各学院、研究生院：

为做好2017级新生档案收集、整理、移交工作，确保每位新生档案齐全、完整、安全归档，现将有关事项通知如下：

一、工作要求

1.归档范围与分工。全日制本科生档案由各学院收集归档，归档范围为：入学前档案(含高中档案、高考报考材料、入团志愿书或团组织关系证明、入党材料等)、学生登记表（一式两份）；研究生档案由研究生院收集归档，归档范围为：入学前档案（含本科及以前档案、工作经历材料、入团材料、入党材料等）、研究生入学登记表（一式两份）、研究生录取登记表。

2.档案装袋。各学院在完成本科新生录取资格审查、党团员身份审核后，将本科新生档案按“一生一袋”装入档案馆下发的学生档案袋中。如一名学生的入学前档案分装多袋的，请按上述归档范围合并装入一个学生档案袋中。研究生新生档案由研究生院进行档案审核时统一装袋。

3.档案整理与登记。各学院对本科新生档案分班级按学号顺序、研究生院对研究生新生按学号顺序进行整理排列，按要求填写《新生档案移交明细表》《新生档案移交汇总表》（见附件，电子版可登录档案馆网站“下载中心”栏下载），并经各学院分管学生工作负责人审核签字。

4.档案移交。各院于10月20日前，将整理好的本科生、研究生新生档案及经审签的《新生档案移交明细表》《新生档案移交汇总表》一并向档案馆学生档案室移交归档。为避免集中移交等候时间，请各学院提前联系档案馆商定移交时间。

二、注意事项

1.新生档案袋由档案馆统一制作并贴好学生信息标签，请各学院于9月14-15日到档案馆学生档案室领取。

2.2017级新生的党组织材料请单位按校党委组织部有关要求，完成党员资格审核后，随同入学前档案一并移交档案馆，注意在《新生档案移交明细表》“党组织材料”栏注明“√”。

3.新生档案装袋时若无特殊情况，请不要在档案馆下发的学生档案袋上做任何标记。若同一班级学生有重名情况，请在档案袋上用铅笔注明该生身份证号码以示区分。

4.《新生档案移交明细表》《新生档案移交汇总表》是归档备查的依据，应准确填写，避免错漏，且必须与档案材料一一对应。

5.本科生学生登记表一式两份，一份装入学生档案袋，一份以班级为单位按学号顺序整理后归档；研究生入学登记表一式两份，一份装入学生档案袋，一份由研究生院按学号顺序整理后集中移交。

6.在新生档案归档移交前，各学院应指定专人予以妥善保管，确保相关档案材料安全，防止丢失、损毁等现象发生。

三、业务指导

1.档案馆学生档案室负责新生档案归档工作的业务指导与监督，办公地点为行政楼五楼B501，业务指导人杨老师、姚老师，联系电话59750765。

2.为便于归档工作业务沟通与交流，请各院指定一名老师作为联系人，并将其姓名、联系电话、QQ号于9月15日前报档案馆学生档案室。

附件：1.新生档案移交汇总表2017danganyijiaohuizongbiao

2.新生档案移交明细表2017danganyijiaomingxibiao

                                                档  案  馆

                                             2017年9月11日