校属各单位、机关各部门：

档案收集归档是学校各工作完结的最终环节，决定着学校历史记录的完整性。为贯彻《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015），完善归档制度，做好2015年度档案的部门立卷工作，现将有关事项通知如下：

一、归档工作目标

根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号），以及学校创建湖北省档案工作规范管理“AAA”等级标准的要求，全校各单位（部门）2015年度档案应做到“应归尽归、应收尽收”，归档率应达到100%，归档档案案卷合格率应达到100%。

二、归档工作的组织分工

全校各单位（部门）要进一步落实部门立卷归档制度，分工协作，完成归档工作目标。

1.档案馆负责全校档案归档工作的组织与监督。依据《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015），出台加强部门立卷归档工作的指导意见，为各单位（部门）指派档案工作业务指导责任人（见附件1），加强归档工作业务指导，结合归档工作开展档案工作标准贯标和全校档案工作检查，及时汇总、通报各单位（部门）归档情况，切实履行监督职责。上半年组织两次以部门立卷归档工作为核心的全校档案工作业务培训，提高专兼职档案人员工作水平。

2.各单位（部门）分管档案工作负责人负责本单位（部门）立卷归档工作的组织与监督职责，3月底完成对本单位（部门）立卷归档工作的安排与布置，做好工作协调与检查，督促兼职档案员和相关工作人员按归档流程（见附件2）做好文件材料的清收、整理和归档。

3.各单位（部门）兼职档案员负责指导本单位（部门）工作人员做好文件材料的收集、鉴定、整理工作，并对收集的纸质档案进行分类、组件（卷）、编写页码、填写归档文件目录（见附件3）和备考表（见附件4），对收集的电子文件进行文件格式转换、文件名称拟写、数据包文件夹整理、编制电子文件目录登记表（见附件5），经分管档案工作负责人检查签字后，在规定时间内向档案馆移交。

4.各单位（部门）立卷归档分工按照《湖北工业大学部门立卷归档工作规范》执行。2015年度经校领导签批的校内请示、报告由拟文单位负责收集；“三严三实”专题教育活动材料由组织部负责收集归档；校党委中心组学习材料由宣传部负责收集归档；军工保密资格审查认证工作材料由校办负责收集归档。

三、归档范围与质量要求

1.文件材料的收集范围、分类方案、鉴定标准、保管期限划定，严格按照《湖北工业大学档案实体分类实施细则（修订）》（湖工大档案〔2014〕1号）执行，基建档案按《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328－2014）收集归档，财会档案按《会计档案管理办法》（国家财政部、国家档案局79号令）划定保管期限。为保证档案齐全完整收集归档，档案馆为各单位（部门）编制了2015年度档案归档参考范围（见附件1），供收集时参考。

2.归档的纸质文件材料按《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）进行整理，按要求填写归档文件目录和备考表，保证归档案卷质量。归档文件目录要求提供电子文件（XLS格式）。

3.加大电子文件收集归档力度，归档的电子文件按《湖北工业大学电子文件归档与档案管理规范》（湖工大档案[2015]4号）进行收集、整理、刻盘、检验、归档，文本、图片、多媒体和数据库数据、网页信息等电子文件要收集齐全，防止漏收漏归或归错版本，文件夹分类、分层清晰，目录编制规范，格式（TXT格式）正确。

4.继续加强声像、实物档案的收集归档。实物档案的整理归档要求按《湖北工业大学实物档案管理办法》（湖工大档案〔2013〕4号）执行，声像档案的整理归档要求按《湖北工业大学声像档案管理办法》（湖工大规〔2009〕2号）、《湖北工业大学照片档案整理规范》（湖工大档案〔2014〕2号）执行。实物档案必须提交说明文字，声像档案必须进行要素标注。

5.严格落实纸质、电子档案双套制归档的要求，对于只形成了电子文件而未形成纸质文件的重要文件材料，各单位（部门）应打印并加盖单位印章后与电子文件一并归档。

6.根据《湖北工业大学人事档案管理办法》（湖工大档案〔2012〕2号），人事档案材料形成单位要依据人事档案归档范围与要求，做好2015年度形成人事档案材料的收集、整理、归档工作，同时做好2015年度以前未归档案材料的清理移交工作。对于应形成而未形成的材料，应及时补充形成并归档。

7.对于不属于归档范围的校外单位文件材料，特别是上级单位文件材料，各单位（部门）应向档案馆移交作为资料保存。不属于归档范围的校内文件材料，应作为备查材料由单位（部门）短期保存。

8.各单位（部门）要注意文件材料的完整性，务必将主体文件、附件、办理文件所形成材料收集齐全，不能缺漏。上级文件中通过网络下发的附件部分，应将附件下载打印后归档。特别要注意上级批文、各类人员名册（单）、学籍材料、基建技术资料、合同等重要文件材料的收集，确保归档齐全，不得缺失。

四、归档工作纪律与时间要求

1.各单位（部门）要进一步增强为学校“管档守史，存凭资政”的责任感和使命感，组织工作人员加强对《档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》和相关工作制度与业务规范的学习，认真履行文件材料收集归档职责，在归档工作中要严防留存档案拒不归档、不按时归档、遗失和损毁档案、篡改档案、归档不全、擅自扩大归档范围、档案信息泄密等违法违纪现象的出现。

2.各单位（部门）务必于2016年6月25日前完成各类档案的移交归档工作，学校将于6月底汇总通报全校归档工作完成情况。基建、设备、科研、教研项目类档案和学籍管理档案的时归时间，按《湖北工业大学部门立卷归档工作规范》执行。

五、归档工作业务指导联系方式

档案馆为各单位（部门）提供上门指导、电话与网络咨询等归档工作业务指导服务，综合类档案业务咨询电话59750766，人事类档案业务咨询电话59750763。

归档工作需要参照执行的制度、规范、标准，以及需要使用的表格，可登录档案馆网站下载。

附件：1.各单位（部门）2015年度档案归档参考范围

2.部门立卷归档流程图guidangliuchengtu

3.归档文件目录guidangwenjianmulu2016

4.备考表beikaobiao2016

5.电子文件目录登记表dianziwenjianmuludengjibiao

湖 北 工 业 大 学

2016年3月15日