轻工学部、各学院：

根据《湖北工业大学学生档案管理办法》（湖工大档案[2013]1号）的有关要求，为做好2013级学生档案移交建档工作，确保档案齐全、完整、安全，现将有关事项通知如下：

1.各学院（学部）负责本学院（学部）2013级全日制本专科（含专升本）新生档案（指入学前档案）、学生登记表和研究生学生登记表的收集、归档。研究生处负责研究生新生档案的收集、归档。

2.新生档案的归档范围包括高中档案、入团志愿书和学生登记表，其它材料请勿装入档案袋。

3.新生档案按“一生一袋”整理，如一名学生有多份档案，请合并装入一个档案袋。各学院（学部）务必在每位学生的档案袋右上角正确标注该生学号，并分班按学号顺序进行排列，整理并编制《新生档案移交明细表》（见附件1，可登录档案馆网站下载）。

4.新生党组织材料请按校党委组织部《关于做好新生党员组织关系转接、教育管理工作的通知》（组通字[2013]18号）要求，从学生档案袋中提出审核后留于学院（学部）党委妥善保管，待学生毕业时再向档案馆移交。已提取党组织材料的学生请在《新生档案移交明细表》“备注”栏按情况注明“正式党员”、“预备党员”、“入党积极分子”字样。

5.2013级专升本学生也要填写学生登记表并归档。若为专科在我校就读的专升本学生，请在《新生档案移交明细表》“备注” 栏注明专科专业和学号（即该生在我校专科阶段的专业、学号）。

6.各学院（学部）请于新生录取资格审查、党团员身份审核等工作完成后，按《本〈专〉科生新生档案收集建档流程》（见附件2）于11月20日前向档案馆移交新生档案。移交前各学院（学部）应安全保管档案，避免丢失、损毁。为避免移交时拥挤排队，请各学院（学部）提前联系档案馆商定移交时间。

7.为便于工作沟通与交流，请各学院（学部）指定一名学生档案工作联系人，并将姓名、联系电话、QQ号等信息于9月30日前报档案馆学生档案室（文科楼B座104室）。

8.档案馆学生档案室负责新生档案归档工作的业务指导与监督，联系人杨老师、冯老师，联系电话59750765。

                                                 档  案 馆

                                                                                2013年9月17日