各学院、研究生院：

为做好2021级新生档案收集、整理、移交工作，确保每位新生档案齐全完整、安全有序归档，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

本科新生（含“3+2”学生、第二学士学位学生）档案材料归档范围包括：入学前档案(高升本学生入学前档案含高中档案、高考报考材料、入党入团材料等；“3+2”学生入学前档案含专科阶段及其之前的档案、入党入团材料等；第二学士学位学生入学前档案含原本科阶段及其之前的档案、入党入团材料等)、学生登记表等。由各学院负责收集归档。

研究生新生档案材料归档范围包括：入学前档案（含本科及以前档案、工作经历材料、入党入团材料等）、研究生入学登记表、研究生录取登记表等。由研究生院收集归档。

二、归档工作要求

1.各单位应高度重视，指定专人负责新生档案归档工作。归档工作要切实“以生为本”，严格按照学生档案归档范围、整理规范、时限要求，确保按时将所有档案材料“应归尽归”，杜绝迟归、漏归、错归和整理不规范等现象。

2.各单位在新生报到后应及时收集新生档案，在完成入学资格、党团组织关系等审核后，按“一生一袋”将档案装入档案馆下发的学生档案袋中。若同一班级学生有重名者，应在档案袋上用铅笔注明身份证号码以示区分。

3.本科生学生登记表使用单页A4纸双面打印，一式两份，学院审核盖章，一份装入学生档案袋，一份以班级为单位按学号顺序整理后归档。研究生入学登记表由研究生院审核盖章，一式两份，一份装入学生档案袋，一份以学院为单位按学号顺序整理后归档。

4.各学院按本科生班级和学号顺序、研究生院按学院和学号顺序对档案进行整理排列，认真填写《新生档案移交汇总表》《新生档案移交明细表》（见附件1、2），表内填写内容必须与档案材料一一对应。

5.对于未能按时上交档案、上交档案材料不全（如缺高中档案、高招档案或入团材料）的学生，各单位应列明清单，及时通知学生并督促学生尽早补齐，确实不能补齐档案的同学，需提交书面说明经学院确认后，交档案馆备案。

三、归档工作安排

1.各单位请于9月26日前将负责新生档案归档工作人员姓名、电话、QQ号报档案馆学生档案室，9月26日起可到学生档案室领取统一制作的、贴有学生信息标签的新生档案袋。

2.各单位请于10月22日前将整理好的档案及经审签的《新生档案移交明细表》《新生档案移交汇总表》向档案馆学生档案室移交归档。为避免人员聚集，可事先与学生档案室预约移交时间。

3.补交的档案，请于11月20日前向档案馆移交。

为提高归档质量，档案馆编制了《本科新生档案整理归档操作指南》（见附件3），供各新生档案归档工作人员参考。新生档案归档工作过程中如遇任何问题，请及时与学生档案室杨老师、廖老师联系（行政楼B501室，联系电话59750765）。

附件：1.新生档案移交汇总表

2.新生档案移交明细表

3.本科新生档案整理归档操作指南

                      湖北工业大学档案馆

                        2021年9月8日

附件1

＿＿＿＿＿学院2021级新生档案移交汇总表

注：学院各班级明细请附后。研究生院参照此表填写。

学院移交人签名：          档案馆接收人签名：

学院盖章：                档案馆盖章：

     年   月  日

附件2

＿＿＿＿＿班新生档案移交明细表（本科生用）

注：“材料移交情况”请在相应空格内打“√”。未报到的、转班走的和转班来的要在“备注”栏分别标注“未报到”“转出”“转入”，新生党员请在“备注”栏注明“党员”。

学院移交人签名：档案馆接收人签名：时间：

研究生新生档案移交明细表

注：“材料移交情况”请在相应空格内打“√”。未报到学生请予登记并在“备注”栏注明“未报到”。

移交人签名：接收人签名：时间：

附件3

本科新生档案整理归档操作指南

步骤一：以班为单位收集新生入学前档案。

操作指南：收完后按学号顺序排列，由专人保管，确保档案安全。在进行入学资格、党团关系核查和档案装袋前暂不拆封。

步骤二：以班为单位收集学生登记表。

操作指南：收取一式两份，两份分开按学号顺序排列。登记表用黑色笔书写或打印，贴登记照。

步骤三：到档案馆领取新生档案袋。

操作指南：9月26日后开始领取，请先与档案馆联系，电话59750765。

步骤四：档案审核，填写《新生档案移交明细表》，档案装袋。

操作指南：

1.两人一组，第一人负责拆封、清点、合并档案材料，第二人负责核对并逐项填写《新生档案移交明细表》和进行档案装袋。

2.将收集的某一个班的新生档案、学生登记表（一份）和档案馆发的新生档案袋均按学号排列（转班来的学生排在最后），分置于案前。

3.第一人将密封的新生档案尽可能沿着边缘裁开，一定不能损坏袋内档案材料，拿出袋内所有的档案材料；逐一核对高中档案、高考招生材料、入团志愿书或团组织关系证明是否齐全，是否有入党材料，将情况报给第二人登记；将裁开的原高中档案袋对折，把从档案袋中抽出来的所有材料夹在中间，再与该生的学生登记表、新生档案袋，一并交给第二人。

4.第二人预先将全班学生名单（含未报到的和转班来的学生）按学号顺序（转班来的学生排在最后）填入《新生档案移交明细表》，再核对档案材料、学生登记表、新生档案袋是否属同一学生，按学号顺序规范填写《新生档案移交明细表》相关栏目，无误后将档案材料、学生登记表装入新生档案袋内，绕上封口绳。

注意事项：

1.档案袋封面材料明细栏不要做任何标记。

2.《新生档案移交明细表》按照招生录取的名单逐一填写，未报到的、转班走的和转班来的要在“备注”栏分别标注“未报到”“转出”“转入”。

3.《新生档案移交明细表》团员材料栏，有入团志愿书的在“入团志愿书”一栏打“√”，有入团证明的在“入团证明”一栏打“√”，其他团员材料不归档。

步骤五：编制《新生档案移交汇总表》。

操作指南：将全院各班《新生档案移交明细表》收集齐全，汇总信息后，按要求将信息填入《新生档案移交汇总表》。

注意事项：汇总表内“未交入学前档案学生名单”栏填写该班实际已报到但未交入学前档案的学生姓名。未报到学生或转出学生名单无需填入。对于不用转档案的体育特长生，请将姓名填入“未交入学前档案学生名单”栏并在姓名后标注“（体育生）”。

步骤六：学院审核。

操作指南：将《新生档案移交汇总表》《新生档案移交明细表》（一式两份）报学院党委副书记审核，无误后，由学院党委副书记签字确认并加盖学工办公章。

步骤七：移交归档。

操作指南：

1.学院老师提前联系档案馆学生档案室，商定好移交的具体时间。

2.学院老师将装袋完整的新生档案交至学生档案室（确保搬运途中无材料散落），同时提交《新生档案移交汇总表》《新生档案移交明细表》（一式两份）及《学生登记表》（单独按班级、序号排列装袋）。

3.学生档案室对照学院《新生档案移交汇总表》《新生档案移交明细表》，当面对新生档案进行逐份清点和表内信息核查，验收无误后，由学院移交老师和档案馆接收老师在《新生档案移交汇总表》《新生档案移交明细表》签名，档案馆、学院各存一份作为凭证。

4.学院老师在档案馆学生档案归档登记本上登记归档情况。

注意事项：学院应在完成学生入学资格、党团关系审核后，再向档案馆移交档案。

步骤八：补交档案。

操作指南：档案审核时发现档案材料不全的，由学工办列补交清单，及时通知学生并督促学生尽早补齐，最迟于11月20日前向档案馆补交。确实不能提交或补交档案的学生，需提交书面说明经学院确认后，交档案馆备案。

（研究生新生档案整理归档可参考本指南。）