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通知公告
关于做好2017届毕业生档案归档、转递工作的通知

作者:档案馆 发布:2017-05-04 点击量:

各学院、研究生院,各有关单位(部门):

2017届毕业生档案预定转递日期为7月4日,为做好档案材料移交归档,使毕业生档案能及时、完整、准确、安全转递,保障毕业生就业派遣,现将有关事项通知如下:

一、归档材料内容及时间安排

依据《湖北工业大学学生档案管理办法》(湖工大档案〔2013〕1号)的规定,毕业生档案材料归档内容及其归档责任单位和归档时间安排如下表:

归档材料内容

归档责任单位

归档时间

毕业生登记表

各学院、研究生院

5月20日

党团组织材料

各学院、研究生院

5月25日

毕业生体检表

校医院

6月10日

优秀毕业生登记表

学工部、研究生院

6月10日

优秀个性发展大学生材料

学工部

6月10日

毕业生就业派遣数据库

招就处、研究生院

6月18日

就业通知书

招就处、研究生院

6月20日

学生成绩单、辅修成绩单

教务处、研究生院

6月25日

处分材料

教务处、学工部

6月28日

毕业生就业派遣数据库

(改派更新库)

招就处、研究生院

6月30日

二、归档材料要求

1.毕业生登记表。表格填写要求字迹清楚,信息完整,并经所在学院和学工部(或研究生院)审核盖章。移交归档时,按照班级、学号顺序排列,以学院为单位集中移交。

2.党员组织材料。材料归档应齐全完整,正式党员应归入党志愿书、入党申请书、政审材料、转正申请书、自传、培养考察登记表、党校结业证复印件、思想汇报、团员推优表、其它培养材料;预备党员应归入党志愿书、入党申请书、政审材料、自传、培养考察登记表、党校结业证复印件、思想汇报、团员推优表、其它培养材料;入党积极分子应归入党申请书、培养考察登记表、党校结业证复印件、团员推优表、思想汇报等材料。

毕业生党员组织材料按人单独装袋、密封,专用的档案袋、密封条提前到档案馆学生档案室领取。相关材料装袋时必须仔细核对材料归档范围,并在档案袋目录栏逐一打“√”,密封时在封口处横向贴密封条,并加盖公章。档案袋上准确标注学生姓名、学号、班级。

3.毕业生就业派遣数据库。采集的毕业生就业信息须包含以下与档案转递相关内容:(1)档案接收单位的全称及具体部门名称;(2)档案接收单位的详细地址(所在省、市、区/县及街道门牌号码);(3)档案接收人姓名及联系电话;(4)毕业生手机号。7月1日档案馆将档案转递信息提供EMS服务商后,将无法再更改档案转递信息,请务必告知学生在此之前进行信息更新。

4.学生成绩单、就业通知书、毕业生体检表等。经相关单位(部门)审核盖章后,按学院、班级、学号顺序排列,集中向档案馆移交。

所有归档材料均应按要求填写移交清单(见附件),并办理移交登记手续。

三、毕业生党组织材料转递注意事项

根据中组部《干部档案管理条例》和《湖北工业大学学生档案管理办法》,毕业生档案不允许拆分零散转递,毕业生党组织材料按规定应与毕业生档案一并转递。请各学院、研究生院务必提醒学生注意档案转递和组织关系转移的一致性,具体事宜按照党委组织部相关要求执行。

四、工作要求

1.高度重视,加强宣传。毕业生档案归档不全、归档错误、档案转递误投或遗失,都将严重影响毕业生的事业与生活。各单位要切实以生为本,高度重视毕业生档案材料归档与转递工作,要有专人负责(各单位确定一名工作人员,名单于5月10日前报档案馆),精心组织实施,确保工作质量。同时,各单位要加强对毕业生的宣传教育,以档案馆《致毕业生的一封信》、《学生档案知识问答》和视频《档案去哪儿了》为主要内容,利用各种渠道向毕业生宣讲,务必提醒毕业生准确登记档案转递地址信息、及时查询档案转递结果。

2.按时齐全移交归档材料。毕业生档案归档、整理与转递工作时间紧、任务重,一旦延误将影响毕业生按时到工作单位报到。请各单位务必按归档范围、归档要求和时间安排移交归档。为避免集中归档造成审核清点等候,请各单位(部门)提前联系档案馆商定具体移交时间。

3.准确收集档案转递信息。毕业生就业信息的准确性是毕业生档案准确转递的前提。为保证毕业生档案EMS投递时不误投、错投或无法投递,各学院、研究生院在毕业生就业信息采集时务必保证每位学生的信息齐全、准确,档案转递接收单位、地址、联系人及联系电话不错、不漏。

毕业生档案材料归档、转递工作由档案馆学生档案室(行政楼五楼B501室)具体负责,联系人:杨老师、姚老师,联系电话59750765。

附件:毕业生档案移交归档用表(下载中心下载)

档 案 馆

2017年5月3日

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