校属各单位、机关各部门：

经与中国邮政速递物流股份有限公司武汉市公司协商确定，我校2019届毕业生档案将于2019年7月5日通过EMS集中转递。为做好毕业生档案材料移交归档，确保毕业生档案能及时、完整、准确、安全转递，保障毕业生顺利派遣，现将有关事项通知如下：

一、归档材料内容及时间安排

依据《湖北工业大学学生档案管理办法》（湖工大档案〔2017〕2号）规定和学校毕业生派遣工作安排，毕业生档案归档材料内容、归档责任单位及其归档时间安排如下：

二、归档材料要求

1.毕业生登记表。登记表填写要求字迹清楚，信息完整，并经所在学院和学工部（或研究生院）审核盖章。移交归档时，按照班级、学号顺序排列，以学院为单位集中移交。

2.党员组织材料。毕业生正式党员、预备党员组织材料按校党委组织部相关要求及时、齐全、完整收集归档。归档材料由学院按人单独装袋、密封，装袋时必须仔细核对材料归档范围，并在档案袋目录栏（目录栏没有列明的材料可手写添加）逐一打“√”，密封时在封口处横向贴密封条，并加盖学院公章，档案袋上须准确标注学生姓名、学号、班级。党员档案袋、密封条到档案馆学生档案室领取。入党积极分子材料也应收集归档，但不单独装袋，归档范围应包括入党申请书、培养考察登记表、党校结业证复印件、团员推优表、思想汇报等材料。

3.毕业生就业派遣数据库。所有毕业生档案均按研究生院、招就处提供的毕业生就业派遣数据库信息进行档案转递。各学院采集的毕业生就业派遣信息须包含以下档案转递信息：（1）档案接收单位全称及具体部门名称；（2）档案接收单位详细地址（所在省、市、区/县及街道门牌号码）；（3）档案接收人姓名及联系电话（如毕业生派遣系统无档案接收人信息字段，请将档案接收人姓名、联系方式填写在档案接收单位全称及具体部门名称信息之后）；（4）毕业生手机号。档案馆于7月1日将档案转递信息提供EMS服务商打印邮件面单后，将无法更改档案转递信息，请务必告知毕业生在此之前进行信息更新。

4.学生成绩单、就业通知书、毕业生体检表等。经相关单位（部门）审核盖章后，按学院、班级、学号顺序排列，集中向档案馆移交。

所有归档材料均应按要求填写移交清单（见附件），经档案馆清点、审核后，办理移交登记手续。学生成绩单、就业通知书应提供已打印移交的学生姓名清单登记备查。为避免集中归档造成排队等候，请各单位（部门）提前联系档案馆商定具体移交时间。

三、毕业生党组织材料转递注意事项

根据中组部《干部人事档案工作条例》的规定，毕业生党组织材料作为毕业生档案的一部分应一并转递。请相关单位务必提醒毕业生注意区分档案转递去向和党组织关系转移去向的差异。党组织关系转移事项按校党委组织部相关要求办理。

四、工作要求

1.高度重视，确保质量。2019届毕业生档案收集归档与转递工作正值学校中层领导班子和中层干部换届，人员变动较大。各单位（部门）要高度重视毕业生档案工作对毕业生事业发展与个人生活的重要影响，切实以生为本，克服不利因素，明确专人负责，精心组织实施，确保工作质量，杜绝毕业生档案归档不全、归档错误、档案转递信息错误而误投或遗失等现象。各单位（部门）指定一名工作人员负责毕业生档案工作，名单请于5月10日前报档案馆。

2.按时齐全移交归档材料。毕业生档案归档、整理与转递工作时间紧、任务重、要求高，一旦延误将影响毕业生按时到工作单位报到。请各单位（部门）务必按归档范围、归档要求和时间安排移交归档。

3.准确收集档案转递信息。毕业生就业派遣信息的准确性是毕业生档案准确转递的前提,各学院、研究生院在毕业生就业信息采集时,务必保证每位学生的档案转递接收单位、地址、联系人及联系电话不错、不漏，确保毕业生档案转递准确率100%。

4.加强毕业生宣传教育。各单位（部门）要利用各种渠道向毕业生宣讲档案知识，务必提醒毕业生认真填写各类毕业材料、准确登记档案转递地址信息、及时查询档案转递结果。

毕业生档案材料归档、转递工作由档案馆学生档案室（行政楼五楼B501室）具体负责，联系人：杨老师、姚老师，联系电话027-59750765。

附件：毕业生档案材料移交归档用表

党员组织材料移交汇总表click here

党员材料移交明细表click here

入党积极分子材料移交明细表click here

档 案 馆

2019年5月6日