校属各单位、机关各部门：

档案资源是学校的宝贵财富，起着“存凭、留史、资政、育人”的重要作用。为进一步落实部门立卷归档基本工作制度，做好2017年度档案收集整理归档工作，现将有关事项通知如下：

一、工作目标

贯彻落实《中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强和改进新形势下档案工作的意见》《中共湖北省委办公厅、省政府办公厅关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见》和《湖北省档案局、湖北省教育厅关于加强和改进新形势下全省高校档案工作的意见》精神，推进学校档案工作目标管理“省特级”达标建设，全面推行网上预立卷归档，实现全校各单位（部门）2017年度档案“应归尽归、应收尽收”，归档率、归档案卷合格率以及网上预立卷档案条目信息录入合格率均达到100%。

二、工作组织分工

全校各单位（部门）要切实落实部门立卷归档制度，分工协作，完成归档工作目标任务。

1.档案馆负责全校档案归档工作的组织与监督，将档案归档工作纳入各单位（部门）年度目标任务进行考核。为各单位（部门）指派业务指导责任人（见附件1），对兼职档案员开展多种形式业务培训，加强业务指导与监督，结合归档工作开展档案工作标准贯标和全校档案工作检查，及时汇总、通报归档情况。

2.各单位（部门）分管档案工作负责人认真履行本单位（部门）立卷归档工作的组织与监督职责，1月15日前完成单位（部门）立卷归档工作布置，做好工作协调与检查，督促兼职档案员和相关工作人员按《部门立卷归档流程》（见附件2）做好文件材料（含校内请示报告）的清收、整理、著录和归档，做好部门立卷归档材料审核与检查，防止归档工作中违法违纪行为发生。

3.各单位（部门）兼职档案员负责指导本单位（部门）工作人员做好文件材料的收集、鉴定、整理工作，对收集的纸质档案进行分类、组卷（分盒）、编档号、编页码、加盖并填写件号章、编目（或网上预立卷条目信息录入）并打印归档目录和填写备考表；对收集的电子文件进行可读性和安全性检测、文件格式转换、文件名称拟写、数据包文件夹整理、编制电子文件移交目录，经分管档案工作负责人检查并在备考表上签字后，在规定时间内向档案馆移交。

4.加强专项工作材料的收集归档，精准扶贫工作材料由校办负责立卷归档，申博工作由申博办负责立卷归档，房改工作材料由房改办负责立卷归档。

三、归档范围

1.各单位（部门）综合类文件材料的收集范围、分类方案、鉴定标准、保管期限划定，严格按照《湖北工业大学档案实体分类实施细则（修订）》（湖工大档案〔2016〕5号）执行，具体参见《部门立卷归档工作手册》（2016年编印）中的《各单位（部门）归档范围与保管期限一览表》。

2.有关单位（部门）人事档案类文件材料的收集归档范围按照《湖北工业大学人事档案管理办法》中的《人事档案材料归档范围及归档责任单位一览表》（见附件3）执行，同时做好2017年度以前未归材料的清理移交工作。

四、归档质量要求

1.做好文件材料鉴定，不超范围归档，同份文件不重复归档。对于不属于归档范围的校外单位文件材料，由上级单位形成的，各单位（部门）应向档案馆移交作为资料保存；由校内各单位（部门）形成的，各单位（部门）应作为备查材料自行短期保存。

2.文件材料务必完整收集归档，主体文件、附件、办理文件所形成材料收集齐全，不能缺漏。上级文件及其附件通过网络下发的，应下载打印后归档。特别要注意上级批文、各类人员名册（单）、学籍学位材料、基建技术资料、合同等重要文件材料的收集，确保归档齐全无缺失。

3.纸质文件材料收集、整理、装订、编目及移交，要严格按照《湖北工业大学部门立卷归档工作规范》（湖工大档案〔2016〕2号）规定的步骤与质量要求，要确保归档文件材料的齐全、完整，以及归档文件材料整理的系统性、规范性。纸质文件材料装订必须使用档案专用不锈钢钉和装具，不锈钢钉及档案装具由档案馆统一提供。

4.落实“增量档案电子化”要求，加大电子文件收集归档力度，严格按照《湖北工业大学电子文件归档与档案管理规范》（湖工大档案[2015]4号）进行电子文件的收集、整理、检验、刻盘、归档，文本、图片、多媒体和数据库数据、网页信息等电子文件要收集齐全，电子文件题名要素齐全、元数据信息完整，文件夹分类、分层清晰，目录编制规范，格式正确，防止漏收漏归或归错版本。电子文件归档必须进行质量检查。

5.严格落实纸质、电子档案双套制归档的要求，对于只形成了电子文件而未形成纸质文件的重要文件材料，各单位（部门）应打印并加盖单位印章后与电子文件一并归档，应做到校内形成文件材料归档时纸质、电子档案的一一对应。

6.各单位（部门）务必加强网上预立卷归档信息著录管理，不得将档案信息管理系统交给未授权人员使用，确保信息安全，信息著录要严格按照《网上预立卷系统归档文件信息著录规则（修订）》（见附件4）要求，保证著录信息的准确性、规范性、可用性。

7.暂未实行网上预立卷归档的单位（部门），登录档案馆网站下载归档文件目录电子版（XLS格式），按要求进行归档文件信息著录并在归档时移交目录电子文件。

8.严格按照《湖北工业大学实物档案管理办法》《湖北工业大学声像档案管理办法》《湖北工业大学照片档案整理规范》要求，加强对声像、实物档案的收集整理归档，实物档案必须提交说明文字，声像档案必须进行要素标注，毕业生合影照片(不小于六寸)应在照片背面备注合影人员名单。

归档工作需要遵照执行的制度、规范、标准，以及需要使用的表格，可登录档案馆网站下载。

五、工作时间安排

2017年度档案归档工作于2018年1月10日启动，网上预立卷归档系统开放，各单位（部门）务必于2018年5月31日前完成各类档案的移交归档工作，6月上旬由档案馆汇总通报全校部门立卷归档工作完成情况。基建、设备、科研、教研项目类档案和学籍档案的归档时间要求按《湖北工业大学部门立卷归档工作规范》执行。

六、归档工作纪律要求

各单位（部门）要进一步提高档案法制意识，在归档工作中落实《档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》和档案业务制度与规范，做好归档工作组织，认真履行文件材料收集归档职责，按时完成归档任务，严防出现留存档案拒不归档、不按时归档、遗失和损毁档案、篡改档案、归档不全、擅自扩大归档范围、档案信息泄密等违法违纪现象。对于归档工作中的违法违纪行为，将依据《档案管理违法违纪行为处分规定》严肃处理。

附件：1.各单位（部门）业务指导责任人一览表

2.部门立卷归档流程

3.人事档案材料归档范围及归档责任单位一览表

4.网上预立卷系统归档文件信息著录规则（修订）

湖 北 工 业 大 学

2018年1月8日

附件1

各单位（部门）业务指导责任人一览表

附件2

附件3

人事档案材料归档范围及归档责任单位一览表

附件4

网上预立卷系统归档文件信息著录规则（修订）

第一条  为规范网上预立卷档案信息著录，建立健全我校标准统一、数据规范的档案信息检索体系，参照《档案著录规则》（DA/T18-1999），结合我校档案工作实际，特制定本著录规则。

第二条  著录项目包括档号、正题名、副题名、文件编号、载体类型、第一责任者、其它责任者、单位、文本、密级、保管期限、总数量、总量单位、页数、分量单位、归档时间、归档年度、起时间、止时间等等，以上列举项目为必须著录项。

第三条  信息著录分为案卷级和文件级两种目录著录。案卷级目录著录以卷、盒为著录对象；文件级目录著录以卷、盒内的单份文件为著录对象。部门归档网上预立卷时只进行文件级目录著录。（兼职档案员负责文件级目录著录）。

第五条  著录信息应来源于被著录的档案。

第六条  具体著录项目的著录方法：

一、档号，即档案编号，具有唯一性，不可重复，重复则不能存盘。其构成为：全宗号+年度号+类目号+盒（卷）号+件号。

1.全宗号统一著录为“1”。

2.年度号即档案形成后归档的年度，使用四位阿拉伯数字著录，如“2017”。

3.类目号对应本手册中《各单位（部门）归档范围与保管期限一览表》具体内容著录。（系统已预设，直接选择。）

4.盒（卷）号是归档文件经过整理预立卷组卷、装盒、排序后形成的卷号或者盒号（参见《湖北工业大学部门立卷归档工作规范》），每盒（卷）为一个新的起数和止数，使用“001”为始数的三位阿拉伯数字著录。

5.件号即一盒（卷）内文件材料排列的顺序号，使用“001”为始数的三位阿拉伯数字著录。

二、题名，即归档文件标题。

1.正题名，指归档文件文首的文件标题，一般照原文著录。

正题名字段长度限制为75个汉字，如超过75个汉字则不能存盘，必须进行规范缩写。

如文件没有题名或题名中文件要素信息不全，不能反映文件内容特征的，要依据文件内容重新拟写题名，并加“[ ]”。例如：文件原题名为 “通知（公告、布告、通告、通报等）”，应重新拟写为[××（责任者）关于××（事由）的通知（公告、布告、通告、通报等）]；文件原题名为“合同（协议、协议书、意向书等）”，应重新拟写为[湖工大与××（责任者）关于××（事由）的合同（协议、协议书、意向书等）]；文件原题名为“报到证（任职通知、行政介绍信、工资介绍信、商调函、起止薪通知、鉴定意见等）”，应重新拟写为[××（文件指向对象人名）报到证（任职通知、行政介绍信、工资介绍信、商调函、起止薪通知、鉴定意见等）]。

2.副题名，指归档文件的副标题，照原文著录，长度不能超过75个汉字。

三、文件编号，即文号，照归档文件原文著录，文件无文号则不著录。注意文件编号著录时年度统一用“[ ]”，如“湖工大党[2017]1号”。

联合发文的归档文件上有多个文件编号时，只著录第一个文件编号。

四、载体类型，即归档文件的材质类型，现只对纸质归档材料预立卷，默认著录为“纸张”。

五、责任者，即归档文件形成者，一般为文件的落款单位或者个人。著录项目为第一责任者、其他责任者。

1.第一责任者，是指归档文件落款列于首位的责任者，照原文著录。

归档文件未注明责任者的，著录时应根据文件内容、形式特征考证出责任者并加“[ ]”；无法考证时则不著录。

第一责任者字段长度限制为15个汉字，如超过15个汉字则不能存盘，必须进行规范缩写。例如“中国共产党湖北省委员会纪律检查委员会办公室”可缩写为“省纪委办公室”；“湖北省人民政府办公厅机关事务管理局”可缩写为“省政府办公厅机关事务管理局”；“湖北工业大学土木建筑与环境学院教学工作办公室”可缩写为“湖工大土环学院教学办”。

2.其它责任者，即除第一责任者外的责任者，只有一个时照原文著录；如有多个，可只著录前一个或两个（根据字段长度），其它用“等”代替，不同责任者间用“；”隔开。字段长度要求同第一责任者。

六、单位，即校内向档案馆移交归档文件材料的各单位（部门），应著录归档单位全称，一般不缩写、不用简称。如“学科建设办公室”“实验室与资产管理处”“材料与化学工程学院”，不缩写、简称为“学科办”“资产处”“材化学院”。

七、文本，即归档文件的稿本。依实际情况著录为正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图等。一般著录为正本，如为复制件则著录为副本。

八、密级，即归档文件的保密等级。归档文件标有密级（绝密、机密、秘密）的，按文件标注著录；归档文件没有标注密级的，均著录为“内部”。

九、保管期限，即根据档案价值确定的档案应该保存的时间。具体参照《部门立卷归档工作手册》内《各单位（部门）归档范围与保管期限一览表》著录。

十、总数量和总量单位，总数量统一著录为“1”，总量单位统一著录为“件”。

十一、页数和分量单位，页数为一份归档文件所编的页码数，为阿拉伯数字，分量单位统一著录为“页”。

十二、归档时间，即兼职档案员著录归档文件信息的日期，著录时一律用8位阿拉伯数字表示，如“20180301”。

十三、归档年度，即兼职档案员将档案移交归档的年度，一般为归档文件形成的次年；基建项目文件材料在竣工验收后两个月内归档，归档年度根据实际归档时间著录。

十四、起日期、止日期，即归档文件形成时间区间。著录时统一将起日期、止日期著录为归档文件的最后落款日期，一律用8位阿拉伯数字表示，如“20180301”。校内请示报告著录为领导最后签批日期。归档文件未标注形成时间的，考证到月或年后著录。

第七条  网上预立卷时，除以上必须著录项目外，其它著录项目可不著录。

第八条  各著录项目均为档案信息利用检索、归档情况综合统计的关键字段，著录用文字、符号必须标准化、规范化，应确保正确，防止错误。

著录时，所有标点符号均使用中文标点符号，不得使用西文标点；除题名著录时原文件题名中就有空格的以外，不得在文字间或著录项头尾处插入空格。著录完成提交存盘前，应仔细审读校对，无误后才能提交存盘。