光盘的流水号，用起始号为“001”的三位数字表示。
示例：2014年教学类档案数字化形成三张档案电子档案光盘，则三张光盘档号编为：1－2014－EA—JX－001、002、003。
5.2 光盘套号
光盘套号为存储档案光盘载体的套号，用大写英文字母A 、B、C表示，A表示封存保管，B表示查阅利用，C表示异地保存。A套光盘用档案级光盘刻制，B、C套光盘用普通光盘刻制。
部门归档电子文件原始光盘不编制套号，部门归档电子文件整理光盘、数字化电子档案光盘按A、B、C编制套号。
5.3 光盘编号
光盘编号是部门归档电子文件原始光盘和不同套号的光盘按顺序排列后编制的顺序流水号。
5.3.1 部门归档电子文件原始光盘编号
原始光盘按档号顺序排列编制光盘编号，光盘编号模式为“BM+流水号”，“流水号”为起始号“0001”的四位阿拉伯数字。
示例：档号顺序排列第5的光盘编号为“BM0005”。
5.3.2 部门归档电子文件整理光盘编号
整理光盘按档号顺序排列编制光盘编号，光盘编号模式为“套号/BM+流水号”，“流水号”为起始号“0001”的四位阿拉伯数字。
示例：整理光盘按档号顺序排列第5的A套光盘其光盘编号为“A/BM0005”，与其相对应的B、C套光盘的光盘编号分别为“B/BM0005”“C/BM0005”。
5.3.3 数字化电子档案光盘编号
数字化电子档案光盘按档号顺序排列编制光盘编号。档号排列规则为：先按农机专、轻院、三内配、湖工大全宗顺序排，再按年度顺序排，再档案一级类目代码顺序（DQ、XZ、JX、KY、CP、JJ、SB、CB、WS、CK、SX、SW）排。光盘编号模式为“套号/EA+流水号”，“流水号”为起始号“0001”的四位阿拉伯数字。
示例：数字化电子档案光盘按档号顺序排列第5的A套光盘其光盘编号为“A/EA0005”，与其相对应的B、C套光盘的光盘编号分别为“B/EA0005” “C/EA0005”。
5.4 全宗名称
指光盘内档案所属全宗的名称，四个全宗分别为湖北工业大学、湖北农业机械专科学校、湖北轻工业学院、湖北第三内燃机配件厂。
5.5 内容摘要
指对光盘内档案信息内容的简要概括与说明，部门归档电子文件光盘应包括光盘存储档案内容所对应的起止时间，数字化电子档案光盘应包括光盘存储档案内容所对应的起止档号与起止时间。B、C套光盘的内容摘要同A套光盘的内容摘要。
示例：
部门归档电子文件原始光盘内容摘要：2014年校办移交红头文件、校内请示报告、大型会议材料、精准扶贫材料、电子照片（20140101/20141231）
部门归档电子文件整理光盘内容摘要：2014年校办、组织部、宣传部移交归档电子文件（20140101/20141231）
数字化电子档案光盘内容摘要：2014年JX11、JX12类电子档案（1-2014-JX11-001——1-2014-JX12-023，20140101/20141231）；湖北轻工业学院电子档案（3-1978-XZ-001——3-1985-XZ-005，19780101/19851231）
5.6 保管期限
指存储在光盘内档案的保管期限，分为永久、定期30年、定期10年，分别填写为代码Y、D30、D10。
5.7 密级与保密期限
指存储在光盘内档案的最高密级与最长保密期限，填写格式为“密级/保密期限”。密级档案保密期限按国家相关规定填写，密级为内部的填写为“内部/10年”，密级为公开的填写为“公开”。
5.8 档案级光盘
指光盘是否为档案级光盘，填写“是”或“否”。
5.9 文件格式
指光盘内各种电子文件的存储格式。
示例：DOC、DOCX、XLS、PDF、RTF、CDR、AVI、TXT、JPEG、MPEG、MP3等。
5.10 类型及容量
指光盘载体的类型（CD-R、CD-RW、DVD-R、DVD+R、DVD+RW等）及光盘存储数据所占的光盘容量。
示例：CD-R、620MB；DVD-R、4.2GB。
5.11 运行环境
指识别或操作档案光盘的软、硬件系统。
示例：OFFICE2003及以上版本；Acrobat Reader 10及以上版本。
5.12 制作单位
指制作光盘内容的单位。部门归档电子文件原始光盘的制作单位为各立卷归档单位，其它光盘的制作单位为档案馆。
5.13 制作日期
指制作光盘内容的年、月、日，日期格式为YYYYMMDD。
示例：20140630
5.14 复制单位
指备份刻制光盘的单位，填写为档案馆。
5.15 复制日期
指备份刻制光盘的年、月、日。YYYYMMDD。
示例：20140630
5.16 备注
填写特殊情况的说明。部门归档电子文件整理光盘应在备注栏注明该光盘对应的部门归档电子文件原始光盘的光盘编号。
6 光盘目录
光盘目录分为保管目录和检索目录两种。
6.1 保管目录
所有光盘均应编制保管目录，保管目录以光盘为单位编制，著录项目包括：光盘编号、光盘档号、内容摘要、保管期限、密级、制作时间、复制时间、备注。
保管目录格式如下：
光盘档案保管目录
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光盘
编号
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光盘档号
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内容摘要
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保管
期限
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密级
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制作
时间
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复制
时间
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备注
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6.2 检索目录
部门归档电子文件整理光盘的B套查阅利用光盘应编制检索目录，其它光盘可不编制检索目录。检索目录分年度、分归档单位以文件为单位编制，著录项目包括：序号、归档单位、文号、文件题名、责任者、形成时间、密级、光盘编号、备注。
检索目录格式如下：
年度部门归档电子文件光盘目录
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序号
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归档
单位
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文号
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文件题名
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责任者
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形成时间
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密级
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光盘
编号
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备注
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7 光盘排架
光盘按光盘编号规则的不同分别排架，即原始光盘、整理光盘A套、整理光盘B套、电子档案光盘A套、电子档案光盘B套分开存放于防磁柜中，保证每类均有一定预留空间。
8 光盘检测
每年对A套光盘进行一次光盘性状与可读性全面检测，每年对B套光盘进行一次光盘性状与可读性抽样检测，抽样率不低于10%，对于检测有问题的光盘应及时复制并更换。光盘检测应作详细记录。
光盘检测记录表样式如下：
光盘档案检测记录表
时间： 检测人：
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序号
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光盘编号
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检测情况
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问题处理情况
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正常
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问题与处理意见
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处理结果
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处理人员
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处理时间
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附件1 光盘盒标签样式
盘盒纸封面标签
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光盘
编号
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套号 |
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光盘
档号
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全宗
名称
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内容摘要：
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保管
期限
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密级与
保密期限
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档案级
光盘
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盘盒纸封底标签
137
| 光盘档号： |
光 盘 背 景 信 息
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文件
格式
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类型
容量
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运行
环境
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制作
单位
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|
制作
日期
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复制
单位
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复制
日期
|
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| 备注 |
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注：长度单位为 毫米。
附件2
电子文件归档部门三位数字代码表
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部门名称
|
代码
|
部门名称
|
代码
|
部门名称
|
代码
|
|
学校办公室
|
BM001
|
保卫处
|
BM020
|
继续教育学院
|
BM039
|
|
纪委（监察处）
|
BM002
|
离退休工作处
|
BM021
|
信息技术中心
|
BM040
|
|
组织部
|
BM003
|
后勤管理处
|
BM022
|
教师工作部（教师发展中心）
|
BM041
|
|
宣传部
|
BM004
|
社会资源处（原合作发展处）
|
BM023
|
档案馆
|
BM042
|
|
学工部、武装部
|
BM005
|
材料与化学工程学院（原轻工学部）
|
BM024
|
期刊社
|
BM043
|
|
团委
|
BM006
|
机械工程学院
|
BM025
|
农机研究与设计院
|
BM044
|
|
工会
|
BM007
|
电气与电子工程学院
|
BM026
|
农机鉴定站
|
BM045
|
|
发展规划处
|
BM008
|
计算机学院
|
BM027
|
资产经营管理公司
|
BM046
|
|
学科建设办公室
|
BM009
|
土木工程与建筑学院
|
BM028
|
科技园有限公司
|
BM047
|
|
教务处
|
BM010
|
艺术设计学院
|
BM029
|
校医院
|
BM048
|
|
科技与产业处
|
BM011
|
工业设计学院
|
BM030
|
统战部
|
BM049
|
|
研究生院
|
BM012
|
经济与管理学院
|
BM031
|
生物工程与食品学院
|
BM050
|
|
人事处
|
BM013
|
外国语学院
|
BM032
|
|
|
|
财务处
|
BM014
|
理学院
|
BM033
|
|
|
|
审计处
|
BM015
|
马克思主义学院
|
BM034
|
|
|
|
招生与就业指导处
|
BM016
|
职业技术师范学院
|
BM035
|
|
|
|
实验室与资产管理处
|
BM017
|
国际学院
|
BM036
|
|
|
|
国际交流与合作处
|
BM018
|
体育学院
|
BM037
|
|
|
|
基建处
|
BM019
|
图书馆
|
BM038
|
|
|
