校属各单位、机关各部门：

根据《湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评办法》和《省档案局关于开展全省档案馆安全风险评估和排查工作的通知》要求，为进一步落实档案工作目标管理“省特级”整改事项并筑牢档案安全管理底线，指导并规范全校各归档单位档案工作，档案馆将对各归档单位档案工作进行业务指导与检查，具体事项通知如下：

一、时间安排

2021年11月15日-12月15日。

二、指导与检查主要内容

1.档案工作制度落实情况，重点指导档案工作网络建立、文档形成规范、日常文档集中管理，特别是原生电子文件、声像文件和外单位来文的集中管理；

2.声像与实物档案收集与管理情况，重点指导电子照片、视频档案的规范管理，结合《关于做好实物档案清理归档工作的通知》（湖工大档案[2021]4号）指导实物档案归档；

3.归档工作日常化情况，重点指导日常对于文档的规范收集、建档、归档，特别是结合2021年度档案的收集归档工作进行归档业务指导和数字档案管理系统操作指导；

4.文档安全管理情况，重点指导不属归档范围由部门留存文档的安全存放、保管、检索利用和管理台账建立；

5.部门形成文档的内容与形式，重点指导文档价值鉴定，进一步明确各归档单位归档范围。

三、人员分工

本次指导与检查工作由档案馆业务指导室实施，责任人肖媛媛，分三个组，具体分工如下：

肖媛媛、涂英霞：学科建设办公室、教务处、研究生院、招生与就业指导处、离退休工作处、社会资源处、继续教育学院、土木建筑与环境学院、计算机学院、理学院、体育学院、基建处、保卫处（部）、电气与电子工程学院、经济与管理学院、外国语学院、马克思主义学院、工业设计学院。

褚亚玲、陈新祥：学校办公室、纪委（监察专员办公室）、组织部（党校）、统战部、宣传部、学工部（处）、武装部、工会、团委、人事处、审计处、国际交流与合作处、教师工作部、档案馆、国际学院、财务处、图书馆、期刊社、农机工程研究设计院、农机鉴定站、资产经营管理有限公司（科技园有限责任公司）、艺术设计学院、职业技术师范学院。

祝丽娟、冯爱学：发展规划处、科学技术发展研究院、实验室与资产管理处、后勤管理处、信息技术中心、校医院、机械工程学院、材料与化学工程学院、生物工程与食品学院、底特律绿色工业学院。

四、工作方式

档案馆业务指导人员主动上门进行检查与指导，检查以现场查看、查阅文档为主，业务指导直接对接部门档案员、立卷员。本次检查与指导工作记录，纳入年度考核档案管理单项考核台账。

特此通知。

                                                      档案馆

                                                  2021年11月11日