湖北工业大学档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《湖北省档案管理条例》等法律法规，结合本校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案指学校单位（部门）或个人在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。

第三条 档案列入国有资产管理范围，实行集中统一管理，各类档案必须按要求向校档案馆移交，任何单位和个人不得私自保留，据为己有。

第四条 学校加强对档案工作的领导和管理，将档案工作纳入学校整体发展规划和年度工作计划，纳入学校管理制度和各级各类工作人员岗位职责，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，并将档案工作作为其它各项工作考核的内容之一。

第五条 学校实行部门立卷归档制度，校档案馆按立卷单位接收档案，各单位（部门）负责本部门形成档案的收集、整理、立卷、归档。

第六条 全校各单位及个人均应遵守档案法律法规和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。

第二章 领导体制和机构设置

第七条 学校档案工作接受湖北省教育厅、湖北省档案局的监督、指导与检查。学校由一名校领导具体分管档案工作。

第八条 校档案馆负责学校档案管理工作，全校各单位（部门）的档案工作接受校档案馆的监督、指导和检查。

第九条 全校各单位（部门）要加强对档案工作的领导，确定一名负责人分管本单位的档案工作，并配备一名兼职档案员，负责本单位（部门）档案业务工作。临时机构在存续期间作为独立文书处理部门开展档案工作，要有一名负责人分管档案工作，配备一名兼职档案员。

第十条 校档案馆的基本任务

1、宣传和贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作并组织实施；

2、依法治档，拟制学校档案工作规章制度，组织实施，并监督、指导和检查制度执行情况；

3、监督、指导全校文件材料的形成、积累、立卷、归档工作，指导单位（部门）内部档案建设与管理；

4、负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料，鉴定销毁超过保管期限的档案与资料；

5、开展档案的开放和利用工作；

6、开发档案信息资源，编制档案检索工具，编纂档案信息资料；

7、建立和健全全校档案工作网络，负责对全校档案工作人员的业务培训；

8、加强信息化建设，实现档案工作现代化；

9、开展档案宣传工作和档案信息利用者教育活动；

10、开展档案学术研究和交流活动；

11、完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。

第十一条 各单位（部门）兼职档案员工作职责

1、贯彻执行学校档案工作的政策和规定，完成学校布置的各项档案工作；

2、参与制订本单位（部门）档案工作规章制度、工作计划，并组织实施；

3、参加档案业务培训，负责指导本单位（部门）文件材料形成、整理、立卷归档工作；

4、集中保管本单位（部门）档案，并按有关规定向校档案馆移交档案；

第十二条 学校根据发展规模及校档案馆实际工作需要配备专职档案员。专、兼职档案员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，严守机密，具备一定的科学文化知识和档案业务知识。专职档案员必须取得湖北省档案工作岗位上岗证书，持证上岗。

第十三条 加强档案工作队伍建设，保持档案工作干部队伍，特别是专职档案干部队伍的相对稳定。专职档案工作人员属档案专业技术人员，实行专业技术职务聘任制。

第三章 经费、设备和库房

第十四条 校档案馆所需经费单独立项，列入学校预算，统筹解决。各单位（部门）对于保存本单位（部门）归档文件所需的档案装具等设备，在各自经费中给予解决。

第十五条 学校适应档案工作现代化需要，有计划地为档案馆配置信息处理、复印、录音、录像、照像、扫描、缩微、恒温、恒湿、档案装盛等必备设备。

第十六条 学校充分考虑档案馆馆藏量和档案增长规模，合理安排校档案馆用房，保证办公室、阅览室、库房、机房四室分开。档案库房要达到承重标准，应具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

第十七条 各学院要配备专室、专柜保管教学档案，其他单位（部门）要配备专柜保管档案。

第四章 档案的管理

第十八条 全校各单位（部门）必须按有关规定将收集齐全、整理立卷的档案和有保存价值的资料向校档案馆移交，档案馆负责收集和接收各类不同载体的档案和资料。个人在非职务活动中形成的不属学校所有的档案和具有保存价值的资料，由学校采用征集、代管、捐赠等方式收集到档案馆保管。

第十九条 学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时必须有校档案馆人员参加。有关业务主管部门应会同校档案馆对应归档的文件材料加以审查，签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

第二十条 校档案馆馆藏档案按全宗管理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

第二十一条 校档案馆馆藏档案按高等学校档案实体分类法分类、编目、编制检索工具，所有档案按类别——年代顺序排架。

第二十二条 档案保管期限分为永久、长期、短期（30年、15年、5年），校档案馆定期组织档案的鉴定工作，对保管期限已满的档案按程序进行销毁。

第二十三条 校档案馆应做好档案统计工作，适时掌握工作状态数据，并进行综合或专项统计分析，定期上报学校和上级业务主管部门。

第二十四条 校档案馆要加强馆藏档案的日常管理，提高安全防范和保密意识，做好 “八防”工作，对馆藏涉密档案实行密级管理，定期对所存档案和资料的保管状况进行检查，对已破损、褪色、字迹不清的档案要及时修复，非纸质载体出现损毁现象的要及时复制，确保档案信息与载体的安全。

第二十五条 全校档案工作要积极采用先进技术，逐步实现档案管理现代化。

第五章 档案的利用和开发

第二十六条 档案利用的主要形式包括阅览、摘录、复制档案和出具档案证明等。

第二十七条 校档案馆馆藏档案主要提供学校工作查考利用，未开放的档案仅供学校内部使用，已开放的档案可面向社会开放。校档案馆应按照国家有关规定制定开放档案的计划和实施方案，定期向全校和社会公布开放档案目录。

属下列情形之一的档案，不予开放。

1、涉及党和国家及学校机密的；

2、涉及专利或技术秘密的；

3、涉及个人隐私的；

4、档案形成部门规定限制利用的。

第二十八条 利用档案馆馆藏档案，应遵循下列规定。

1、凡持有合法证件或证明的单位或个人，说明利用目的后，可查阅属开放范围的档案，经校档案馆人员同意，可摘录和复制属开放范围的档案；

2、校内人员因工作需要可利用尚未开放的档案。利用属限制利用范围的档案的，须经校档案馆负责人或档案形成单位批准，利用密级档案的，须经分管保密工作校领导批准；

3、馆藏档案只提供校内因工作需要的借阅服务，对借出的档案，校档案馆应定时催还；

4、港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍；

5、外国机关和个人要求利用档案，应按国家有关规定办理；

6、利用不属学校有所档案的，必须征得档案所有者同意；

7、凡利用校档案馆馆藏档案，均应按规定办理手续，严格填写档案利用登记表。

第二十九条 利用、公布档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

第三十条 对校外单位和个人利用馆藏档案的，按《中华人民共和国档案法实施办法》有关规定和湖北省物价局核定的标准收费。

第三十一条 校档案馆要积极开发档案信息资源，编制、提供方便、快捷的检索工具，开展多种形式的档案信息编研，拓展档案馆服务功能。

第六章 奖励与处罚

第三十二条 学校明确专兼职档案工作岗位职责，建立档案工作考评机制，定期考核，对工作成绩突出的单位和个人予以表彰。

第三十三条 有下列行为之一的，学校根据情况轻重给予批评或行政处分；违反档案法构成犯罪的，依法追求刑事责任。

1、将学校工作活动中形成的应归档文件资料据为己有，或随意处理造成损失的；

2、拒不归档，或经常不按期归档的；

3、涂改、伪造档案的；

4、损毁、丢失档案的；

5、擅自传播档案信息，造成档案信息泄密的；

6、擅自出卖、转让档案的；

7、拒不接受校档案馆监督、检查、指导，造成单位档案管理混乱的；

8、档案工作人员玩忽职守，造成档案安全事故的；

第七章 附则

第三十四条 本办法由校档案馆负责解释。

第三十五条 本办法自公布之日起施行。