第一条  为规范网上预立卷档案信息著录，建立健全我校标准统一、数据规范的档案信息检索体系，参照《档案著录规则》（DA/T18-1999），结合我校档案工作实际，特制定本著录规则。

第二条  著录项目包括全宗号、年度、分类号、案卷号、件号、归档年度、正题名、副题名、文件编号、责任者、其它责任者、单位、密级、保管期限、归档时间、起日期、止日期、载体类型、文本、总数量、总量单位、分数量、分量单位等等，以上列举项目为必须著录项。

第三条  信息著录分为案卷级和文件级两种目录著录。案卷级目录著录以卷、盒为著录对象；文件级目录著录以卷、盒内的单份文件为著录对象。已整理好的预立卷档案整卷著录时，应先著录案卷级，再著录文件级。

第五条  著录信息应来源于被著录的档案。

第六条  具体著录项目的著录方法：

一、档号，即档案编号，具有唯一性，不可重复，重复则不能存盘。其构成为：全宗号+年度+分类号+盒（卷）号+件号。

1.全宗号统一著录为“1”。

2.年度即档案形成的年度，使用四位阿拉伯数字著录，如“2018”。

3.分类号对应本手册中《各单位（部门）归档范围与保管期限一览表》具体内容著录。（系统已预设，直接选择。）

4.盒（卷）号是归档文件经过整理预立卷组卷、装盒、排序后形成的卷号或者盒号（参见《湖北工业大学部门立卷归档工作规范》），每盒（卷）为一个新的起数和止数，使用“001”为始数的三位阿拉伯数字著录（研究生学位档案JX1601使用“0001”为始数的四位阿拉伯数字著录）。

5.件号即一盒（卷）内文件材料排列的顺序号，使用“001”为始数的三位阿拉伯数字著录。

6、归档年度，即兼职档案员将档案移交归档的年度，一般为归档文件形成的次年，系统自动填充为所录入年度的后一年；基建项目文件材料在竣工验收后两个月内归档，归档年度根据实际归档时间著录。

二、题名，即归档文件标题。

1.正题名，指归档文件文首的文件标题，一般照原文著录。

正题名字段长度限制为75个汉字，如超过必须进行规范缩写。

如文件没有题名或题名中文件要素信息不全，不能反映文件内容特征的，要依据文件内容重新拟写题名，并加“[ ]”。例如：文件原题名为 “通知（公告、布告、通告、通报等）”，应重新拟写为[××（责任者）关于××（事由）的通知（公告、布告、通告、通报等）]；文件原题名为“合同（协议、协议书、意向书等）”，应重新拟写为[湖工大与××（责任者）关于××（事由）的合同（协议、协议书、意向书等）]；文件原题名为“报到证（任职通知、行政介绍信、工资介绍信、商调函、起止薪通知、鉴定意见等）”，应重新拟写为[××（文件指向对象人名）报到证（任职通知、行政介绍信、工资介绍信、商调函、起止薪通知、鉴定意见等）]。

2.副题名，指归档文件的副标题，照原文著录，长度不能超过75个汉字。

三、文件编号，即文号，照归档文件原文著录，文件无文号则不著录。注意文件编号著录时年度统一用“[ ]”，如“湖工大党[2017]1号”。

联合发文的归档文件上有多个文件编号时，只著录第一个文件编号。

四、责任者，即归档文件形成者，一般为文件的落款单位或者个人。著录项目为责任者、其他责任者。

1.责任者，是指归档文件落款列于首位的责任者，照原文著录。

归档文件未注明责任者的，著录时应根据文件内容、形式特征考证出责任者并加“[ ]”；无法考证时则不著录。

责任者字段长度限制为15个汉字，如超过15个汉字则不能存盘，必须进行规范缩写。例如“中国共产党湖北省委员会纪律检查委员会办公室”可缩写为“省纪委办公室”；“湖北省人民政府办公厅机关事务管理局”可缩写为“省政府办公厅机关事务管理局”；“湖北工业大学土木建筑与环境学院教学工作办公室”可缩写为“湖工大土环学院教学办”。

2.其它责任者，即除第一责任者外的责任者，只有一个时照原文著录；如有多个，可只著录前一个或两个（根据字段长度），其它用“等”代替，不同责任者间用“；”隔开。字段长度要求同第一责任者。

五、单位，即校内向档案馆移交归档文件材料的各单位（部门），应著录归档单位全称，一般不缩写、不用简称。如“学科建设办公室”“实验室与资产管理处”“材料与化学工程学院”，不缩写、简称为“学科办”“资产处”“材化学院”。系统中自动填充为兼职档案员所属部门。

六、密级，即归档文件的保密等级。归档文件没有标注密级的，均著录为“内部”。系统默认值为内部，点击下拉菜单可选择其他值。

七、保管期限，即根据档案价值确定的档案应该保存的时间。具体参照《部门立卷归档工作手册》内《各单位（部门）归档范围与保管期限一览表》著录。

八、归档时间，即兼职档案员著录归档文件信息的日期，著录时可输入用8位阿拉伯数字表示，如“20180301”；也可直接点击选择时间，系统默认为归档年度的三月一日。

九、起日期、止日期，即归档文件形成时间区间。著录时统一将起日期、止日期著录为归档文件的最后落款日期，一律用8位阿拉伯数字表示，如“20180301”。校内请示报告著录为领导最后签批日期。归档文件未标注形成时间的，考证到月或年后著录。

十、载体类型，即归档文件的材质类型，现只对纸质归档材料预立卷，默认著录为“纸张”。

十一、文本，即归档文件的稿本。依实际情况著录为正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图等。一般著录为正本，如为复制件则著录为副本。

十二、总数量和总量单位，总数量统一著录为“1”，总量单位统一著录为“件”，总量单位系统默认值为“件”。

十三、分数量和分量单位，分数量为一份归档文件所编的页码数，为阿拉伯数字，分量单位统一著录为“页”，系统已设置分量单位默认值为“页”。

第七条  网上预立卷时，除以上必须著录项目外，其它著录项目可不著录。

第八条  各著录项目均为档案信息利用检索、归档情况综合统计的关键字段，著录用文字、符号必须标准化、规范化，应确保正确，防止错误。

著录时，所有标点符号均使用中文标点符号，不得使用西文标点；除题名著录时原文件题名中就有空格的以外，不得在文字间或著录项头尾处插入空格。著录完成提交存盘前，应仔细审读校对，无误后才能提交存盘。