校属各单位、机关各部门：
在全校师生的共同努力下，2018年学校获评为湖北省档案工作目标管理“省特级”单位。2019年，学校将持续推进“省特级”建设，进一步对标整改，深入落实部门立卷归档基本制度，夯实依法治档、规范管档基础。为做好2018年度档案收集整理归档工作，现将有关事项通知如下：
一、严肃纪律要求
年度归档工作时逢中层领导班子和中层干部换届，各单位（部门）要按照《省委办公厅、省政府办公厅转发〈省档案局关于在全省机构改革中加强档案工作的意见〉的通知》（鄂办文[2018]57号）要求，进一步提高档案法制意识，加强换届期间的档案工作，规范机构、岗位、人员变动过程中档案及待归档文件材料（含电子文件、声像档案、实物档案）的交接、归档行为，确保各类档案的完整与安全，确保年度归档工作的顺利完成。
1.自觉做好档案与文件材料的清理与交接。干部离开原工作岗位前必须对本人保管的档案与待归档文件材料进行清理，向原工作单位（部门）档案员移交，不得擅自带走、转移、隐匿、篡改、销毁档案与待归档文件材料（含电子文件、声像档案、实物档案）。
2.坚守档案安全底线。各单位（部门）主要负责人要树牢安全意识，督促本单位（部门）工作人员采取有力措施确保档案实体安全、信息安全和保密安全，不得将档案信息管理系统交给未经档案馆授权的人员使用，坚决杜绝档案损毁、流失和失泄密情况发生。
3.保持档案工作网络有效运行。各单位（部门）在干部调整到位后，要及时明确分管档案工作负责人和档案员并报档案馆备案。单位（部门）分管档案工作负责人和档案员要切实履行管档职责，做好离岗干部所保管档案与待归档文件材料的清理与接收，做好本单位（部门）2018年度档案清收、整理、移交归档工作，做到环节不减，标准不降，确保档案应收尽收、应归尽归，以及按时按要求归档。
4.严格责任追究。各单位（部门）要在归档工作中落实档案法律法规和档案业务制度规范，认真履行文件材料收集归档职责，按时完成归档任务，严防出现留存档案拒不归档、不按时归档、遗失和损毁档案、篡改档案、归档不全、擅自扩大归档范围、档案信息泄密等违法违纪行为，对因玩忽职守造成档案造假、丢失、损毁、失泄密的，依据《档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》，严格追究有关人员责任。
二、归档工作目标
贯彻落实《中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和《归档文件整理规则》，深入推进“省特级”建设整改和全省数字档案馆试点单位建设，确保全校各类档案材料“应归尽归、应收尽收”，并实现“新增档案电子化”，归档率、案卷质量合格率、电子档案整理合格率和网上预立卷条目信息著录合格率均达到100%。
三、归档工作职责
在档案馆和立卷归档单位建立“档案馆（业务指导员）—单位（部门）档案工作分管领导—单位（部门）档案员—单位（部门）立卷员”工作网络，各自归档工作职责如下：
1.档案馆：负责全校档案归档工作的组织与监督，开展档案标准、档案安全、档案法规的宣传，3月20日前完成对单位（部门）档案员的归档业务集中培训，为各单位（部门）指派业务指导责任人（见附件1），修订并编印《部门立卷归档手册》，加强对年度归档工作的业务指导与监督，适时通报归档工作情况，及时催收档案，做好对各单位（部门）归档工作考核。
2.各单位（部门）分管档案工作负责人（因换届岗位变动暂缺的由单位和部门主要负责人临时担任）：负责本单位（部门）立卷归档工作的组织、审核与监督，3月25日前完成立卷归档工作布置，做好工作协调与检查，督促档案员和立卷员按《部门立卷归档流程》（见《部门立卷归档工作手册》）做好归档文件材料（含电子文件、声像档案、实物档案）的清收、整理、著录和归档，检查审核归档材料质量并在备考表上签字，防止违法违纪行为发生。
3.各单位（部门）档案员：负责档案工作规范与标准的贯彻落实，指导本单位（部门）立卷员做好文件材料的收集、鉴定、整理工作；网上预立卷条目信息录入；电子文件光盘刻制；打印归档目录和填写备考表；进行待归档文件材料（含电子文件、声像档案、实物档案）完整性、齐全性、规范性检查；向档案馆移交归档。
4.各单位（部门）立卷员：负责对自己保管的各类文件材料（含电子文件、声像档案、实物档案）进行清理、鉴定，按要求对纸质档案进行分类、组卷（分盒）、编档号、编页码、加盖并填写件号章，对收集的电子文件进行可读性和安全性检测、文件格式转换、文件名称拟写、数据包文件夹整理、编制电子文件移交目录，完成整理后向本单位（部门）档案员移交。
三、归档材料范围
1.综合类文件材料（含电子文件、声像档案、实物档案）的收集归档范围严格按照《各单位（部门）综合档案归档范围与保管期限一览表》（见《部门立卷归档工作手册》）执行，部分单位（部门）归档档案类目与范围根据前期实际工作情况已作优化调整。
2.干部人事类文件材料的收集归档落实严格按照《干部人事档案材料归档范围及归档责任单位一览表》（见《部门立卷归档工作手册》）执行，该表已根据中共中央办公厅2018年颁行的《干部人事档案工作条例》进行了修订补充。相关单位（部门）在对照完成年度归档工作的同时，应做好2018年度以前未归材料的清理移交工作。
既属于综合类归档范围又属于干部人事类归档范围的文件材料，如有多份原件，则综合类与干部人事类均归原件；如只有一份原件，则原件归综合类，复制件（归档单位在首页加盖印章，并盖骑缝章）归干部人事类。
四、归档质量要求
归档工作必须严格按规范操作，需要遵照执行的制度、规范、标准，以及需要使用的表格，可登录档案馆网站下载。
1.归档范围与保管期限鉴定准确，不缩小范围归档也不超范围归档，同份文件不重复归档。对于不属于归档范围的文件材料，由上级单位形成有查考价值的，各单位（部门）应编制目录移交档案馆作为资料保存；由校内各单位（部门）自己形成的，应作为备查材料由各单位（部门）自行短期保存，均不录入数字档案管理系统。
2.文件材料务必完整收集归档，成套文件材料保持系统性，主体文件、附件、办理件齐全完整无缺漏。特别要注意上级批文、各类人员名册（单）、学籍学位材料、基建技术资料、合同等重要文件材料的齐全收集归档。公文类材料必须办理完毕、法定标识齐全。
3.纸质文件材料收集、整理、装订、编目及移交，要严格按照《湖北工业大学部门立卷归档工作规范》（见《部门立卷归档工作手册》）规定的步骤与质量要求。特别是归档件号章改为六格章，填写要素和要求有较大变化，务必参照《归档件号章填写规则》（见《部门立卷归档工作手册》）规范填写。纸质文件材料装订用的不锈钢钉和装具（档案盒）由档案馆统一提供。
4.进一步推进“增量档案电子化”，加大电子文件收集归档力度，严格按照《湖北工业大学电子文件归档与档案管理规范》进行电子文件的收集、整理、检验、刻盘、归档，文本、图片、图纸、网页、多媒体和数据库数据等电子文件要收集齐全，电子文件题名要素齐全，元数据信息完整，文件夹分类、分层清晰，目录编制规范，格式正确，防止漏收漏归或归错版本。2019年是学校作为全省数字档案馆试点单位建设的关键年，将逐步推行电子文件在线归档，已实现电子文件规范管理的单位（部门）应在网上预立卷著录条目的同时尝试进行全文上传挂接。
5.严格执行纸质、电子档案双套制归档，对于只形成了电子文件而未形成纸质文件的重要文件材料，各单位（部门）应打印并加盖单位印章后与电子文件一并归档，做到校内形成文件材料归档时纸质、电子档案的一一对应。
6.条目信息著录要严格按照《数字档案管理系统网上预立卷归档文件信息著录规则》（见《部门立卷归档工作手册》）要求，保证著录信息的准确性、规范性、可用性。各单位（部门）著录的条目信息经档案馆业务指导员在线审核反馈后，应及时逐条修改确保著录信息正确。
7.声像、实物等特殊载体档案严格按照《湖北工业大学实物档案管理办法》《湖北工业大学声像档案管理办法》《湖北工业大学照片档案整理规范》要求进行收集与整理，实物档案必须提交说明文字，声像（含照片）档案必须进行要素标注，毕业生合影照片(不小于六寸)应在照片背面备注合影人员名单。
五、归档时间安排
2018年度档案归档工作于2019年3月15日启动，档案馆开放数字档案管理系统网上预立卷功能，各单位（部门）于5月10日前完成实体档案收集、整理与检查审核，于5月15日前完成网上预立卷条目信息著录、审改和提交，于5月31日前完成各类档案的移交归档工作。6月由档案馆汇总通报各单位（部门）立卷归档工作完成情况。
基建、设备、科研、教研项目类档案和学籍档案的归档时间要求按《湖北工业大学部门立卷归档工作规范》执行。
湖 北 工 业 大 学
2019年3月11日
