为进一步规范学校照片档案的收集、整理，遵照《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（征求意见稿）和《湖北工业大学声像档案管理办法》（湖工大规〔2009〕2号），制订本规范。

一、照片档案的收集

1.照片档案包括纸质照片（含底片）、数码照片两种，收集范围参照《湖北工业大学档案部门立卷实施细则（修订）》和《湖北工业大学声像档案管理办法》相关规定。

2.对反映同一内容的若干张照片，应选择其中具有代表性和典型性的照片归档，所选照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁，构成一个有机的照片组，照片组内反映同一场景的照片一般只归档一张。纸质照片的底片应一并归档，底片与照片影像应一致。

3.归档的照片和照片组应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物（主要人物应标明在图片中的具体位置）、背景、摄影者等要素，概括揭示该照片或照片组所反映的主要内容。底片的说明同其对应的照片。

4.归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，应为JPEG或TIFF格式，其它格式的数码照片应在保证分辨率不变和EXIF信息（主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息）不丢失的前提下，将其转换成JPEG或TIFF格式进行归档。除调整亮度、对比度、饱和度等为提高画面质量、增强画面效果的处理外，一般不能进行修改。经过添加、合成、挖补等修改内容的处理过的数码照片不能归档。

5.档案收集时对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定，对文字说明应细致审查，保证信息齐全。

二、照片档案的整理原则

1.照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。

2.同一内容的数码照片、纸质照片、底片应分开整理存放，相互间注明参见号。

3.归档的纸质照片（底片）应及时通过扫描转化为JPEG格式数码照片，无照片的底片应冲洗出照片，归档的数码照片应冲洗出一套纸质照片保存。数码照片冲洗成纸质照片，一般采用5寸（12.7CM*8.9CM）相纸，特殊场景的照片（如集体合影等）可根据需要尺寸冲洗。

三、照片档案保管期限

照片档案保管期限的划分按照《湖北工业大学档案实体分类实施细则》执行，依据照片价值分为永久、定期（30年、10年）。

四、照片档案档号编制规则

档号编制规则：全宗号+年代+类目号+照片组号+照片（底片）号。类目号为“SX11”，照片组号和照片（底片）号为起始号从“001”开始的三位数代码。例：1-2012-SX11-001-001。

五、照片档案存址号编制规则

1.装册照片档案存址号：册号+张号。册号为照片档案册的排列从“1”开始的顺序编号，张号为照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。例：1-15。

2.装盒照片档案存址号：H+盒号。“H”代指照片盒，盒号为照片盒从“1”开始的顺序编号。例：H3。

六、照片档案整理流程

1.纸质照片档案的整理流程：

照片鉴定、接收——分年度、分照片组整理排序——装册（装盒）——编册（盒）号——编存址号——备注存址号（册、盒之间）——编档号——拟写题名及文字说明——编相册目录——填写相册脊背信息——填写册内备考表——照片扫描——数字化照片文件题名修改——数字化照片分年度、分照片组整理成文件夹并拟写文件夹题名——照片档案信息计算机著录——数字化照片文件挂接——数字化照片刻录光盘保存——计算机编制照片档案专题目录

2.数码照片档案的整理流程：

照片鉴定、接收——分年度、分照片组挑选照片——分年度、分照片组整理成文件夹并拟写文件夹题名——数码照片冲洗——纸质照片排序、装册（装盒）——编册号——纸质照片编存址号——纸质照片备注存址号（册、盒之间）——纸质照片编档号——纸质照片拟写题名及文字说明——编相册目录——填写相册脊背信息——填写册内备考表——数码照片文件题名修改——照片档案信息计算机著录——数码照片文件挂接——数码照片刻录光盘保存——计算机编制照片档案专题目录

七、照片题名及电子文件题名的拟写

1.单张照片题名的拟写要求：时间（用8位阿拉伯数字表示）+单位+人物（注明职务、在照片中位置）+地点+事由。例1：20121020湖北省政协副主席涂勇（左二）到湖北工业大学调研参观大学生活动中心；例2：20120912湖北工业大学校长刘德富在体育馆举行的2012级新生开学典礼上致辞；例3：20120407湖北工业大学科技综合楼风景。

2.数字化照片文件和数码照片文件题名的拟写要求：照片档号+空格+照片题名。例：12012SX11001001 20120912湖北工业大学校长刘德富在体育馆举行的2012级新生开学典礼上致辞。

3.照片组（数字化照片、数码照片文件夹）题名的拟写要求：年度+事由。例：2012年湖北工业大学第二次党代会照片

八、照片说明的拟写

单张照片说明应采用横写格式，分段书写。其格式如下：

题  名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。

照片号：装册照片档案存址号

档案号：照片著录的档号

参见号：大幅照片装盒照片档案存址号

时  间：时间用8位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。例：1953年3月2日写作19530302。

摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。

文字说明：对题名未涉及的内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。

九、大幅照片的整理

1.对于相册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案盒中，按规则编装盒照片档案存址号，在相册相应位置留空并备注装盒照片档案存址号。

2.大幅照片的说明，除在相册相应位置填写外，应另制作一份与照片一同保存。

十、册内备考表的填写

册内备考表项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。册内备考表应放在册内最后位置。本册情况说明：填写册内底片缺损、补充、移出、销毁等情况。对底片册立册以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。

十一、照片档案信息著录

1.照片组信息按案卷级著录，组内单张照片按文件级著录。同一内容只有一张照片的，自成一组著录案卷级和文件级。

2.著录时，除要求著录的基本信息外，存址号、文字说明必须著录。文字说明著录在“备注栏”内。