校属各单位、机关各部门：

文件材料归档是档案工作的起始环节，文件材料归档率和案卷整理质量合格率直接影响档案工作各环节的进度与质量。为落实好部门立卷归档基本制度，进一步增强归档工作规范性，提高档案工作质量，积极应对新冠病毒肺炎疫情对归档工作的影响，现就做好2020年归档工作的有关事项通知如下。

一、归档工作目标

深入贯彻落实《中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和《归档文件整理规则》，加快数字档案馆建设步伐，试点单套制归档，推进电子文件在线归档，确保全校各类档案材料“应收尽收、应归尽归”，力争归档率、案卷质量合格率、电子文件整理合格率、网上预立卷条目信息著录和电子文件全文挂接合格率均达到100%。

二、归档工作职责

进一步完善全校“档案馆（业务指导员）—单位（部门）档案工作分管领导—单位（部门）档案员—单位（部门）立卷员”归档工作网络，明确归档工作职责。

（一）档案馆：负责全校档案归档工作的组织与监督。开展档案标准、档案安全、档案法规的宣传；组织各单位（部门）档案员、立卷员归档工作业务在线培训；为各单位（部门）指派业务指导责任人（见附件1），通过各种方式加强对各单位（部门）归档工作的业务指导；适时通报归档工作情况，及时催收档案；做好对各单位（部门）归档工作考核。

（二）各单位（部门）分管档案工作负责人：负责本单位（部门）立卷归档工作的组织、审核与监督。合理配置本单位（部门）立卷员数量，进行立卷归档工作布置，做好工作协调与检查；督促档案员和立卷员按《部门立卷归档流程》（见《部门立卷归档工作手册》）做好归档文件材料（含综合档案类纸质档案、电子文件、声像档案、实物档案和干部人事类档案，下同）的清收、整理、著录和按时归档，检查审核归档材料整理质量并在备考表上签字；防止违法违纪行为发生。

（三）各单位（部门）档案员：负责档案工作规范与标准的贯彻落实。指导本单位（部门）立卷员做好文件材料的收集、鉴定、整理、著录工作；网上预立卷条目信息著录和电子文件在线挂接归档；电子文件光盘刻制；打印归档目录和填写备考表；进行待归档文件材料完整性、齐全性、规范性检查；向档案馆移交并办理归档手续。

（四）各单位（部门）立卷员：负责文件材料的收集、整理、编目。对归口管理的各类文件材料进行清理、收集、鉴定；按要求对纸质档案进行分类、组卷（分盒）、编档号、编页码、加盖并填写件号章；对收集的电子文件进行可读性和安全性检测、文件格式转换、文件名称规范拟写、数据包文件夹整理、编制移交目录；在档案员指导下进行网上预立卷条目信息著录和电子文件在线挂接归档；向档案员移交整理好的档案。

三、归档工作分工与归档材料范围

（一）各单位（部门）根据《各单位（部门）综合档案归档范围与保管期限一览表》和《干部人事档案材料归档范围及归档责任单位一览表》（见《部门立卷归档工作手册》），按照各自的归档范围分工收集归档2019年度综合类文件材料（含纸质和电子文件、声像档案、实物档案），和2019年至今产生的干部人事类文件材料。如有2019年度以前文件材料未归档的，应一并进行清收归档。既属于综合类档案归档范围又属于干部人事类档案归档范围的文件材料，如有多份原件，则综合类与干部人事类均归原件；如只有一份原件，则原件归综合类，复制件（归档单位在首页加盖印章，并盖骑缝章）归干部人事类。

（二）专项工作档案，精准扶贫工作及扶贫工作队文件材料由学校办公室负责收集归档；中层领导班子与中层干部换届文件材料由党委组织部负责收集归档；“不忘初心，牢记使命”主题教育文件材料由党委组织部负责收集归档，归档范围见附件2。

四、归档工作质量要求

归档工作必须严格按规范操作，需要执行的制度、规范、标准，以及需要使用的表格，可登录档案馆网站下载。

（一）综合类档案

1.归档范围与保管期限鉴定准确，不缩小范围归档也不超范围归档，同一文件不重复归档。对于不属于归档范围的文件材料，由上级单位形成有查考价值的，各单位（部门）应编制目录移交档案馆作为资料保存；由校内各单位（部门）自己形成的，应作为备查材料由各单位（部门）自行短期保存，不在数字档案管理系统进行预立卷著录。属于归档范围但因某种原因未形成文件材料而无档可归的，相关单位（部门）应向档案馆书面说明。

2.文件材料务必完整收集归档，成套文件材料保持系统性，主体文件、附件、办理件齐全完整无缺漏。特别要注意上级批文、各类人员名册（单）、学籍学位材料、基建技术资料、合同等重要文件材料的齐全收集归档。公文类材料必须办理完毕、法定标识齐全。

3.纸质文件材料收集、整理、装订、编目及移交，要严格按照《湖北工业大学部门立卷归档工作规范》《归档件号章填写规则》（见《部门立卷归档工作手册》）规定的步骤与质量要求进行。纸质文件材料装订统一使用不锈钢钉和无酸牛皮纸档案盒，各单位（部门）到档案馆领取。

4.进一步推进“增量档案电子化”，加大电子文件收集归档力度，严格按照《湖北工业大学电子文件归档与档案管理规范》（见《部门立卷归档工作手册》）进行电子文件的收集、整理、检验、刻盘、归档，文本、图片、图纸、网页、多媒体和数据库数据等电子文件要收集齐全，确保电子文件题名要素齐全、元数据信息完整、文件夹分类分层清晰、目录编制规范且格式正确，防止漏收漏归或归错版本。

5.严格执行纸质、电子档案双套制归档，对于只形成了电子文件而未形成纸质文件的重要文件材料，各单位（部门）应打印并加盖单位印章后与电子文件一并归档，做到校内形成文件材料归档时纸质、电子档案的一一对应。加大电子文件在线归档推进力度，在网上预立卷归档系统进行纸质档案条目信息著录时，必须同步上传相对应电子档案，完成全文数据挂接，条目著录与全文上传方法见《数字档案管理系统网上预立卷归档操作指南》（见《部门立卷归档工作手册》）。

6.硕士研究生毕业论文试点电子文件单套制归档，具体归档文件格式、元数据、目录和移交方式由档案馆与研究生院协商制定。

7.条目信息著录要严格按照《数字档案管理系统网上预立卷归档文件信息著录规则》（见《部门立卷归档工作手册》）要求，保证著录信息的准确性、规范性、可用性。各单位（部门）对经档案馆业务指导人员在线审核反馈的信息著录问题，应及时逐条改正。学校办公室归档的未纳入网上预立卷著录的材料，应按档案馆提供的标准模板编制归档目录。

8.进一步规范声像档案的整理，特别是照片档案，要严格执行《湖北工业大学照片档案整理规范》，归档的照片必须达到基本质量要求，必须进行要素标注且标注准确。毕业生合影照片，纸质的不小于六寸，应在照片背面备注合影人员名单，电子的应另用文本文件备注合影人员名单。

9．实物档案应严格按照《湖北工业大学实物档案管理办法》收集齐全，每件档案都应附详细的说明文字。

（二）干部人事类档案

1.归档材料一般应为A4纸张，字迹印刷与书写必须利于档案长期保存，一般应当为原件。证件、证书等特殊材料需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖归档单位公章。

2.材料形成单位在材料归档前，必须认真鉴别材料是否属于归档范围，严格审核归档材料是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、信息准确、填写规范、手续完备，对于涉嫌造假与涂改、“三龄两历”信息不一致、填写不规范和手续不完备的材料必须整改后才能移交归档。

五、归档时间安排

因新冠病毒肺炎疫情对档案员和立卷员到岗进行档案收集整理影响较大，今年归档工作时间适当延迟。

（一）综合类档案

归档工作分两步完成：

第一步，在线预立卷归档。档案馆于2020年5月1日前开放数字档案管理系统网上预立卷归档平台（限校内IP地址访问），于6月10日开始集中对各单位（部门）档案整理与著录进行检查与反馈。各单位（部门）于6月15日前完成档案收集、鉴定、整理与检查审核，于6月30日前完成网上预立卷条目信息著录和全文数据挂接、审改和提交。

第二步，实体档案移交归档。7月15日前，各单位（部门）与档案馆预约时间将整理完成的档案及其归档目录向档案馆移交，实体档案经归档齐全性审核、整理质量检查后办理归档登记手续，统一消毒后入库。

基建、设备、科研、教研项目类档案和学籍档案的归档时间要求按《湖北工业大学部门立卷归档工作规范》执行。

（二）干部人事类档案

新进人员的干部人事档案应在人员到岗2个月内移交归档，其他干部人事档案在材料形成后1个月内移交归档。受疫情影响，2019年底至今形成的未按时归档材料，于7月15日前移交归档。

六、工作纪律要求

（一）高度重视，为学校历史负责。各单位（部门）档案工作人员要进一步树立“为党管档”的责任意识，切实履行管档职责，应对新冠病毒肺炎疫情带来的工作时间缩短、工作量积压的情况，保证足够的人力投入，做好归档工作布置、指导、检查、验收，确保本单位（部门）档案清收、整理、移交归档工作环节不减、标准不降，按时按要求归档，使档案应收尽收、应归尽归。

（二）依法归档，严格责任追究。各单位（部门）要监督工作人员在归档工作中遵守档案法律法规和制度规范，居家办公期间不得擅自将档案带回家整理，严防出现留存档案拒不归档、不按时归档、遗失和损毁档案、篡改档案、归档不全、擅自扩大归档范围、档案信息泄密等违法违纪行为。对因玩忽职守造成档案造假、丢失、损毁、失泄密的，依据《档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》，追究有关人员责任。

（三）注重规范，确保归档质量。今年是档案工作目标管理“省特级”集中整改建设的最后一年，工作规范性仍是全校档案工作整改与建设的主要要求。各单位（部门）档案员、立卷员要正确认识收集整理归档工作的专业性和复杂性，务必加强相关档案工作制度和业务规范的学习，熟悉《部门立卷归档工作手册》的规范要求，掌握归档业务工作技能，认真细致地把每一个细节做到位，提高工作规范性，确保年度归档工作目标的完成。

（四）安全第一，疫情防控不放松。档案归档将带来频繁人员接触和大量档案材料传递，在归档过程中，务必绷紧做好疫情防控保证人员安全之弦不放松，业务咨询与指导尽可能通过电话、网络进行，人员交流要防止聚集并要做好防护、保持安全距离，档案材料传递要做好交接人员和档案材料的消毒。档案馆应制订实体档案归档交接的安全防控预案，档案交接人员应服从防控安全管理。为防止损毁档案材料，归档过程中不得使用消毒剂对档案材料进行消毒。

七、其他事项

疫情结束前归档工作业务培训将通过在线方式进行，培训具体安排另行通知。档案馆将制作发布培训教程PPT、归档操作指南视频供在线自学。电子版《部门立卷归档工作手册》将通过OA系统工作便笺发给各单位（部门）档案工作分管领导和档案员。为进一步加强业务指导，档案馆设立归档业务咨询电话：综合类档案归档业务咨询联系人肖媛媛，电话59750766、13476059942；干部人事类档案归档业务咨询人王秀慧，电话59750763，13971428499；电子文件归档和预立卷在线著录业务咨询人张俐，电话59750764，15623040315。

附件：

1、各单位（部门）业务指导责任人一览表

2、“不忘初心、牢记使命”主题教育文件材料归档参考范围

                        湖 北 工 业 大 学

                        2020年4月26日

附件1：

各单位（部门）业务指导责任人一览表

附件2：

“不忘初心、牢记使命”主题教育文件材料归档参考范围

根据《省委“不忘初心、牢记使命”主题教育领导小组办公室、湖北省档案局关于做好“不忘初心、牢记使命”主题教育文件材料收集归档工作的通知》（鄂教办发[2019]19号）要求，拟定学校“不忘初心、牢记使命”主题教育文件材料归档参考范围如下。

1、学校关于成立主题教育领导机构和工作机构的文件；

2、上级领导来校调研、指导主题教育的文件材料，包括：调研与会议方案，学校汇报文件，领导指示、批示、讲话稿及讲话，录音录像，照片，新闻报导等；

3、学校主要领导关于主题教育的批示和讲话；

4、上级主题教育领导机构印发的各种文件，学校主题教育领导机构及其办公室印发的各种文件及其底稿；

5、学校召开的主题教育工作相关重要会议方案、议程、文件、纪要等；

6、学校关于主题教育工作的决议决定、实施方案、总结、报告、简报、大事记等；

7、学校党委及下属各级党组织在学习教育、调查研究、检视问题、整改落实等过程中形成的方案、报告、台帐、清单、总结等；

8、上级主题教育巡回指导组在工作中形成的方案、情况报告等；

9、学校举办的主题教育相关重要会议、重大活动和工作期间形成的录音、录像、照片、实物等；

10、其他具有保存和利用价值的文件材料。