各单位：

现制定印发《湖北工业大学纸质档案数字化操作规范》，请在工作中遵照执行，进一步规范纸质档案数字化操作及流程。

特此通知。

湖北工业大学档案馆

2019年5月14日

湖北工业大学学校办公室                      2019年5月14日印发

湖北工业大学纸质档案数字化操作规范

为规范学校纸质档案数字化工作，确保档案数字化质量和档案实体与信息安全，根据国家档案行业标准《档案服务外包工作规范》《纸质档案数字化规范》《档案数字化外包安全管理规范》和《湖北省纸质档案数字化操作规程》，制定本操作规范。

第一章  总  则

第一条  纸质档案数字化工作由档案馆负责实施与管理。

第二条  纸质档案数字化遵循“规范程序，严格监管，分步实施，安全第一”的原则，健全工作制度，明确工作责任，建立工作流程，应用先进技术，细化技术参数，完善工作台账，实施全程监管，分步有效推进，确保数字化质量和档案实体与信息安全。

第三条  数字化加工的纸质档案范围主要指档案馆馆藏的1952年建校以来的各个全宗的非密级综合档案（不包含会计凭证档案）和干部人事档案，学生档案暂不纳入数字化加工范围。

第四条  非密级纸质档案采用“外包为主，自扫为辅”的方式进行数字化，根据工作需要，经批准可外包给数字化服务机构进行数字化工作。

第五条  纸质档案数字化外包的主要工作内容包括档案目录核对、档案数字化扫描、图像处理、数据整理、实体档案拆还卷。档案数字化前处理、目录建库、全文数据挂接、数据备份等工作环节不得外包。

第六条  实施档案数字化项目，档案馆应指定专人作为项目负责人，并根据工作需要适当指派辅助人员，负责数字化工作中数字化服务机构、场所、设施、人员、实体档案、数据的管理，以及流程控制、质量监控、台账建设和安全管理。

第七条  纸质档案数字化加工应加强人防、物防与技防，必须保证档案安全，不得出现实体档案被涂改、抽换、损毁、丢失和档案信息外泄问题。

第二章  数字化服务机构选定与管理

第八条  采用外包方式进行档案数字化，应公开招标数字化服务机构。数字化服务机构必须具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工项目，不存在违法违约行为、安全事故等不良记录。

第九条  选定数字化服务机构，应从数字化服务机构的企业性质、企业规模、保密资质、规章制度、员工构成、设备条件、既往业绩等方面综合评价其资质水平、技术与管理能力，注重质量与安全，不以服务低价简单评价。在同等条件下，应优先选用具有与档案数字化相关涉密资质的数字化服务机构。

第十条  数字化服务机构一经选定，签订外包服务合同（样式见附件1），有效服务期三年。由档案馆指定专人负责数字化服务机构履约行为的监管。

第十一条  数字化服务机构在有效服务期内应保持项目组工作人员的相对固定，必须与项目组工作人员签订劳动合同，对项目组工作人员进行保密审查。档案馆应要求数字化服务机构提供项目组工作人员身份证明、无犯罪记录证明、劳动合同、保密审查表（样式见附件2）备查。

第十二条  档案馆应指导数字化服务机构制订数字化安全保密管理、档案实体交接管理、数字化加工过程管理、数字化加工场所与设施管理、数字化成果验收与交接管理、存储介质管理、档案实体保护管理等规范与制度，并监督执行。

第十三条  数字化服务机构在数字化工作过程中形成的日志、记录等原始记录材料应移交档案馆，作为数字化项目台账档案进行管理。

第三章  数字化加工场所与设施管理

第十四条  档案馆固定一间独立用房作为数字化加工场所，场所应符合档案“八防”要求，配备数字化加工必需的扫描仪、计算机、局域网络设备，以及档案存放装具，但不得有可连接的网络端口和无线网覆盖。

第十五条  数字化加工场所应安装足够的视频监控设备，保证对场所的监控无死角。档案馆应定期检查视频监控设备，保证其正常运行；定期查看视频记录，并做好安全检查记录；定期保存视频监控数据，保证数据自产生之日起保存不少于3个月。

第十六条  严禁未经批准将非数字化加工必需的照相机、摄像机、手机、录音机、录音笔、电脑、移动存储介质等电子设备带入数字化加工场所，严禁未经批准将数字化加工场所内的工作用物品带出现场。数字化加工场所外设置储物柜，供工作人员进入数字化加工场所时存放私人物品。

第十七条  数字化加工场所严禁无关人员进入，数字化工作人员严禁在数字化加工场所内喝水、进食、吸烟等。

第十八条  数字化加工场所禁止存放易燃、易爆物品，应配备适当的消防器材，严禁携带火种进入数字化加工场所。

第十九条  数字化加工计算机局域网必须与其它网络物理隔离，禁止使用无线设备。数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备必须对无线网卡、蓝牙、红外线、USB接口、SCSI接口、光驱接口等信息输出装置和端口进行技术封闭，并定期进行检查。

第二十条  数字化加工设备和存储介质应专用，档案馆指定专人集中保管，投入数字化加工使用前和数字化加工完结后应逐一检查，登记管理，不得与其他用途的设备和存储介质交叉使用，使用与检查情况应进行详细记录。

第二十一条  数字化加工形成的数据必须集中储存于局域网服务器内，其它设备不得存放数据，档案馆指定专人使用专用移动存储设备定期对数据进行备份。

第二十二条  数字化服务机构确因数字化工作需要自带设备（不含存储介质）的，所有设备进场前必须经过检查，确保无安全漏洞，项目完成离场前也必须经过检查，确保数据清除干净并不可恢复。

第二十三条  数字化加工设备故障需要维修的，应检查并拆除存储介质，未经批准不得送出维修。数字化加工设备存储介质出现故障且数字化工作人员无法修复的，一般应作销毁处理并配备新的存储介质，确因存储重要数据需维修的，必须经过审批，并由档案馆工作人员现场监督。

第四章  数字化加工流程与技术标准

第二十四条  数字化加工流程的环节包括：数字化年度计划制订、待扫描案卷整理、目录数据清理与导出、数字化加工场所与设备检查、待扫描案卷出库与交接、拆卷处理、建立图像数据、数据检查、档案还原装订、档案实体检查、已扫描案卷交接入库、数据验收与交接、数字化加工设备检查与数据清理、数据整理与挂接。数字化加工各环节应作好时间与质量控制，形成数字化加工设备安全检查表（见附件3）、工作流程单（见附件4）、工作质量与安全抽检单（见附件5）、实体档案交接单（见附件6）、数据交接单（见附件7）、全文数据挂接记录单（见附件8）、数字化加工项目验收单（见附件9）。

第二十五条  数字化扫描加工的技术要求：

1.所有档案均采用彩色模式进行扫描，分辨率≥300DPI；

2.一般应使用平板扫描仪进行扫描，未经批准不得使用馈纸式扫描仪进行扫描；

3.扫描文件存储格式：扫描图像源文件为JPG格式，图像合并后文件转为PDF格式，OCR识别文件为TXT格式；

4.扫描文件命名：学生学籍成绩表、入学登记表用“页码+学生姓名”命名，页码指档案整理时编制的件内页码；自考毕业生登记表用“件号+学生姓名”；其它档案用档号命名；

5.文件夹命名与分层：归类存储扫描文件的文件夹一般分两层，第一层为案卷级，以案卷级档号命名，第二层为文件级，以文件级档号命名；

6.扫描形成的JPG图像文件应进行旋转、纠偏、裁边和去污，去污处理只可去除扫描时产生的污点、污线、黑边，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹；

7.因档案原件不清晰致扫描图像不清晰的，应对图像文件进行清晰度、对比度处理，增加图像清晰度和辨识度。

第二十六条  数字化加工项目完成后，由档案馆组织技术人员验收，验收应达到以下标准：

1.档案实体状态：100%不缺失、无损坏，装订还原差错率≤1‰；

2.档案扫描：漏扫率≤0.2‰；

3.图像质量：图像质量情况完好率99%；

4.格式封装：文件夹、图像文件命名和文件夹分层的差错率均≤1‰；

5.目录核对：档案条目信息查漏、查错全面准确，错漏率≤5‰；

6.全文数据挂接：挂接正确率100%。

第五章  数字化加工实体档案管理

第二十七条  数字化加工调取档案出库必须进行出库登记，一次出库不得多于300卷（盒），移交数字化加工人员时必须办理交接手续。一般前一批次归还入库才能调取下一批次出库。

第二十八条  进入数字化加工场所的档案应分类有序存放于档案柜内，不得随意堆放，已拆除装订的档案要用燕尾夹夹牢，严防散落、混淆。

第二十九条  为方便扫描可拆除原档案装订。还原时，仍按原装订单位（卷、件）装订。以件为单位装订的，根据档案厚度可使用不锈钢订书钉还原装订，严防出现错装、漏装、倒页、装订不牢、装订压字等情况。

第三十条  老化、有破损的档案，应修复后再进行装订还原。

第三十一条  档案扫描完成归还入库前，必须对照档案目录逐卷逐件进行检查，发现问题及时整改，确保档案齐全完整、装订完好、无破损，做好检查、交接与入库登记。

第六章  数字化工作台账管理

第三十二条  建立数字化工作台账，主要包括：数字化加工项目实施计划、数字化服务机构合同、数字化服务机构安全保密承诺书、数字化服务机构工作人员保密审查表、数字化服务机构项目实施记录、数字化工作流程单、工作质量与安全抽检单、实体档案出入库登记表、实体档案交接单、数据交接单、数字化加工项目验收单、数字化加工设备安全检查表等。所有台账由档案馆数字化加工项目负责人收集整理后归入相应全宗卷存档。

第三十三条  档案馆应监督与指导数字化服务机构建立健全工作台账，并定期对台账记录进行检查。

第七章  数字化加工应急管理

第三十四条  数字化加工项目实施过程中如发生火灾、档案丢失、数据外泄、存储介质丢失等重大事故，应按《湖北工业大学档案安全应急预案》立即启动应急管理，尽可能把事故损失与影响降到最低。

附件1

数字化加工档案安全及信息保密承诺书（样式）

甲方：湖北工业大学

乙方：

鉴于甲方委托乙方承担其纸质档案数字化加工服务，乙方将对甲方档案进行扫描处理，并接触到甲方档案中内容非公开的、信息仅限内部知晓的文件资料，为了维护甲方档案的实体与信息安全，乙方承诺在数字化加工服务中承担档案安全与信息保密责任，遵守如下规定：

1.乙方对数字化扫描服务项目参与人员进行保密审查，填写审查表并经甲方审核同意后交甲方存档，乙方负责对人员进行上岗前保密培训教育。

2.乙方对数字化扫描工作过程进行全程视频监控，完整的监控记录在项目完结时交由甲方保存。

3.乙方按甲方规定进行档案出入库登记和档案交接登记。

4.乙方工作人员在工作任务实施过程中，非甲方工作人员监督下不得将档案资料带出工作场所，不得记录档案资料内容，不得以任何方式向第三方传递档案资料内容。

5.除确有必要，如须自拟文件标题、扫描图像处理等要查看文件内容外，乙方工作人员不得阅读档案资料内容。

6.乙方工作人员在拆装档案资料、扫描处理档案资料时，不得丢失档案，不得造成档案损毁，不得对档案进行涂改。

7.乙方工作人员不得将计算机磁盘、光盘等存储介质带进或带出甲方提供的工作场所。因工作需要必须带进工作场所的计算机软件存储介质，因扫描数据刻录光盘需要必须带进工作场所的光盘，带进、带出时要办理检查登记手续。

8.除数字化扫描及其监控必备设备外，乙方工作人员不得将其它具有摄录功能设备带入工作场所，手机等私人物品进行集中存放保管。

9.乙方使用的所有设备不得接入互联网。

10.乙方不得以任何形式复制甲方档案资料信息及其目录数据并向第三方传递，在乙方结束每期项目工作时，所加工形成的数据经甲方验收合格后，必须在甲方监督下将其设备内所有与甲方档案相关的数据删除干净。

11.乙方建立工作制度，细化工作流程，对工作人员进行有效管理。

                承诺单位（盖章）：

时    间：      年   月   日

附件2

档案数字化加工人员审核表

附件3

数字化加工设备安全检查表

附件4                                         数字化加工流程单

案卷号：