校属各单位、机关各部门：

档案是学校历史的真实记录，是学校发展过程中积累的宝贵财富。为做好全校2013年度档案的立卷归档工作，现将有关事项通知如下：

一、立卷归档工作的组织分工

1.档案馆负责全校档案立卷归档工作的组织与监督，要明确各单位（部门）立卷归档工作业务指导责任人，进一步落实业务指导责任制，开展一次全校兼职档案员业务培训，及时汇总、通报各单位（部门）归档情况，切实履行监督职责。

2.各单位（部门）分管档案工作负责人负责本单位（部门）立卷归档工作的组织与监督，要树立为学校“管档守史，存凭咨政”的责任心，做好本单位（部门）归档工作的安排、协调与检查，督促工作人员按归档流程（见附件二）做好归档文件材料的清收和整理。

3.各单位（部门）兼职档案员负责本单位（部门）文件材料收集归档职责，指导本单位（部门）工作人员做好文件材料的收集、整理、鉴定工作，确保文件材料的齐全完整。

4.各单位（部门）工作人员负责工作中形成、管理的文件材料收集、整理。按要求整理后，交由兼职档案员鉴定、分类、组卷并填写归档材料移交目录（含电子版，见附件三）和卷内备考表（见附件四），经分管档案工作负责人检查签字后，在规定时间内向档案馆移交。

5.部门立卷归档的组织、文件材料的立卷分工按照《湖北工业大学部门立卷归档实施细则》（湖工大规[2007]1号）执行。2013年度由学校盖章印发的带字号红头纸质文件及其电子文件，由学校办公室统一收集归档；由各单位（部门）盖章印发的红头纸质文件及其电子文件、非红头的重要文件及其电子文件由各单位（部门）收集归档；群众路线教育实践活动材料由组织部负责收集归档。

二、归档范围与质量要求

1.文件材料的收集范围、分类方案、鉴定标准、保管期限划分，严格按照《湖北工业大学档案实体分类实施细则（修订）》（湖工大档案[2014] 1号）执行。为保证档案齐全完整收集归档，档案馆分单位（部门）编制了2013年度档案归档范围（见附件一）供参考。

2.归档的纸质文件材料按《湖北工业大学文书立卷归档要求及方法》进行整理，保证归档档案案卷质量。

3.学校从2013年起新增声像、实物两类档案，现已列入各单位（部门）2013年度档案归档范围，请加强这两类档案的收集、整理、归档。因校史馆建设需要，原定由单位（部门）暂存的实物档案，将由档案馆进行征收归档。实物档案的整理归档要求按《湖北工业大学实物档案管理办法》（湖工大档案[2013]4号）执行，声像档案的整理归档要求按《湖北工业大学声像档案管理办法》（湖工大规[2009]2号）、《湖北工业大学照片档案整理规范》（湖工大档案 [2014]2号）执行。

4.根据国家关于档案数字化建设“增量档案电子化”的原则，各单位（部门）要进一步加强对文本、图片、多媒体和数据库数据、网页信息等电子文件的收集归档。电子文件归档具体要求参见《湖北工业大学电子文件归档办法》（湖工大规处[2006]2号）。

5.根据国家关于电子办公环境下实行传统纸质档案和现代电子档案双套制归档的要求，对于只形成了电子文件而未形成纸质文件的重要文件材料，特别是学校OA系统中传阅签批的各类文件，各单位（部门）应打印成纸质文件，并加盖单位印章后与电子文件一并归档。

6.根据《湖北工业大学人事档案管理办法》，人事档案材料形成单位要依据人事档案归档范围与要求，做好2013年形成人事档案材料的收集、整理、归档工作，同时做好2013年以前未归档案材料的清理移交工作。

7.对于不属于归档范围的校外单位文件材料，特别是上级单位文件材料，各单位（部门）应向档案馆移交作为资料保存。不属于归档范围的校内文件材料，应作为备查材料由单位（部门）短期保存。

8.各单位（部门）要注意文件材料收集的完整性，一定要主体文件、附件、办理文件所形成材料齐全，不能缺漏。上级文件中通过网络下发附件部分的，应将附件下载打印归档。

三、时间与纪律要求

1.各单位（部门）务必于2014年5月底前完成各种档案的移交归档工作。档案馆将于6月中旬通报全校归档工作完成情况。

2.各单位（部门）务必组织工作人员加强对《档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》（第30号令）的学习，认真履行文件材料收集归档职责，在归档工作中要严防留存档案拒不归档、遗失和损毁档案、篡改档案、归档不全、泄密等违法违纪现象的出现。

四、业务指导联系方式

档案馆为各单位（部门）提供上门指导、电话与网络咨询等业务指导服务，各单位（部门）立卷归档工作业务指导责任人见附件一。综合类档案归档业务咨询电话59750766，人事类档案归档业务咨询电话59750763。

附件一：各单位（部门）2013年度档案归档参考范围

附件二：部门立卷归档流程图

附件三：归档材料移交目录

附件四：卷内备考表

2014年3月10日